Activity Based Working to także duży krok w stronę nowocześnie rozumianej ergonomii. Rozwiązania dopasowane do konkretnego rodzaju zadań, gwarantujące swobodę i wysoki poziom funkcjonalności, sprawiają, że praca staje się mniej statyczna, a pracownicy są mniej zestresowani. Dzięki temu uzyskuje się dodatkowy korzystny efekt w postaci niższych kosztów absencji chorobowej oraz wyższego poziomu ogólnej motywacji i zaangażowania.
Firma DHL Express przykłada szczególną wagę do zapewniania pracownikom wygodnych i funkcjonalnych stanowisk pracy. Dlatego powstający nowy kompleks biurowy DHL Express w Warszawie będzie zaaranżowany właśnie zgodnie z koncepcją Activity Based Working.
Praca w dekadzie różnorodności
Współczesność i nasycony produktami rynek niosą ze sobą rosnące wymagania i wyzwania, oczekując produktów, które pomogą w rozwiązywaniu problemów: poprawią jakość życia większości grup społecznych, ochronią zdrowie i zasoby naturalne, a także usprawnią współpracę i komunikację między ludźmi. W swoim podejściu do projektowania firma Kinnarps kultywuje tradycję wzornictwa uznającego ludzkie potrzeby za najwyższą wartość. Te zaś dotyczą trzech wymiarów człowieczeństwa – fizycznego (ergonomii, wygody, komfortu), psychicznego (bezpieczeństwa, harmonii, piękna) oraz społecznego (komunikacji, wsparcia, przynależności, inspiracji).
Wdrożenie rozwiązań wzorniczych w duchu projektowania społecznego (inclusive design) przyczynia się do powstawania bardziej innowacyjnych, zrównoważonych i sprzyjających efektywności miejsc pracy, stąd też Kinnarps przewiduje rosnące znaczenie tego podejścia w przyszłościowym projektowaniu.
Z przeprowadzonych w Szwecji przez firmę Kinnarps badań wynika, że przedstawiciele pokolenia X chętnie pracują na stojąco z zastosowaniem biurek na elewatorach; to oni również najczęściej korzystają w biurze z mediów społecznościowych w celach prywatnych, a do tego zdarza im się ulegać rozproszeniu przez otrzymywanie niechcianych e-maili. Generacja Baby Boomers cechuje się dość tradycyjnym podejściem do pracy, a jej przedstawicielom najlepiej pracuje się we własnych pokojach biurowych, w ciszy i spokoju. Duży wpływ na zmiany w aranżacji nowoczesnych biur ma także coraz większa aktywność i rola kobiet w biznesie. Jednym słowem – pracujemy w dekadzie różnorodności.
Z badań wynika, że od lat pracownikom biur doskwierają te same niedogodności. Co drugiemu przeszkadza hałas w miejscu pracy, 40 proc. narzeka na klimatyzację, a mniej więcej ⅓ źle ocenia oświetlenie, dostępność przestrzeni, a także brak możliwości wyboru miejsca pracy1. Dodatkowo z badania przeprowadzonego na zlecenie firmy Kinnarps wynika, że większość ankietowanych (58 proc.) doświadcza dolegliwości fizycznych, które mogą mieć źródło w jakości ich obecnych bądź wcześniejszych stanowisk pracy. Trudno uśrednić i ująć w normy potrzeby zróżnicowanych wewnętrznie zespołów. Coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania umożliwiające bardzo precyzyjne dopasowanie stanowisk pracy do potrzeb poszczególnych pracowników, np. biurek z elektryczną regulacją, które umożliwiają pracę w pozycji zarówno siedzącej, jak i stojącej.
Pod wpływem Activity Based Workingu miejsca pracy stają się coraz bardziej wielofunkcyjne i elastyczne. Umożliwiają pracę zarówno indywidualną, jak i zespołową, o różnym poziomie koncentracji uwagi.
Druga tendencja dotyczy zmiany charakteru dotychczasowych gabinetów osobistych. Gabinety menedżerów są zajęte nie dłużej niż przez 30 proc. czasu. W sytuacji niedoboru miejsc spotkań oraz miejsc do pracy w skupieniu w większości biur typu open space utrzymywanie gabinetów w ich tradycyjnej formie jest sporym marnotrawstwem. W miejsce gabinetów pojawiają się wielofunkcyjne, zamykane przestrzenie, dostępne dla każdego, kto potrzebuje pracy w skupieniu lub miejsca spotkań dla niewielkich grup. W zależności od umowy społecznej obowiązującej w firmie dotychczasowy „właściciel” może mieć pierwszeństwo korzystania z gabinetu, jeśli pracuje akurat w biurze, lub mieć do dyspozycji inne pomieszczenia bądź przestrzenie dopasowane do charakteru swoich zadań. Takie nowoczesne gabinety tym różnią się od tradycyjnych, że zazwyczaj rolę biurka pełni w nich niewielki stół konferencyjny, wyposażony we wszelkie udogodnienia techniczne typu przelotki i system na okablowanie oraz w większy wybór siedzisk, tablic konferencyjnych lub innych rozwiązań do wizualizacji. Brakuje też szaf na dokumenty i rzeczy osobiste.
