Czytaj: Kodeksowa praca zdalna możliwa po 7 kwietnia, nawet gdy konsultacje ze związkami trwają>>
 

Grażyna J. Leśniak: Działy personalne w firmach są bardzo obciążone wdrażaniem przepisów o pracy zdalnej. A jak te przepisy wpływają na pracę przełożonych, menedżerów,  pracowników?

Iwona Jaroszewska-Ignatowska: Mają wpływ na pracę całej firmy i to każdej firmy w Polsce. Dla przykładu, miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgadniane pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Wprawdzie to uzgodnienie może mieć postać elektroniczną i można uzgodnić kilka miejsc, ale trzeba to zrobić. Na pewno w firmach zostanie to oddane w ręce menedżerów. Wyobraźmy więc sobie firmę, która zatrudnia 2,5 tys. pracowników i przełożonego, do którego raportuje 50 pracowników. Od razu widzimy, że uzgadnianie nie może odbywać się mailowo, bo przełożony zginie w lawinie maili. Potrzebny jest elektroniczny system. Przy okazji może on być narzędziem do zgłaszania obecności na stanowisku pracy zdalnej i ewidencjonowania okazjonalnej pracy. To, oprócz konieczności wypłaty pracownikom ryczałtu, oznacza kolejny koszt lub rezygnację z pracy zdalnej w ogóle. W małych firmach trudno będzie o elektroniczny system, czyli trzeba będzie dociążyć przełożonych i działy personalne.

Czytaj także: Dr Jaroszewska-Ignatowska: Wdrożenie pracy zdalnej wyzwaniem dla firm i pracowników>>

Przełożonym dojdzie wyzwanie związane ze zorganizowaniem pracy, gdy w zespołach mają rodziców małych dzieci. Będą wyrażać zgodę lub brak akceptacji na pracę zdalną. W tym drugim przypadku muszą pilnować terminu 7 dni roboczych na uzasadnienie swojej odmownej decyzji. Swoją drogą pytanie, czy wiedzą, jak go liczyć, bo to nie jest takie oczywiste. Jeśli się na tę pracę zdalną zgodzą, a inni pracownicy będą musieli pracować w biurze, to muszą zarządzić odbiorem społecznym tych decyzji przez innych pracowników. Zgoda będzie oczywiście zgodna z prawem, ale może rodzić społeczny brak akceptacji, bo oprócz benefitu w postaci nieprzychodzenia do biura ci pracownicy uzyskają także dodatkowe pieniądze w postaci ryczałtu związanego z pracą zdalną.

Sprawdź w LEX: Czy określenie miejsca pracy zdalnej musi być zawarte w umowie o pracę, czy może zostać wskazane w oświadczeniu pracownika? >>

Czytaj również: Dwa przepisy pozwalają na pracę zdalną rodziców małych dzieci, a dla pracodawców to kłopot>>

Nawet jeśli pracodawca podejmie decyzję że w jego firmie nie będzie pracy zdalnej, to zatrudniając rodziców dzieci w wieku do lat 4 musi liczyć się z ich wnioskami o pracę zdalną, na które, co do zasady, musi się zgodzić. To oznacza, że musi pilnować terminu, mieć przygotowane stosowne wnioski, treść zgody i odmowy na nie, wdrożyć odpowiednie dokumenty, czyli indywidualne porozumienia z pracownikami o treści narzuconej przez ustawodawcę, jeśli nie ma regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia ze związkami zawodowymi i obliczyć ryczałt za pracę zdalną. Złożenie takiego wniosku przez pracownika nie będzie mogło być oczywiście podstawą do wypowiedzenia umowy o pracę. To oznacza, że regulacja o pracy zdalnej dotknie wszystkie firmy. U pracodawców mogą także pojawić się wnioski o pracę zdalną okazjonalną. I je też trzeba będzie umieć prawidłowo rozpatrywać, a w razie zgody na nie - ewidencjonować. Ktoś będzie musiał to robić.

O te wnioski o pracę zdalną rodziców małych dzieci pytają też pracownicy. Zresztą nie tylko o to.

Sprawdź PROCEDURY:

 

Czytaj również: Okazjonalna praca zdalna to nie urlop na żądanie – nie wystarczy wniosek, potrzebna zgoda szefa>>

O co najczęściej pytają pracownicy?

