Zdalne zgromadzenia wspólników w pakiecie pomocowym dla firm

Pakiet antykryzysowy dopuszcza zdalne odbywanie zgromadzeń wspólników, a także podejmowanie uchwał przez zarządy blisko 500 tysięcy spółek, w tym banków, ubezpieczycieli, itp. Co ważne zostanie też przesunięty termin na sporządzenie i złożenie sprawozdania finansowego. Mimo to zgromadzenia trzeba zwołać w terminie, ale można przerwać. Eksperci chwalą zmiany, choć wskazują też potencjalne zagrożenia i dodatkowe możliwości.

Z dniem ogłoszenia, czyli 31 marca, zaczęłą obowiązywać nowelizacje specustawy w sprawie zwalczania koronawirusa. To tzw. tarcza antykryzysowa, którą w poniedziałek zajmie się Senat. Ma ona pozwolić biznesowi przetrwać koronawirusa.  Wśród licznych przepisów - ustawa liczy 101 artykułów zajmujących  180 stron - są trzy ważne zmiany dla blisko 500 tys. spółek. Jedną z nich już opisywaliśmy w Prawo.pl - chodzi o możliwość zdalnego podejmowania uchwał przez organy spółek. Druga ważna zmiana dotyczy zgromadzeń wspólników - te będą mogły odbywać się on-line. Dopuszcza ona zdalne podejmowanie uchwał przez zarządy blisko 500 tysięcy spółek, w tym banków, ubezpieczycieli, itp. To ważne, bo zbliża się czas zatwierdzania sprawozdań finansowych. Co prawda Ministerstwo Finansów wydłuży terminy, ale okazuje się, że zgromadzenie wspólników i tak trzeba zwołać do końca czerwca.

Czytaj również: Jest plan pomocy banków dla firm i kredytobiorców >>  

Zgromadzenia wspólników on-lineZgodnie z dodanymi nowymi artykułami do kodeksu spółek handlowych, udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 234¹).   Takie zdalne zgromadzenie ma zapewnić dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób w nim uczestniczących oraz wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. - Zdalne zgromadzenie będzie rozwiązaniem domyślnym, którego wyłączenie wymaga zmiany w umowie czy statucie spółki - mówi prof. Michał Romanowski, adwokat w kancelarii Romanowski i Wspólnicy. - Jest też wprowadzony wymóg uchwalenia regulaminu określającego m. in. sposób komunikacji i głosowania. Takich regulamin uchwala co do zasady rada nadzorcza, co zabezpiecza przed nadużyciami, a w przypadku spółek z o.o., gdzie nie ma rady nadzorczej uchwała wspólników, która może być zaskarżona. Generalnie wprowadzona jest zasada, że ostatecznie jest to decyzja właścicielska, która może być podjęta zdalnie. Jest to wyważone i dobre rozwiązanie. Te zabezpieczenia są ważne, ponieważ myśląc o ułatwieniach nie można tracić z pola widzenia ryzyk. Doświadczenie uczy, że nie tylko w takich sytuacjach jak obecna spory korporacyjne nie wygasają, ale są wykorzystywane w myśl prawdziwego powiedzenia „okazja czyni złodzieja - ocenia prof. Romanowski.

Warto pamiętać, że już dziś art. 227 par 2 ksh już dzisiaj umożliwia wspólnikom głosowanie przy zachowaniu formy dokumentowej, czyli elektronicznie, a ponad wszelką wątpliwość także zgodnie z art. 78(1) par. 2 kodeksu cywilnego czyli przy zachowaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego. - Wspólnicy jeżeli rzeczywiście wykażą minimum woli i chęci porozumienia już teraz mogą obradować zdalnie a nowe przepisy jeszcze to ułatwią. Teraz wszystko zatem w rękach wspólników i akcjonariuszy, a co z tym zrobią to już ich odpowiedzialność. Narzędzia prawne dostają - mówi prof. Romanowski.