Jeśli chodzi o wyposażenie sal konferencyjnych, to najprawdopodobniej znajdujemy się u progu całkowitej zmiany paradygmatu spotkań, nie tylko w związku ze zmianami technologicznymi, lecz także z nowymi zachowaniami uczestników, które pojawiają się pod wpływem nowych technologii. Najmłodsi pracownicy, przyzwyczajeni zarówno do udzielania, jak i otrzymywania błyskawicznego feedbacku, przenoszą swoje przyzwyczajenia na spotkania „w realu” i oczekują technologii, która będzie im umożliwiała komentowanie prezentacji bądź wykładu w czasie rzeczywistym oraz uwzględniania ich komentarza czy nawet modyfikowania treści w trakcie prezentacji. To pociąga za sobą oczywiście całkowitą zmianę podejścia do aranżacji miejsc spotkań.
O co tyle szumu?
Dostosowanie miejsca pracy do najnowszych zjawisk społecznych i technologicznych przynosi organizacji korzyści w wielu obszarach, m.in. współpracy, komunikacji i reagowaniu na zmiany.
Nie sposób dobrze opisać i rozpoznać aktualne trendy aranżacyjne w oderwaniu od szerszego kontekstu zmian technologicznych, społecznych i przywódczych, z którymi mamy obecnie do czynienia.
Aktualnie obserwuje się kilka kierunków, które w sposób istotny wpływają na środowisko pracy. Są to trendy technologiczne, takie jak mobilny dostęp do informacji oraz praca „w chmurze”, które stanowią swoisty akcelerator kolejnych zmian zwiększających globalną konkurencję i stwarzane przez nią wyzwania. Z kolei trendy demograficzne pociągają za sobą większą wrażliwość pracodawców na różnorodność potrzeb pracowników. W konsekwencji w wielu firmach pociąga to za sobą zmiany modelu przywództwa.
Kolejne nowinki technologiczne dokonają zapewne zmiany paradygmatu środowiska pracy, tak jak stało się to dzięki upowszechnieniu technologii mobilnej. Biorąc pod uwagę tempo, skalę oraz zakres obserwowanych zmian, można dojść do wniosku, że nie istnieje jeden efektywny model aranżacyjny dla wszystkich firm, niezależny od ich poziomu zaawansowania technologicznego, struktury demograficznej, branży, modelu biznesowego czy kultury organizacyjnej. Dlatego też Kinnarps rozwija usługi wspomagające klientów w jak najtrafniejszym rozpoznawaniu ich potrzeb, właściwości i specyfiki pracy poszczególnych jednostek organizacyjnych, tak aby dopasować aranżację do wymagań konkretnych firm, działów czy osób. Modelowym przykładem jest współpraca z firmą DHL Express.
Zanim ruszy zmiana…
W wielu firmach, kiedy zapadnie już decyzja o zmianie czy ponownej aranżacji biura, pracownicy nie mają wpływu na sposób aranżacji przestrzeni ich pracy i dopasowania do ich potrzeb, preferencji i zespołowej tożsamości, co w efekcie skutkuje brakiem ich zaangażowania w cały projekt. Zdarza się też, że wprawdzie pracownicy są pytani o preferencje, ale w toku projektu dokonuje się arbitralnego wyboru bez wzięcia pod uwagę ich rekomendacji, co również stanowi drogę do demotywacji personelu. W organizacjach brakuje często również świadomości, że nowe biuro/ponowna aranżacja/przeprowadzka, niezależnie od skali, jest projektem z kategorii zarządzania zmianą i dotyczy funkcjonowania zespołu w znacznie większym stopniu, niż się zwykle uważa. I z tego względu nie może przebiegać tylko jako projekt czysto operacyjny, a właśnie jako zarządzanie zmianą.
