W założeniu e-doręczenia zastąpią listy polecone. Proces ich wdrażania został rozłożony w czasie.
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek posiadania adresu w bazie ma administracja publiczna (z wyłączeniem szeroko rozumianego wymiaru sprawiedliwości) oraz osoby wykonujące prawnicze zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz). Również od 1 stycznia 2025 r. wszystkie nowe firmy rejestrujące się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) muszą obowiązkowo założyć adres do e-doręczeń.
e-doręczenia: Dziś dla spółek, wkrótce dla JDG
1 kwietnia 2025 r. system staje się – przynajmniej w teorii - obowiązkowy dla kolejnej dużej grupy podmiotów. Z art. 151 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych wynika, że tego dnia obejmie on podmioty niepubliczne, które zostały zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Tym samym adres do e-doręczeń od dziś muszą mieć wszystkie spółki prawa handlowego, kiedykolwiek zarejestrowane w KRS. Dodajmy, że spółki komunalne muszą mieć adres już od 1 stycznia br., ustawa o doręczeniach elektronicznych traktuje je bowiem jako podmioty publiczne (art. 2 pkt 6 lit c.).
Na ten moment obowiązek nie dotyczy natomiast przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, czyli głównie jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG). I oni zostaną jednak objęci systemem. Po 30 czerwca 2025 r. każda zmiana we wpisie do ewidencji będzie wiązała się z obowiązkiem podania adresu do e-doręczeń, zaś 1 października 2026 r. skrzynki staną się wymagane dla wszystkich podmiotów widniejących w CEIDG.
- Podkreślenia jednak wymaga, że na chwilę obecną obywatel nie ma obowiązku posiadania skrzynki do e-doręczeń, gdyż póki co dla obywatela jest to usługa dobrowolna – zaznacza Piotr Kubala, radca prawny w Kancelarii Kopeć Zaborowski. Podobnie rzecz się ma z podmiotami widniejącymi w rejestrze stowarzyszeń KRS.
Jak w praktyce wygląda realizacja obowiązku zakładania skrzynek? Słabo. Ministerstwo Cyfryzacji w odpowiedzi na pytania Prawo.pl podało, że według stanu na 31 marca 2025 r., godz. 10.30, adres założyło 86 482 przedsiębiorców wpisanych do KRS, a aktywowało go 68 905. Tymczasem podmiotów widniejących w tym rejestrze jest, według stanu na koniec lutego br., blisko 729 tys.
Jak pisaliśmy w artykule "Spółki nie palą się do e-doręczeń, chociaż to w ich interesie", zignorowanie obowiązku nie wiąże się z żadnymi sankcjami. Prawnicy są jednak zgodni, że korzystanie z e-doręczeń zwyczajnie się opłaca. Wśród zalet skrzynki wymieniają: możliwość nadania i odbioru przesyłki poleconej w dowolnym miejscu i czasie bez stania w kolejce na poczcie, bezpłatną korespondencję z administracją publiczną, sprawniejsze zarządzenia korespondencją.
Czytaj komentarz w LEX: Elektroniczne doręczanie korespondencji w postępowaniu egzekucyjnym>
Co to jest KURDE, czyli słowniczek pojęć
Dlaczego w takim razie spółki masowo nie rzuciły się na e-doręczenia, z których można było zacząć korzystać przed terminem? Z rozmów z prawnikami wynika, że pewnym kłopotem może być terminologia. Na różnych grupach dyskusyjnych karierę robi skrót KURDE, którego autorzy oficjalnych materiałów starają się unikać. Dzięki pomocy radców prawnych - Michała Zakrzewskiego z Rödl & Partner oraz Justyny Burskiej z GKR Legal – Prawo.pl opracowało krótki słowniczek.
- podmioty publiczne - to szeroko pojęte urzędy, organy, ale także komornicy sądowi, uczelnie wyższe.
- podmioty niepubliczne – to np. spółki prawa handlowego, jednoosobowi przedsiębiorcy, osoby wykonujące wolne zawody takie jak radca prawny, adwokat, notariusz, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz. - Do tej drugiej grupy należy także konsument – zwraca uwagę mec. Zakrzewski.
- PURDE, czyli Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego - jest usługą służącą do wymiany korespondencji elektronicznej między podmiotami publicznymi oraz niepublicznymi.
- KURDE, czyli Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego - jest usługą służącą do wymiany korespondencji elektronicznej między podmiotami niepublicznymi.
- ADE, czyli Adres do doręczeń elektronicznych - to adres elektroniczny podmiotu publicznego lub niepublicznego. Umożliwia on jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach PURDE lub KURDE.
- BAE, czyli baza adresów elektronicznych – to w niej widnieją ADE.
