W dużych organizacjach biznesowych zwykle istnieje problem z administracyjną obsługą zleceń na linii – interesariusze (klienci) wewnętrzni a dział prawny. Tymczasem dobra organizacja wewnętrznych procesów komunikacyjnych między działem prawnym a klientami wewnętrznymi, zwiększa możliwości operacyjne przedsiębiorstwa, mierzone m.in. lepszą alokacją zadań, kontrolą czasu ich realizacji, możliwościami bardziej precyzyjnego raportowania czy zarządzania priorytetami. Lepsza organizacja w sposób oczywisty musi więc wpływać na obniżenie kosztów funkcjonowania działu prawnego i wzrost jego efektywności. Zwykle jednak praktyka funkcjonowania dużych przedsiębiorstw zdaje się temu przeczyć.
Tak zwykle jest …
Przeważnie jest tak, że istnieje duża dysproporcja między liczebnością działu prawnego, a liczbą mniej lub bardziej regularnie zwracających się do niego osób i działów. Zlecenia angażujące dział prawny mogą pochodzić od różnych działów, począwszy od działów biznesowych (np. sprzedaży) po działy operacyjne i mogą w ten sposób dotyczyć bardzo wielu obszarów aktywności przedsiębiorstwa i odnosić się do różnych dziedzin prawa i specjalizacji. Z natury rzeczy zlecenia biznesowe (projekt umowy z klientem, zaopiniowanie umowy od klienta, stworzenie OWU itp.) – jako mające bezpośredni wpływ na wynik przedsiębiorstwa – będą miały najwyższy priorytet. Zlecenia pozostałych działów miewają różne priorytety za to często wymagają przeprowadzenia konsultacji z innymi działami (np. księgowym). Niezwykle istotna jest kwestia jakości zgłoszeń dokonywanych przez klientów wewnętrznych do działu prawnego. Pracownik działu innego niż prawny nie ma co do zasady kompetencji i wyczucia, jakie aspekty i w jakiej formie należy podać prawnikowi jako stan faktyczny. W efekcie prawnik, by móc opracować daną odpowiedź dla interesariusza wewnętrznego często musi dopytywać o kolejne szczegóły. Taki obieg informacji realizowany zwykle drogą mailową jest procesem, którym się trudno zarządza. Jeśli dodamy do tego wagę terminów istotnych z punktu widzenia osób zlecających zadania do działu prawnego, efektywna organizacja procesu współpracy na linii interesariusze wewnętrzni – dział prawny staje się trudna i kłopotliwa w realizacj. POnadto budzi zwykle wiele napięć i nieporozumień, których wyjaśnienie – bez systemowego podejścia do organizacji procesu – jest zadaniem trudnym dla obu stron.
Co gwarantuje dobra organizacja
Patrząc od strony przyjmujących dane zadanie – czyli działu prawnego – dobra organizacja procesu wymaga zapewnienia, że żadne zlecenie nie zostanie nieobsłużone, każde zostanie ocenione i zadekretowane do określonego prawnika bądź odrzucone w celu uzupełnienia lub jako niezasadne. Przy dobrej organizacji nic nie umknie na wypadek, gdy przed realizacją zlecenia, któryś z prawników, np. idzie na urlop czy odchodzi z firmy. Dobra organizacja umożliwia bowiem przejęcia jego obowiązków. Bywają też sytuacje, w których opinia przygotowana przez młodego prawnika powinna być zweryfikowana przez osobę bardziej doświadczoną lub skonsultowana z np. przedstawicielem biznesu. Ważną rzeczą jest też optymalizacja pracy prawnika, przede wszystkim wyrażającą się w wykorzystywaniu dotychczasowego dorobku w realizacji kolejnych zadań. Wiele zadań wpływających do działów prawnych jest podobnych do siebie – trzeba stworzyć takie warunki pracy prawnika, by szybko mógł wykorzystać dotychczasowy dorobek, odnaleźć daną opinię, jedynie zaadaptować ją do nowego stanu faktycznego a nie pisać opinii od nowa na podobny temat. Z uwagi na skalę zapytań w dużych przedsiębiorstwach ważne jest też kontrolowanie, ile czasu prawnik potrzebuje na obsługę danego zlecenia.
Czego należy unikać
Nie powinno dopuszczać się do sytuacji, w których prawnik traci czas na:
- niskoproduktywne wymiany maili z interesariuszami (towarzyszą często temu różne spojrzenia na dany problem i problemy komunikacyjne)
- poświęca porównywalną ilość czasu na realizację kolejnych podobnych zadań
- poświęca czas na zadania nie wymagające ingerencji działu prawnego
- zbyt długą analizę zadań przejętych od innych prawników (zwłaszcza w trybie nagłym, gdy kończy się termin a pierwotnego adresata tego zadania nie ma w firmie, jest np. na urlopie).
- sprawy nagłe, tzw. „wrzutki”, na teraz, zgłoszone za późno z bardzo krótkim terminem realizacji a często pozornie wysokim priorytetem.
Jak uniknąć tych sytuacji? Przy zwykle ograniczonych budżetach organizacyjnych w dziale prawnym priorytetem jest optymalizacja wewnętrznych procedur, automatyzacja prac prostszych i bardziej powtarzalnych. To pozwala ograniczyć zaangażowanie prawnika i wygospodarować jego cenny czas na zadania trudniejsze, bardziej zawiłe, wymagające np. konsultacji z zewnętrznymi ekspertami.
Schemat przygotowania projektu umowy – klasyczny przykład zlecenia zadania do działu prawnego przez klienta wewnętrznego
Warto przeczytać:
Inteligentne prawo wymusza zmiany w zarządzaniu
Co zrobić, aby poprawić komunikację
Optymalna i nastawiona na efektywność organizacja procesów komunikacyjnych na linii dział prawny – klienci wewnętrzni powinna z pewnością uwzględniać takie zagadnienia jak:
- Efektywną alokację zasobów w dziale prawnym do realizacji konkretnych zadań, uwzględniającą rzeczywistą organizację i zapotrzebowanie danego przedsiębiorstwa (np. po specjalizacjach prawników, wg struktury organizacyjnej klienta, tzn. prawnik X obsługuje spółki A, B, C itd.).
- Kontrolować kształt i charakter komunikacji na linii interesariusz wewnętrzny - dział prawny w obu kierunkach tzn. zgłaszający musi podać określone okoliczności istotne dla realizacji zlecenia a prawnik trzyma się pewnej formy odpowiedzi np. określając ryzyka prawne.
- Gwarantować pełną kontrolę obsługiwanych zleceń przez dział prawny, każde zlecenie powinno być rejestrowane, dekretowane do określonego prawnika, nic nie może umknąć „na mailach”, ani się zagubić.
- Pozwalać na efektywne sterowanie priorytetami osobie zarządzającej zleceniami w dziale prawnym.
- Wykorzystywać dotychczasowy „dorobek pracy” działu prawnego w sprawach powtarzalnych, już kiedyś procesowanych.
- Pozwalać zarządzać procesami raportowania w dziale prawnym, przez co decydenci mogą optymalizować kosztowo ich przebieg i usprawniać ich funkcjonowanie.
Najłatwiej osiągnąć taką organizację stosując rozwiązania informatyczne pozwalające na optymalizację procesów komunikacyjnych na linii dział prawny – klienci wewnętrzni przedsiębiorstwa.