Samo określenie workation powstało poprzez zestawienie słów „work” czyli praca i „vacation” czyli wakacje. Na czym polega to zjawisko? Otóż workation to sposób świadczenia pracy zdalnie z różnych lokalizacji, najczęściej turystycznych, wakacyjnych. W ten sposób pracownik łączy przyjemne z pożytecznym, wykonując obowiązki zawodowe w ustalonych godzinach i korzystając z uroków innego miasta lub kraju. Innym celem workation może być udział w zagranicznej uroczystości, np. ślubie, czy też pomoc starszym lub chorym członkom rodziny zamieszkującym za granicą.
Takie połączenie brzmi doskonale, ale workation trzeba wprowadzić w firmie z głową. Inaczej może generować liczne problemy.
Najlepiej omówić potencjalne kwestie związane z workation na przykładzie: Pracownik, który jest zatrudniony na umowie o pracę pracuje w całości zdalnie. Pracownik ustalił z pracodawcą, że będzie pracował w miejscu jego zamieszkania. W okresie wakacyjnym postanowił wyjechać do Francji. Stwierdził, że w trakcie wyjazdu w ciągu dnia będzie normalnie pracować, a popołudnia poświęci na zwiedzanie i wypoczynek. Pracownik nie uzgodnił tego wyjazdu z pracodawcą uznając, że to nie ma większego znaczenia, czy pracuje zdalnie z mieszkania w Polsce czy z pokoju hotelowego we Francji, który aktualnie zamieszkuje na czas wyjazdu. Dodatkowo pracodawca faktycznie toleruje takie wyjazdy i ma ich świadomość.
Czytaj również: Praca zdalna to nie urlop - nie można bez wiedzy firmy wykonywać jej z zagranicy>>
Co może pójść nie tak z perspektywy prawnej?
Po pierwsze, jakie przepisy będą miały zastosowanie do takiego pracownika – polskie czy już francuskie prawo pracy? Zgodnie z obowiązującym w Unii Rozporządzeniem Rzym I zasadniczo prawem właściwym dla stosunku pracy jest prawo miejsca, gdzie pracownik zwykle wykonuje pracę. Tymczasowa zmiana miejsca pracy nie ma znaczenia. Jednak jednocześnie pracodawca może być zobowiązany do respektowania tzw. przepisów wymuszających swoje zastosowanie miejsca wykonywania pracy. Są to przepisy tak ważne dla zagranicznego systemu prawnego, że trzeba je stosować nawet, jeśli prawo dla umowy o pracę jest inne. Nie ma żadnej zamkniętej listy takich warunków. Może to być minimalne wynagrodzenie, czas pracy czy wymiar urlopu. Dużo zależy od tego, na jak długo pracownik wyjedzie. Im dłużej, tym większe ryzyko, że niektóre lokalne przepisy pracodawca będzie musiał stosować, nawet jeśli nie zdawał sobie sprawy, że pracownik pracuje za granicą.
Załóżmy, że na czas wyjazdu przypadała finalizacja projektu. Proces ten wygenerował nadgodziny. Według jakiego prawa te nadgodziny powinny być naliczane i wypłacane? Czy zastosowanie będą mieć przepisy prawa polskiego czy w ich miejsce wejdą przepisy prawa francuskiego? Jak kształtuje się w takiej sytuacji ochrona pracownika w związku z pracą w nadgodzinach? To pytania, przed którymi stanie również polski pracodawca, jeśli proces wyjazdów zagranicznych pracowników nie będzie kontrolowany.
Po drugie, co z BHP? W trakcie pracy zdalnej pracownik jest obowiązany do przestrzegania zasad BHP w zakresie organizacji miejsca swojej pracy. O ile w miejscu zamieszkania pracownik ma możliwość dostosowania pomieszczenia do zasad ergonomii, o tyle w pokoju hotelowym może mieć z tym trudności. W naszym przykładzie pracownik nie złożył żadnego oświadczenia, że warunki pracy spełniają warunki BHP. To z kolei stanowi kolejne ryzyko po stronie pracodawcy.
Po trzecie, w trakcie wyjazdu przypada dzień wolny we Francji - 14 lipca święto narodowe. Czy wtedy pracownik może pracować? W Polsce jest to normalny dzień pracy, jednak praca w święto narodowe we Francji może być uznana za naruszenie podstawowych zasad francuskiego systemu prawnego.
Na powyższe ryzyka pracodawca może się w dużej mierze przygotować, wykluczając pracę za granicą z ogólnego regulaminu pracy zdalnej i wprowadzając odrębne regulacje pracy zdalnej zagranicznej. Przede wszystkim trzeba ograniczyć czas pracy zdalnej za granicą. Praktyka rynkowa pokazuje, że pracodawcy zwykle godzą się na okres od 30 do 60 dni w roku kalendarzowym. Ponadto warto rozważyć ograniczenie możliwości wyjazdu do Unii Europejskiej, gdzie obowiązują te same unijne rozporządzenia i dyrektywy dotyczące prawa właściwego.
A co, jeśli ten sam pracownik pojedzenie do Tajlandii i tam z laptopem w ręku będzie leżał na plaży? Tu sytuacja prawnie jest jeszcze bardziej skomplikowana. Europejskie rozporządzenia i dyrektywy regulujące prawo właściwe w ogóle nie będą stosowane przez lokalne władze. Pracodawca musi zatem analizować każdy przypadek osobno i przygotować się szczegółowo do takiego wyzwania.