- KDU, czyli kwalifikowany dostawca usług – to podmiot, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i został wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (KURDE) jest świadczona przez KDU. Według strony gov.pl, KDU są obecnie następujące spółki: Asseco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje Sp. z o.o., Poczta Polska S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
- PUH, czyli publiczna usługa hybrydowa – polega na tym, że operator wyznaczony (obecnie: Poczta Polska) wydrukuje korespondencję i dostarczy ją listem tradycyjnym.
Cena promocyjna: 143.27 zł
|Cena regularna: 199 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 149.25 zł
Kto komu może wysłać e-doręczenia
Mec. Kubala zwraca uwagę, że darmowa i ogólnodostępna usługa dotyczy tylko i wyłącznie kontaktu pomiędzy organami administracji publicznej, a przedsiębiorcami i obywatelami. - Innymi słowy, na chwilę obecną korespondencja w systemie e-doręczeń odbywa się dwustronnie, ale tylko i wyłącznie na linii administracja publiczna a przedsiębiorca / obywatel – wskazuje prawnik.
Wyobraźmy sobie jednak, że spółka chce wysłać list polecony do innej spółki. Co wtedy? W grę nie wchodzi darmowa usługa PURDE, ani tym bardziej przesyłka hybrydowa (PUH), której nadawcą może być tylko podmiot publiczny.
- Jeżeli przedsiębiorcy chcieliby skorzystać z możliwości wysłania korespondencji do innego przedsiębiorcy za pomocą adresu do e-doręczeń, powinni skorzystać z usług jednego z kwalifikowanych dostawców usług (KDU) – podpowiada mec. Burska. Jak wyjaśnia, świadczona przez nich usługa KURDE umożliwia korespondencję pomiędzy firmami, osobami fizycznymi, a także z urzędami.
- Usługi te są odpłatne, czyli inaczej niż w przypadku korespondencji adresowanej do podmiotów publicznych, która jest bezpłatna. Cennik wprowadzany jest przez każdego z KDU – dodaje nasza rozmówczyni. Zaznacza też, że aby taka korespondencja była możliwa, oba podmioty muszą mieć adresy do e-doręczeń.
- Jeśli jednak spółka nie posiada adresu do e-doręczeń, wysłanie listu poleconego w ramach KURDE nie będzie możliwe – potwierdza mec. Zakrzewski. - Nie ma tu znaczenia fakt, iż spółki wpisane do KRS mają obowiązek od 1 kwietnia posiadać taki adres. W takiej sytuacji niestety w grę wchodzi wysłanie listu poleconego pocztą tradycyjną – podsumowuje.
A co z komunikacją na linii konsument-spółka? Jest ona możliwa, po warunkiem, że:
- konsument posiada adres do e-doręczeń, chociaż nie ma takiego obowiązku,
- spółka, do której chce napisać, również posiada adres do e-doręczeń,
- konsument zdecyduje się skorzystać z płatnej opcji KURDE.
Urzędnicy muszą uważać, jak wysyłają pismo
Obowiązek posiadania od 1 kwietnia adresu elektronicznego przez przedsiębiorców wpisanych do KRS oznacza też ważną zmianę dla urzędów samorządowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych. Urzędy będą zobowiązane do wysyłki korespondencji do przedsiębiorcy wyłącznie na adres do doręczeń elektronicznych. W przeciwnym razie narażą się na możliwość powołania w odwołaniu przesłanki nieskuteczności doręczenia.
- Urzędnik, który będzie chciał od 1 kwietnia 2025 r. wysłać pismo do przedsiębiorcy wpisanego do KRS, może założyć, że wysyłki tej musi dokonać na adres do doręczeń elektronicznych poprzez e-doręczenia, o czym stanowi art. 4 ust. 1 w zw. z art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych - wskazuje Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny Związku Powiatów Polskich. Zaznacza, że przepisy nie zabraniają, aby przedsiębiorca wpisany do CEIDG również posiadał adres do doręczeń elektronicznych przed terminem ostatecznym dla tej grupy tj. 1 października 2026 r. A to oznacza, że każdego adresata – przedsiębiorcę urzędnik musi sprawdzić w bazie adresów do doręczeń elektronicznych przed wysyłką do niego korespondencji.
Co prawda, do 31 grudnia 2025 roku podmioty publiczne mogą odstąpić od doręczania korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych z uwagi na przesłanki organizacyjne, jednak odstępstwo takie powinno być każdorazowo właściwie uzasadnione, z powołaniem się na przesłanki organizacyjne występujące w danej sprawie. W przeciwnym razie przedsiębiorca będzie mógł zaskarżyć nieskuteczny sposób doręczenia z naruszeniem przepisów art. 4 ust. 1 w zw. z art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz art. 39 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego.
Obowiązku e-doręczeń nie ma jak wyegzekwować
Prawnicy nie mają wątpliwości, że spółka posiadająca adres do e-doręczeń może kierować pisma do urzędu. Również urząd, jeśli będzie chciał wysłać list polecony do spółki, będzie próbował zrobić to przez e-doręczenia. Gorzej, gdy nie znajdzie w bazie (BAE) adresu do e-doręczeń (ADE) danej spółki, bo ta obowiązku jego założenia nie dochowała.