Pytania pracowników dotyczą przede wszystkim miejsca pracy zdalnej i organizacji pracy, czyli czy nadal będzie praca zdalna w firmie, jaka to będzie praca - czy tylko okazjonalna, czy regulaminowa, ile będzie dni pracy zdalnej, kto będzie o nich decydował, czy pracodawca musi zgodzić się na wniosek pracownika o pracę zdalną, zwłaszcza w przypadku pracy okazjonalnej (bo słyszeli, że to praca na żądanie, choć tak nie jest) albo w przypadku pracownika wychowującego małe dzieci (nie rozumieją, dlaczego nie może domagać się pracy okazjonalnej na szczególnych zasadach). Pytają też o to, ile dodatkowych pieniędzy otrzymają na pokrycie kosztów pracy zdalnej, czy teraz otrzymają pieniądze na zorganizowanie sobie stanowiska pracy w domu, no i po co mają podawać miejsce pracy zdalnej, skoro praca jest zdalna, a nie „domowa”. To rodzi sporo emocji.

Sprawdź w LEX: Czy ryczałt może być naliczany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej? >>

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>


Właśnie skąd to całe zamieszanie z miejscem pracy, adresem zamieszkania?

 „Covidowa praca zdalna”, zgodnie z jej ustawową definicją, mogła być wykonywana poza stałym miejscem pracy. Kropka. Nie trzeba było tego miejsca z pracodawcą uzgadniać, ani informować pracodawcy o tym miejscu.  Oczywiście zakładamy, że była to praca zdalna wykonywana na terenie Polski. Od 7 kwietnia br. ustawodawca postrzega i reguluje pracę zdalną jako pracę przede wszystkim „pod adresem zamieszkania pracownika”, czyli jako pracę z mieszkania lub domu pracownika. Ustawodawca postrzega zatem pracę zdalną jako pracę w pełni stacjonarną, podczas gdy w praktyce i w przestrzeni publicznej nie była ona tak traktowana i stosowana. Do tej pory praca w bibliotece, kawiarni, pociągu, na lotnisku nie była uzgadniania. Wejście w życie zmian spowoduje jednak że pracownik będzie musiał wskazać miejsce pracy zdalnej i każdorazowo uzyskać na nie akceptację pracodawcy. Każdy wyjazd i wykonywanie pracy zdalnej w innym miejscu, np. u rodziny po świętach,  będą wymagały uzgodnienia. Oczywiście pracodawca może zdecydować, że wystarczy mu poinformowanie w jakim miejscu pracownik pracę zdalną wykonuje. Może również od razu wykluczyć pracę zdalną za granicą Polski lub w miejscach publicznych, np. ze względu na ochronę danych osobowych. Ale to duża zmiana, która ma znaczenie przede wszystkim dla branży technologicznej i branży kreatywnej, w których nie pracuje się wyłącznie z domu. Dla tych branż ta zamiana to będzie to największe wyzwanie, a przecież to one właśnie przodują w pracy zdalnej i są niejako do niej predestynowane. Gdy do tego dołożymy cały omówione wcześniej formalizm wprowadzania pracy zdalnej, to jak kaganiec dla technologicznych i twórczych pracowników.

Sprawdź też: Kto pokrywa koszty dostosowania stanowiska pracy zdalnej? >>

Przedstawiciele handlowi, medyczni, farmaceutyczni nie rozumieją dlaczego w niektórych firmach obejmowani są pracą zdalną i ryczałtem, w innych nie. Nie wiedzą czy definicja pracy zdalnej ich dotyczy, czy też nie, bo zostali wyłączeni ze stosowania tej organizacji pracy w  uzasadnieniu do nowelizacji. Budzi to sporo negatywnych dyskusji, które kierowane są oczywiście do pracodawcy, zamiast do ustawodawcy. I znów pojawiają się słowa „kryzys zaufania” albo „kaganiec”. Słyszymy je w naszej pracy codziennie.