Przygotowania do wdrożenia metodologii Activity Based Working firma DHL Express podjęła z półtorarocznym wyprzedzeniem, przed zaplanowanym rozpoczęciem budowy nowego biura. Pierwszy krok stanowiła wewnętrzna kampania informacyjna skierowana do pracowników, której celem było przygotowanie oraz zaznajomienie pracowników z nowymi zagadnieniami koncepcji Activity Based Working, przekonanie ich do aktywnego udziału w tworzeniu stanowisk pracy w nowej przestrzeni biurowej. Równolegle obok komunikacji wewnętrznej powołano zespół projektowy reprezentujący osoby z różnych działów DHL Express, tzw. ambasadorów zmiany, który został wsparty wiedzą i doświadczeniem ekspertów z firmy Kinnarps. Zadaniem zespołu projektowego było poznanie obaw pracowników, reprezentowanie swoich zespołów na spotkaniach warsztatowych, przekazywanie na bieżąco swoim zespołom informacji dotyczących projektu. DHL Express, zanim przystąpiła do realizacji planu aranżacji nowego biura, poprosiła wszystkich pracowników o udział w dwóch anonimowych badaniach, które posłużyły do zgromadzenia informacji o specyfice pracy, wymaganiach i potrzebach osób zatrudnionych na wszystkich stanowiskach pracy. Badanie było realizowane codziennie, przez trzy tygodnie, a wzięła w nim udział większość pracowników biura DHL Express. Wyniki tych badań posłużyły do stworzenia wstępnej koncepcji biura, która została następnie uszczegółowiana razem z ambasadorami na warsztatach prowadzonych przez firmę Kinnarps. Podczas takich spotkań pracownicy po raz kolejny mieli szansę zadawania pytań, wyrażania swoich obaw, wyjaśniania niejasności.
Następnym krokiem będzie zapoznanie pracowników z ostateczną wersją aranżacji biura DHL-u, uwzględniającą głos i uwagi ambasadorów. W trakcie budowy biura w końcowych fazach ambasadorzy będą odwiedzali to miejsce, aby cały czas czynnie uczestniczyć w tworzeniu nowej przestrzeni i jednocześnie rozwiewać obawy swoich kolegów. Na koniec zostanie wspólnie stworzona tzw. umowa społeczna dotycząca zasad pracy w nowym biurze, zachowania, współpracy, wzajemnego szanowania siebie i swoich potrzeb: między innymi chcemy wspólnie ustalić zasadę „czystych biurek”, wyznaczyć miejsca, gdzie pracownicy będą trzymali swoje osobiste rzeczy, jeśli będzie taka potrzeba – wskazać miejsca do wywieszania zdjęć, dyplomów pracowników, jak również miejsca z kwiatkami i zielenią.
Ponieważ każda firma cechuje się unikalnymi potrzebami oraz charakterystycznym dla siebie wzorcem pracy, Kinnarps opracował narzędzia analityczne w postaci aplikacji oraz gier interaktywnych, które ułatwiają przeprowadzenie szczegółowych analiz, mających na celu określenie adekwatnych typów przestrzeni pracy oraz umożliwiają wypracowanie najlepszych rozwiązań.
Narzędzia te pomagają prześledzić rytm typowego biurowego dnia w danej firmie lub w konkretnym dziale i opracować rozwiązanie nowoczesne, a jednocześnie dopasowane do bieżących potrzeb firmy. Dodatkowo sama forma badania jest nieuciążliwa, ponieważ najbardziej pracochłonna i żmudna część badania odbywa się z wykorzystaniem aplikacji na smartfony, zaś część dotycząca procesu zmiany i zaangażowania pracowników w ten proces ma formę angażujących gier.
Dzięki przeprowadzonej w tej formie analizie firmy niejednokrotnie odkrywają wiele istotnych aspektów funkcjonowania swojego biura i często przekonują się, że np. ich środowisko pracy nie jest dostosowane do charakteru zadań wykonywanych tam najczęściej.
W DHL Express przeprowadzka do nowego biura planowana jest w czwartym kwartale 2017 r., stąd nad wieloma aspektami funkcjonalności miejsca pracy nadal pracujemy. Przykładowo nad koncepcją IT, która umożliwiałaby pracownikom pracę przy każdym dowolnym stanowisku poprzez swobodne logowanie do wybranego komputera i dostęp do własnych zasobów. Sama koncepcja organizacji pracy również ulegnie zmianie, gdyż pracownicy będą musieli wcześniej zadbać o potrzebną im w danym dniu przestrzeń do pracy czy też miejsce na spotkanie. Intencją firmy jest stworzenie miejsca pracy, które byłoby chętniej wybierane od pracy zdalnej. Firma nadal chce tworzyć zespół DHL-u, dlatego praca zdalna będzie organizowana w wyznaczonych warunkach i okolicznościach, tak jak dzieje się to do tej pory.