- Podmioty które nie zarejestrują się w systemie i nie będą mieć skrzynki e-doręczeń, korespondencję urzędową będą otrzymywać albo w wersji tradycyjnej, albo w wersji hybrydowej, czyli urząd wyśle wersję elektroniczną, która zostanie wydrukowana i doręczona w tradycyjnej wersji – opisuje mec. Piotr Kubala.
- Osoby, które zarejestrowały adres do doręczeń elektronicznych i aktywowały skrzynki do doręczeń, nie zawsze są z tego zadowolone. Obecnie wobec różnorodności sposobów doręczeń elektronicznych korespondencje otrzymują w różnych systemach w zależności od podmiotu wysyłającego. Ci, którzy nie aktywowali e-skrzynek, żadnych negatywnych konsekwencji nie ponoszą - mówi sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu.
Jak dodaje, największy problem tkwi właśnie w różnorodności i wielości systemów. - Wystarczy, że adwokat czy radca prawny nie założył skrzynki do doręczeń elektronicznych i w takiej sytuacji nie ma innej możliwości niż wysłanie im pisma pocztą. Oczywiście najlepiej byłoby wprowadzić wobec wszystkich obowiązek korzystania z adresu do e-doręczeń, ale to z kolei musi się przekładać na możliwości takiego doręczenia. Obecnie nie ma praktycznej możliwości przymuszenia adwokata, radcy prawnego żeby założył skrzynkę do doręczeń. Inaczej niż z kontem na portalu informacyjnym sądów – jeżeli pełnomocnik konta na portalu nie założył, to ponosi negatywne konsekwencje, bo sądy i tak umieszczają korespondencję w portalu, a brak odebrania przesyłki w terminie 14 dni od umieszczenie niesie za sobą fikcję doręczenia, czego nie ma w doręczeniach elektronicznych. Skutek jest taki, że jeżeli adresat nie ma aktywnej skrzynki to w przypadku e-doręczeń organ musi mu doręczyć pismo pocztą - mówi sędzia. - Pytanie, jak w tej sytuacji zachowają się przedsiębiorcy. Czy zarejestrują adres i uruchomią skrzynki do doręczeń elektronicznych zależy od korzyści, jakie im to przyniesie. Obecnie brak skrzynki e-doręczeń nie niesie ze sobą żadnych negatywnych skutków, bo organ administracyjny zmuszony będzie doręczyć korespondencję pocztą. I to jest największy problem z e-doręczeniami - podsumowuje sędzia. W jego ocenie sama e-komunikacja daje szansę na duże oszczędności, pod warunkiem jednak, że jest powszechna i prawidłowo wprowadzana
Zobacz w LEX: eDoręczenia w praktyce - poradnik dla pełnomocników>
Coraz mniej problemów z e-doręczeniami
Początkowe nieporozumienia mogą wynikać nie tylko z licznych skrótów, ale też sytuacji multiplikowania kont. - Sam posiadam aż trzy skrzynki do e-doręczeń: jako radca prawny, jako przedsiębiorca i jako obywatel – mówił Prawo.pl już w grudniu ub.r. Marcin Sejdak, radca prawny z Kancelarii Prawniczej Maciej Panfil i Partnerzy Sp. k.
Do tego w styczniu br., po starcie systemu dla urzędów i prawników, pojawiały się sygnały o kłopotach technicznych z jego działaniem.
- System e-doręczeń zaczął już funkcjonować lepiej niż na początku roku – zauważył jednak prof. Grzegorz Sibiga, adwokat, partner w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy, cytowany we wspomnianym już artykule "Spółki nie palą się do e-doręczeń, chociaż to w ich interesie".
Inni prawnicy w rozmowie z Prawo.pl podkreślają nieoficjalnie, że o ile skrzynki do e-doręczeń w tym momencie działają i nie ma większych problemów z wysyłką czy odbiorem, o tyle szwankuje przesyłka hybrydowa. Odczuwają to komornicy, którzy m.in. w ten sposób wysyłają przesyłki do adwokatów i radców niemających założonej e-skrzynki.
- Wygląda to w ten sposób, że mamy informacje o nadaniu tej przesyłki, ale czekamy i to tygodniami na potwierdzenie odbioru. Nie zawsze, część przesyłek jest dostarczanych bez zwłoki, ale jest sporo przypadków, kiedy nie wiadomo, co z przesyłką się dzieje - mówi jeden z komorników z południa Polski.
Czytaj komentarz w LEX: Jak doręczenia elektroniczne wpływają na system prawa?>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
![Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Wzory umów, pism i dokumentów [PRZEDSPRZEDAŻ]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/82764/978-83-8390-422-1_,mn6D62SdolTgn7bKqdfXjIVm.jpg.webp)