Pracownicy nie rozumieją narzucania im sztywnej liczby dni pracy zdalnej, gdy firma nie ma narzędzi i decyduje się nie na dzienny, a na miesięczny ryczałt. Odczuwają to jako odebranie im elastyczności, czyli dotychczasowego przywileju. Chcą wiedzieć dlaczego wysokość ryczałtu jest tak różna w różnych firmach, według jakich dokładnie parametrów został on obliczony.

Nie wiedzą jeszcze, że pracownicy wychowujący małe dzieci będą mogli pracować zdalnie, a oni nie.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może żądać od pracowników mających pracować zdalnie przedstawienia zaświadczenia/oświadczenia potwierdzającego, że dziecko pracownika uczęszcza do żłobka/przedszkola? >>

Dużo emocji wzbudziła też okazjonalna praca zdalna niesłusznie okrzyknięta pracą zdalną na żądanie, podczas gdy nie wystarczy zawnioskowanie do pracodawcy, by pracownik mógł  skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej. Potrzebna jest zgoda pracodawcy, a ten może na tę formę pracy nie wyrazić zgody i nie musi tego uzasadniać, nawet wobec grupy pracowników szczególnie uprzywilejowanych. Potwierdził do resort w swoich wyjaśnieniach.

WZORY DOKUMENTÓW:

 

Czytaj również: Nie będzie pracy zdalnej okazjonalnej na Seszelach. Chyba że szef się zgodzi>>

Wróćmy jeszcze do ryczałtu, bo zasady jego ustalania nie są jasne.

Nasz ustawodawca nie zdecydował się na wpisanie jednej kwoty albo algorytmu służącego do jej obliczania. Z jednej strony jest więc duże pole do popisu w obliczeniach, z drugiej - doza niepewności. Kwota netto ryczałtu będzie przecież mogła być skontrolowana.

Na rynku dostępne są różne kalkulatory do jego obliczania. Ze względu na brak w przepisach precyzyjnych zasad ustalania jego wysokości, kwoty uzyskiwane z ich zastosowaniem są różnorodne. Zobaczymy, co to przyniesie w przyszłości.

Dziś niektórzy pracodawcy mówią, że ryczałt i systemy do ewidencjonowania obecności podczas pracy zdalnej lub dodatkowe zasoby kadrowe dedykowane do tych czynności, stanowią dla nich duży koszt. Dlatego niektórzy rezygnują z pracy zdalnej. Pozostaną tylko przy pracy zdalnej okazjonalnej, co nie jest korzystną wiadomością dla pracowników. Dotyczyć to będzie zarówno małych, jak i niektórych dużych firm. Wielu pracodawców nie chce jednak dokonywać tak drastycznych zmian i praca zdalna pozostanie u nich w dotychczasowym, ale bardziej uporządkowanym rozmiarze. 

Czytaj też: Koszty pracy zdalnej >>

Już wysokość ryczałtu, czego się spodziewaliśmy, staje się przedmiotem gry konkurencyjnej. Firmy będą wysokością ryczałtu walczyły o dobrych pracowników, umiejących pracować zdalnie w sposób efektywny.

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie pracy zdalnej można również uregulować kwestie pracy zdalnej dla zleceniobiorców? >>

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>


Jak okiem praktyka może pani podsumować nowe przepisy?

Pytań dotyczących pracy zdalnej zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników jest naprawdę dużo. To ogromna zmiana do wdrożenia w firmach, dotycząca instytucji, która funkcjonuje od lat. Chyba po raz pierwszy mamy do czynienia z sytuacją, gdy stosowana była pewna instytucja na tak masową skalę, przepisy ją regulujące były mocno oczekiwane, a spowodowały tak dużo pracy, frustracji, zamieszania i rozczarowania. Zmiana dotycząca pracy zdalnej pojawiła się za późno, jest zbyt skomplikowana, przeregulowana, nie jest transparentna i wymaga interpretacji, których na ten moment jest za mało. Mimo tego jestem optymistką i nie wieszczę końca pracy zdalnej w Polsce, choć spotkałam się i z takimi głosami. W moim przypadku nie wynika to jednak z wiary w przepisy, ale w rynek, który nie odejdzie od tej formy organizacji pracy, tak pożądanej w XXI w.

Sprawdź też: Czy pracodawca może określić, że praca zdalna może być wykonywana do 10 dni w miesiącu? >>

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.