Jakie podatkowe aspekty należy wziąć pod uwagę?
Pracownik, który decyduje się na workation za granicą powinien sprawdzić, czy z taką pracą będą wiązać się dla niego jakieś obowiązki podatkowe. Podobną analizę powinien także wykonać pracodawca.
Co należy zatem sprawdzić? W pierwszej kolejności - rezydencję podatkową pracownika. Zazwyczaj przy krótkotrwałych wyjazdach pracownik powinien utrzymać centrum interesów życiowych (ścisłe powiązania osobiste i gospodarcze) w Polsce. Nadal pozostanie więc rezydentem podatkowym w Polsce. Niemniej, gdyby pobyt za granicą w danym kraju miał się przedłużyć, a w szczególności przekroczyć 183 dni, należałoby przyjrzeć się przepisom polskim i lokalnym kraju wykonywania pracy, a także przepisom umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (jeżeli została podpisana przez oba kraje). Gdy pracownik spełnia warunki uznania za rezydenta podatkowego w dwóch krajach jednocześnie, konieczne jest rozstrzygnięcie konfliktu rezydencji. W razie braku takiej umowy przepisy obu krajów stosuje się co do zasady równolegle.
Przyjmując jednak, że taka umowa obowiązuje, a pracownik pozostaje polskim rezydentem podatkowym w trakcie workation, jego wynagrodzenie za pracę może podlegać opodatkowaniu za granicą. Taka sytuacja może wystąpić jeśli:
- pracownik przebywa w drugim kraju powyżej 183 dni w dowolnym dwunastomiesięcznym okresie,
- wynagrodzenie pracownika jest ponoszone przez podmiot mający siedzibę za granicą (np. polski pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia na podmiot z siedzibą w kraju wykonywania pracy),
- wynagrodzenie pracownika jest ponoszone przez zakład podatkowy, który polski pracodawca posiada za granicą.
Powstanie obowiązku podatkowego za granicą oznacza, że polski pracodawca musi uwzględnić ten fakt w kalkulacji listy płac i informacji PIT-11. Właściwe przygotowanie listy płac oraz informacji PIT-11 zależy od metody unikania podwójnego opodatkowania przewidzianej w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Pracownik natomiast będzie zobowiązany odpowiednio uwzględnić fakt podlegania opodatkowaniu jego dochodu za granicą w swoim zeznaniu rocznym w Polsce.
Jednocześnie, zarówno polski pracodawca, jak i pracownik pracujący czasowo za granicą mogą mieć, oprócz zapłaty podatku, dodatkowe obowiązki w kraju wykonywania pracy – np. obowiązek rejestracji, uzyskania numeru identyfikacji podatkowej, złożenie zeznania, przygotowywanie shadow payrollu itp. Ewentualne obowiązki należy weryfikować każdorazowo w konkretnym kraju, w którym praca jest wykonywana. Co więcej, przedmiotowe obowiązki mogą czasami występować niezależnie od tego, czy podatek w danym kraju będzie należny.
Sprawdź również książkę: Meritum Prawo Pracy 2024 [PRZEDSPRZEDAŻ] >>
Skutki workation w zakresie ubezpieczeń społecznych
W zależności od tego, w jakim kraju praca jest wykonywana w ramach workation, skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych mogą być różne:
- w przypadku krajów UE, EOG i Szwajcarii zasady podlegania ubezpieczeniom regulują przepisy unijne,
- w przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym (np. USA), zasady podlegania ubezpieczeniom regulują zawarte umowy,
- w przypadku pozostałych krajów stosuje się równolegle przepisy lokalne danego kraju i przepisy polskie (może wystąpić obowiązek oskładkowania przychodu w obu krajach).
W związku z rozpowszechnianiem pracy wykonywanej zdalnie, także poza krajem stałego miejsca zamieszkania, w 2022 r. Komisja Europejska wydała wytyczne, na podstawie których ZUS wydaje zaświadczenia A1 na przypadki workation w krajach unijnych. Takie zaświadczenie potwierdza, że pracownik podlega pod ZUS w Polsce i nie musi opłacać składek za granicą. Uzyskanie zaświadczenia A1 jest jednak zależne od spełnienia określonych warunków i jest ograniczone czasowo.
Przymusowe przeniesienie biura w świat wirtualny wywołane pandemią Covid-19 znacznie przyspieszyło zmianę formy wykonywania pracy. Pracodawcy przekonali się, że pracownik może być wydajny również poza biurem stacjonarnym i coraz częściej oferują pracę w trybie co najmniej hybrydowym. Jednak kluczowym z punktu widzenia obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy, podatkowych i ubezpieczeniowych jest prawidłowe uregulowanie zasad wykonywana pracy zdalnej. Ważne jest prawidłowe przygotowanie regulacji wewnętrznych oraz uczulenie pracowników na problemy, jakie może wywołać nieuzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej.
Agata Jost, partner Associate, Deloitte Legal
Aneta Surmiak-Maik, starsza menedżerka w Zespole ds. rozwiązań dla pracodawców, Deloitte
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
