Poseł Anna Schmidt zwróciła się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zmiany doręczeń pism urzędowych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Jej zdaniem, praktyka polegająca na wysyłaniu decyzji listem zwykłym rodzi poważne wątpliwości co do rzetelności i pewności doręczenia tych kluczowych dokumentów do adresatów.
- Powszechnie wiadomo, że w wielu przypadkach, szczególnie w małych miejscowościach i na wsiach, gdzie mieszkańcy nie posiadają skrzynek pocztowych, listy są pozostawiane przez listonoszy w bramach posesji. Takie praktyki, zwłaszcza w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych, mogą prowadzić do tego, że przesyłki nie trafiają do adresatów. W efekcie wiele osób nie otrzymuje decyzji ZUS na czas, co uniemożliwia im złożenie odwołania w ustawowych terminach. Jest to szczególnie dotkliwe w sytuacjach, gdy decyzje te dotyczą istotnych kwestii związanych z prawem do świadczeń emerytalnych, rentowych czy zasiłków – napisała w interpelacji poselskiej (nr 3510). Jak podkreśliła, brak pewności doręczenia przesyłek z ZUS może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obywateli. - Osoby, które nie otrzymały na czas decyzji administracyjnej, mogą nie mieć świadomości o konieczności podjęcia określonych działań, co z kolei może skutkować utratą prawa do świadczeń lub innymi niekorzystnymi skutkami prawnymi – zaznaczyła.
Chciała więc np. wiedzieć, czy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej rozważa zmianę procedury wysyłania decyzji administracyjnych przez ZUS z listów zwykłych na listy polecone, tak aby zagwarantować skuteczne doręczenie, jakie kroki są podejmowane, aby poprawić skuteczność i niezawodność doręczania korespondencji z ZUS do obywateli i czy ministerstwo ma świadomość problemów, jakie wynikają z obecnych praktyk doręczania korespondencji przez ZUS.
Czytaj również: Listonosz ma doręczyć list, a nie ustalać gdzie, kto mieszka>>
ZUS wysyła listy zwykłe, bo działa metodycznie
Odpowiadający na interpelację poselską Sebastian Gajewski, wiceminister rodziny, pracy i polityki społecznej, wskazał, że kluczowe znaczenie dla sposobu wysyłki korespondencji, stosowanego przez ZUS, mają przepisy art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Przepis ten umożliwia ZUS przesyłanie pism i decyzji listem zwykłym, pozostawiając - w razie sporu - ciężar dowodu ich doręczenia po stronie Zakładu.
Jak wskazał wiceszef resortu, ZUS korzysta z tej szczególnej regulacji art. 71a ww. ustawy z uwagi na skalę swojej działalności oraz fakt, że dysponowanie środkami publicznymi wiąże się z koniecznością metodycznego działania. - Wysyłka listów zwykłych może mieć charakter masowy i być organizowana maszynowo, są one również znacząco tańsze od listów poleconych oraz doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – podkreśla Gajewski. I zapewnia, że w Zakładzie obowiązują wewnętrzne standardy wysyłki korespondencji, określające rodzaje przesyłek stosowanych do wysyłki pism i decyzji. Przy ich opracowaniu ZUS kierował się obowiązującymi przepisami prawa, ale również efektywnością kosztową.
W przypadku standardów obowiązujących w obszarze świadczeń długoterminowych istotnym czynnikiem była także troska o ochronę danych osobowych świadczeniobiorców oraz dążenie do zminimalizowania liczby incydentów naruszenia danych osobowych.
Przesyłkami innymi niż listy zwykłe są wysyłane m.in. pisma i decyzje, których:
- sposób doręczenia jest uregulowany w odrębnych przepisach,
- udokumentowanie odbioru jest niezbędne dla celów dowodowych np. ze względu na skutki nieprzedłożenia wymaganych dokumentów lub uzupełnienia danych niezbędnych do wydania decyzji,
- zawierające w swojej treści lub załącznikach dane i informacje wrażliwe lub/i numer Pesel klientów (np. indywidualnie wysyłane deklaracje PIT, legitymacje emeryta rencisty, orzeczenia komisji lekarskiej, pisma w sprawie potrąceń ze świadczeń itp.), zawierają w załączeniu oryginalne dokumenty.
