Plan urlopów jest wiążący dla obu stron stosunku pracy

Istnieją dwa sposoby planowania urlopów wypoczynkowych pracowników poprzez sporządzenie planu urlopów albo poprzez ustalenie terminu urlopu po porozumieniu z pracownikiem.O tym, w jaki sposób urlopy zostaną zaplanowane w danym zakładzie pracy decyduje pracodawca.

Tekst pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego.

Jeśli pracodawca podejmie decyzję o ustalaniu w zakładzie planu urlopów, powinien uwzględnić w nim wszystkie urlopy przewidywane w danym roku kalendarzowym. Powinny to więc być urlopy zaległe, urlopy kolejne, urlopy przysługujące pracownikom w pierwszym roku pracy, a także urlopy uzupełniające. W planie tym nie uwzględnia się jedynie tzw. urlopu na żądanie.

Przepisy nie określają terminu, w którym plan powinien być sporządzony. Zwykle wynika on z regulacji wewnątrzzakładowych, które często regulują całą procedurę ustalania planu urlopów, w tym termin składania przez pracowników wniosków i termin oraz sposób ogłoszenia planu. W piśmiennictwie wskazuje się jednak, że plan powinien być sporządzony z pewnym wyprzedzeniem przed rozpoczęciem roku kalendarzowego, a najpóźniej do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy.

Polecamy: Przedsiębiorca przebywa na urlopie 6 dni w roku

Co istotne, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z działającą u niego organizacją związkową procedury ustalania planu urlopów. Nie ma także obowiązku przedstawiania tej organizacji projektu planu urlopów.

Jak wynika z art. 163 k.p., pracodawca ustala plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wnioski pracowników nie są jednak dla pracodawcy wiążące – nie musi brać ich pod uwagę, jeśli w jego ocenie mogłoby to spowodować zakłócenie normalnego toku pracy. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Po pierwsze  na wniosek pracownicy (pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego) udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Po drugie młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu w okresie ferii szkolnych.

Podanie planu urlopów do wiadomości pracowników następuje w formie zwyczajowo przyjętej w danym zakładzie pracy. Może to więc być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, czy też wyłożenie do wglądu w sekretariacie, czy dziale kadr.

Plan urlopów jest wiążący w zakresie poczynionych w nim ustaleń dla obu stron stosunku pracy. Oznacza to, że ustalone w nim terminy mogą być zmienione tylko w wyjątkowych sytuacjach określonych w przepisach prawa.