W razie braku świadectwa pracy okres zatrudnienia może zostać potwierdzony innym dokumentem

Podstawowym dokumentem potwierdzającym staż pracy jest na pewno świadectwo pracy, ale nie oznacza to, że jest on jedyny. Przepisy nie ograniczają zakresu dokumentów, którym mogą zostać wykazane okresy zatrudnienia, a zatem może to być każdy dokument, z którego w wiarygodny sposób wynikało co najmniej, że dana osoba pozostawała w zatrudnieniu w ramach stosunku pracy oraz okresy tego zatrudnienia.

Czy okresy zatrudnienia odnośnie ustalenia ogólnego stażu pracy wykazane mogą być tyko świadectwami pracy? Czy może to być np. wpis w starym dowodzie osobistym lub legitymacja ubezpieczeniowa - zapytał Czytelnik. 

W art. 22(1) par. 1 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) wskazano, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących m.in. przebieg dotychczasowego zatrudnienia, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Jeżeli informacji tych nie pozyskano na etapie rekrutacji, to pracodawca domagać się ich może od pracownika.

Czytaj w LEX: Procedura zatrudniania krok po kroku >>>

Czytaj w LEX: Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia >>>

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania ich w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Nie wskazuje się przy tym ani nawet nie przybliża tego, jakimi dokumentami wykazane powinny być okresy zatrudnienia.

Czytaj również: 
Państwo pozwoliło na zniszczenie dokumentów, a teraz brakuje ich do ustalania emerytur>>
Pracownik może odzyskać zgubione świadectwo pracy>>
 

Świadectwo pracy podstawowym dokumentem

Na pewno jako podstawowy dokument uznawane jest w tym przypadku świadectwo pracy. Wynika to z tego, że jest obligatoryjnie wydawane w związku z zakończeniem zatrudnienia oraz zawiera niezbędny dla ustalenia uprawnień pracowniczych „pakiet” informacji. Nie można jednak uznać, że tylko świadectwami pracy może być udowodnione wcześniejsze zatrudnienie. Takie podejście byłoby w oczywisty sposób także sprzeczne z przepisami i prowadzące wręcz do absurdu. Skoro bowiem świadectwo pracy nie może być wydane przed zakończenie zatrudnienia (potwierdzane w nim są wyłącznie zakończone a nie trwające okresy zatrudnienia), to niewykazywalne świadectwami siłą rzeczy są okresy trwającego równolegle zatrudnienia. Jedyną możliwością dla pracownia jest przekazanie w takich przypadku innego dokumentu.

Czytaj w LEX: Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach >>>

Czytaj w LEX: Świadectwo pracy – roszczenia pracownika z tytułu błędnego wystawienia >>>

Czytaj w LEX: Charakter dowodowy świadectwa pracy - LINIA ORZECZNICZA >>>

Ważne! Przy określaniu kryteriów, jakie musi spełniać kandydat na dyrektora samorządowej jednostki organizacyjnej należy mieć na względzie to, że dokumentowanie stażu zawodowego i związanych z nim kwalifikacji nie może być opierane wyłącznie na świadectwach pracy i zaświadczeniach z aktualnego miejsca pracy (wyrok NSA z 12 maja 2015 r., sygn. akt II OSK 2429/13).

Zobaczmy przykładowo art. 86 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 690), zgodnie z którym udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Przepisy polskie nie wskazują na katalog dokumentów potwierdzających zagraniczny staż pracy. W szczególności, nie ograniczają środków dowodowych w odniesieniu do ustalania stażu pracy pracownika jedynie do świadectw pracy (odpowiednika polskiego świadectwa pracy). Powszechnie przyjmuje się, że pracownik może zatem przedstawić jakikolwiek dokument, z którego wynika, że w danym okresie był zatrudniony – np. dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych, zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę.

Mając na uwadze, iż dowód osobisty jest dokumentem urzędowym, należałoby przyjąć, że wpis o okresie zatrudnienia w dowodzie osobistym pracownika może stanowić podstawę do zaliczenia tego okresu do stażu pracy pracownika.

Podobnie legitymacja ubezpieczeniowa z potwierdzeniem przez zakład pracy pozostawania w zatrudnieniu. Wykazać na jej podstawie można fakt zatrudnienia u danego pracodawcy, jak też – przynajmniej uprawdopodobnić – okres zatrudnienia.

Takich dokumentów może być więcej. Będą to często zaświadczenia o zatrudnieniu wydane przez pracodawcę, zaświadczenia z ZUS o okresach ubezpieczenia. Może to być również umowa o pracę ale wyłącznie w powiązaniu z innymi dokumentami, które co najmniej uprawdopodobnią datę końcową zatrudnienia (np. wypowiedzenie tej umowy o pracę).

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.