Zarządy spółek i rady nadzorcze zadziałają zdalnie

Zgodnie ze specustawą posiedzenie zarządu oraz rady nadzorczej będą mogły odbywać się zdalnie, w formie tele- lub wideokonferencji, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. W tej formie będą mogły zapadać uchwały, a głosy byłyby  oddawane na piśmie. Rada nadzorcza będzie też mogła podejmować swoje decyzje w trybie pisemnym, także z wykorzystaniem maili. Czy to dobre rozwiązanie? Prof. Michał Romanowski nie ma wątpliwości, że tak. - Obecnie ksh przyświeca założenie, że uczestnictwo w posiedzeniach i głosowanie musi mieć charakter fizyczny. To jest anachronizm, z którym trzeba skończyć. Prawo spółek musi być poddane procesowi digitalizacji, tak jak zrobiono to z akcjami. Szkoda tylko, że prawodawca nie dał się wcześniej przekonać. Takie postulaty zgłaszałem już w 2008 r. w ramach Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego. Do dzisiaj są liczni przeciwnicy takich rozwiązań. Szkoda, że dopiero zagrożenie epidemią przecina dyskusje, co do potrzeby takich rozwiązań – ocenia prof. Romanowski. Trzeba pamiętać, że wielu członków zarządów, np. banków, zakładów ubezpieczeń, spółek giełdowych - to cudzoziemcy. Przez zamknięcie granic nie mogą przyjechać do Polski. Polacy też mogą zostać "unieruchomieni", np. z powodu kwarantanny czy zarażenia koronawirusem.  Za sprawą specustawy będą mogli obradować zdalnie, każdy z miejsca, w którym przebywa i podejmować uchwały, ale także zyskają więcej czasu na przygotowanie sprawozdań.

Czytaj w LEX: Zagrożenie koronawirusem a prawo do prywatności >

Nieco więcej czasu na sporządzenie sprawozdań

Sprawa jest o tyle ważna, że w organach wszystkich spółek zasiada grubo ponad milion osób. A spółki muszą przyjąć sprawozdania finansowe i podjąć uchwały w ich sprawie, w tym te o przeznaczeniu zysku, pokryciu straty, itp. Normalnie musiałyby przygotować sprawozdania do końca marca, zatwierdzić do końca czerwca, a przesłać do KRS najpóźniej do 15 lipca. Ze specustawy nie wynika wprost, że termin na przygotowanie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych zostanie wydłużony. Art. 15 zzh specustawy mówi, że w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia, może określić inne terminy wypełniania tego obowiązku. Leszek Skiba, wiceminister finansów, zapewniał, że zostanie ono wydane i tak się stało. Najpierw w Dzienniku Ustaw z 31 marca pojawiła się ustawa, a potem rozporządzenie, które wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. Co z niego wynika?  - Rozporządzenia mówi o dwóch terminach przesunięcia zatwierdzenia sprawozdań - jeden to dwa miesiące dla jednostek podlegających KNF, a drugi to trzy miesiące dla pozostałych - mówi Łukasz Drożdżowski, radca prawny. - Generalnie zatem jednostki objęte nadzorem KNF mają czas na zatwierdzenie sprawozdań do końca sierpnia, a pozostali do końca września. Złożenie do repozytorium dokumentów finansowych, w praktyce do KRS,  będzie mogło więc nastąpić najpóźniej do 15 października 2020 r., z wyjątkiem jednostek objętych nadzorem KNF, dla których maksymalny termin to 15 wrzesień 2020 r. - wyjaśnia mec. Drożdżowski.

Czytaj również: Zalecenia MG i GIS dla przedsiębiorców w związku z koronawirusem >>

Zgromadzenia i tak trzeba zacząć do czerwca

Czy to jednak wystarczy, by spokojnie móc przełożyć zatwierdzenia sprawozdania?. Niekoniecznie.  Art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości jedynie konkretyzuje obowiązek złożenia na 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego SF. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych uchwały w sprawie zatwierdzenia SF są podejmowane na zwyczajnych zgromadzeniach, w przypadku sp. z o.o. powinno to się ono odbyć najpóźniej do końca czerwca (zgodnie z art. 231 par. 1 ksh). Zgodnie zaś z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. - Moim zdaniem, fakt zmiany terminu określonego w art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości nie zwalnia zarządu z obowiązku zwołania zgromadzenia wspólników do końca czerwca, a nie wykonanie tego obowiązku może stanowić delikt - tłumaczy Łukasz Drożdżowski. Zgodnie bowiem z art. 594 par. 1 pkt 3 ksh kto, będąc członkiem zarządu spółki handlowej, wbrew obowiązkowi nie zwołuje zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia polega karze grzywny do 20 tys. zł. Co zatem powinni zrobić członkowie zarządu? - Mimo wszystko zwołać zgromadzenie wspólników i – jeżeli zachodzi taka konieczność – zawiesić obrady, i wznowić je, aż będzie możliwe podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego - radzi Łukasz Drożdżowski.