W 2023 r. z obszaru krajowych świadczeń długoterminowych przekazano do wysłania 32 433 093 przesyłek, wliczając w to:
- listem zwykłym: 29 376 206 (w tym 24 878 902 w ramach akcji masowych i 4 497 304 pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków),
- listem poleconym : 2 339 876 pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków,
- listem poleconym z potwierdzeniem odbioru: 717 011 pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków.
Koszty wysyłki samych 7 554 191 przesyłek zawierających pisma i decyzje dotyczące bieżąco zgłoszonych wniosków z zakresu emerytalno-rentowego (bez wysyłek masowych), wyniosły w skali roku 22 682 264,33 zł. Niemal 1/5 poniesionych z tego tytułu kosztów wyniosły koszty listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, które stanowiły 9,5 proc. tych przesyłek (17,83 proc., czyli 4 044 608,46 zł).
- Obecnie przyjęte w Zakładzie rozwiązania podyktowane są dbałością o przestrzeganie: obowiązujących przepisów, zasad wykorzystania środków publicznych i ochronę interesów zainteresowanych, przede wszystkim wnioskodawców (ciężar dowodzenia faktu skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej wysłanej listem zwykłym spoczywa na organie rentowym). Zapewnienie niezawodności doręczania korespondencji należy do odpowiedzialności operatora pocztowego, któremu ZUS powierza realizację usług pocztowych – podkreśla Sebastian Gajewski.
Zobacz w LEX: Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego przez organ administracji publicznej >
Liczba przypadków nie uzasadnia zmian w wysyłce korespondencji
Według wiceministra, sytuacje opisane w interpelacji jako powszechne, tj. nieotrzymywanie decyzji z ZUS wskutek jej pozostawienia przez listonosza w bramie posesji, nie znajdują potwierdzenia w treści korespondencji świadczeniobiorców kierowanej do ZUS, która jedynie w nielicznych przypadkach zawiera tego typu zarzuty. - Skala przypadków, w których świadczeniobiorcy obarczają ZUS winą za działanie pracowników Poczty Polskiej nie uzasadnia – w ocenie ZUS – podjęcia przez ZUS kroków zmierzających do zmiany przyjętych standardów wysyłki korespondencji z obszaru emerytalno-rentowego. Niemniej, ZUS monitoruje tego rodzaju sytuacje, które są mu zgłaszane, i podejmuje działania zmierzające do ich wyjaśnienia – zapewnił wiceminister Gajewski.
Sprawdź również książkę: Doręczenia w postępowaniu cywilnym. Komentarz do art. 131-147 Kodeksu postępowania cywilnego >>
Zobacz w LEX: Obowiązek organu rentowego wykazania faktu skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej >
Wieś czy miasto – właściciel domu musi mieć skrzynkę pocztową
Odnosząc się zaś do kwestii nieposiadania skrzynki pocztowej przez adresata korespondencji, Sebastian Gajewski wskazał na art. 40 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, który przewiduje obowiązek posiadania oddawczej skrzynki pocztowej i określa formy jego realizacji, w tym dla obszarów wiejskich i obszarów o rozproszonej zabudowie. I dodał, że miejsce zamieszkania adresata pisma nie jest kryterium warunkującym i określającym sposób doręczania korespondencji z organu rentowego. - Kwestie doręczania przesyłek reguluje przywołana wyżej ustawa – Prawo Pocztowe – wskazał.
Z tych powodów Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie prowadzi w tej chwili prac zmierzających do zmiany wynikających z art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych zasad doręczeń pism i decyzji w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych. Niemniej, we współdziałaniu z ZUS, będziemy monitorować stosowanie tego przepisu i wszelkie zgłaszane problemy wynikające z przewidzianego nim rozwiązania – zadeklarował Sebastian Gajewski.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