Miejsce pracy odzwierciedlające charakter firmy
Pracowników DHL Express wyróżniają cztery podstawowe zasady: Can DO, Passion, Speed, Right First Time, a wszystko to w imię pracy zespołowej AS ONE. Dlatego też podjęto decyzję o zmianie środowiska pracy pracowników, aby nowe biuro pomagało im w realizacji tych zasad. Obecnie firma boryka się z niedoborem miejsc do spotkań, do prac projektowych i koncepcyjnych, jak również stref relaksu i odpoczynku. Nowe biuro ma być przyjaznym miejscem pracy, do którego pracownicy będą chętnie przychodzić i w którym będą mieć możliwość pracy indywidulanej, koncepcyjnej, projektowej oraz zespołowej. Firma chce stworzyć miejsca do odpoczynku i relaksu wyposażone w kanapy oraz fotele, gdzie pracownicy będą mogli wypić kawę, poczytać gazetę lub sprawdzić, co nowego dzieje się w DHL-u, jak również porozmawiać i spotkać się z kolegami. Biuro ma być nowoczesne, wyposażone w sprzęty sprzyjające pracy w koncepcji Activity Based Working: monitory, ekrany, komputery, Wi-Fi, urządzenia do telekonferencji, regulowane stoły i biurka, wygodne fotele w miejscach do spotkań indywidualnych. Chcemy stworzyć miejsca pracy, gdzie pracownicy będą mogli swobodnie rozmawiać przez telefon lub popracować w ciszy i spokoju. Biuro ma być wizytówką pracowników, pokazującą charakter i zasady, którymi kierują się w pracy, jak również przedstawiającą międzynarodowość firmy DHL Express.
Praca = zespół realizowanych czynności i działań
Uważne podejście do zmiany biura można wykorzystać do poprawienia tych elementów pracy zespołu, na których najbardziej firmie zależy – komunikacji, współpracy, efektywności, kreatywności, rekrutowania i utrzymania w firmie talentów, zarządzania różnorodnością (np. demograficzną), zmniejszenia rotacji, absencji chorobowych itp., oraz osiągnięcia poprawy w wielu innych kluczowych dla funkcjonowania firmy obszarach.
Zachodzące w ostatnich latach zmiany w sposobie myślenia o architekturze biurowej stanowią szansę na osiągnięcie wyższej efektywności w każdej firmie. Dziś biuro to miejsce, które stwarza pracownikowi możliwość skutecznego realizowania rozmaitych zadań, rozwoju osobistego oraz odpoczynku. Projektanci i menedżerowie firm stoją przed wyzwaniem polegającym na tym, jak przystosować przestrzeń biurową do zmieniającego się wzorca pracy. Zmiany w podejściu do aranżacji przestrzeni pracy pozwalają zmniejszyć koszty jej utrzymania, zapewniają pracownikom dobre samopoczucie, umożliwiają międzypokoleniową współpracę i służą integracji pracowników. Coraz większe korzyści dostrzega się w różnorodności zespołów, składających się z osób o różnym temperamencie i w różnym wieku; w biznesie pracuje też coraz więcej kobiet. Inne wyzwania wiążą się ze zmianami technologicznymi. Z jednej strony obserwujemy zjawisko zmęczenia technologią, z drugiej – szacuje się, że do 2017 r. liczba urządzeń obsługujących komunikację M2M (ang. Machine-to-Machine) wyniesie ponad 300 mln2. Nowoczesny biurowy ekosystem wdraża zasady ergonomii, uwzględniając złożoność potrzeb pracowników – fizycznych, psychicznych oraz społecznych.
Kolejnym ważnym zjawiskiem ostatnich lat jest funkcjonowanie w społeczeństwie, w którym „praca” nie oznacza już miejsca, do którego się przychodzi, lecz zespół czynności i działań realizowanych na rzecz zleceniodawcy w dowolnym miejscu i czasie. To sprzyja upowszechnianiu się modelu biura Activity Based Working, w którym pracownicy mają do dyspozycji zróżnicowaną przestrzeń, gdzie mogą wybierać miejsce adekwatnie do zadań. W nowoczesnych organizacjach spada zapotrzebowanie na indywidualne stanowiska pracy, a wzrasta na przestrzeń elastyczną i różnorodną. W związku z rosnącą popularnością biur Activity Based Working pracownicy mają coraz mniej okazji do personalizowania swoich stanowisk, ponieważ nie dysponują już własnymi biurkami. Jednocześnie to rozwiązanie umożliwia integrację zespołu wokół aranżacji wspólnie wykorzystywanej przestrzeni, wspomagając kreatywność, poczucie przynależności do zespołu, a przede wszystkim pozytywne nastawienie do zmian, które stanowią istotę współczesnego biznesu i decydują o sukcesie.
Aleksandra Krawsz-Kubica jest menedżerem marketingu i PR-u w firmie Kinnarps Polska, gdzie odpowiada za strategię komunikacyjną europejskiego lidera w branży wyposażenia wnętrz biurowych i miejsc pracy na polskim rynku. Jest ekspertem Next Office™.
Agnieszka Błaś jest dyrektorem ds. operacji międzynarodowych DHL Express.
Artykuł pochodzi z Personelu Plus
