Miało być sprawniej wyszło jak zwykle - tak w skrócie sytuacje z e-doręczeniami oceniają adwokaci i radcy prawni. Jeszcze bardziej obawiają się tego, co będzie w przyszłości. - Czyli jak będą wyglądać e-doręczenia w systemie sprawiedliwości (obowiązek dla sądów, SW, m.in. prokuratury w zakresie e-doręczeń wchodzi w życie od 1 października 2029 r.). Obecnie istnieje wiele różnych systemów, za pomocą których sądy doręczają pisma. Powoduje to konieczność logowania się do wielu systemów, a co ważniejsze - pamiętania, by systematycznie sprawdzać swoje skrzynki, bowiem brak reakcji w terminie wyznaczonym przez przepisy, rodzi dla radcy prawnego poważne konsekwencje, w tym również na gruncie postępowania dyscyplinarnego. Ważne jest, by w przyszłości dążyć do budowy jednego systemu i jednego spójnego pomiędzy resortami modelu, i tym właśnie powinna być skrzynka – mówi Tomasz Scheffler, dziekan Rady OIRP we Wrocławiu, wiceprezes KRRP.

Czytaj: Pełnomocnicy zdziwieni, że dostają komornicze e-doręczenia>>

 

E-skrzynki pozakładane? To trzeba pilnować 

Przypomnijmy, że 1 stycznia 2025 r. m.in. adwokaci i radcy mają obowiązek posiadania skrzynek do e-doręczeń. 

-  Wydaje mi się, że mogę postawić taką tezę, iż adwokaci, cała adwokatura poradziła sobie z wdrożeniem e-doręczeń. Adwokaci, za sprawą portalu informacyjnego sądów powszechnych czy ePUAP, nauczyli się obsługiwać platformy do odbioru korespondencji. Poradzili sobie też z założeniem i aktywacją adresów do e-doręczeń. Prawdą jest, że większość zakładała adresy do doręczeń pod koniec grudnia, przez co oczekiwanie na link aktywacyjny trwało nawet kilka dnia, ale nie było większych problemów z działaniem architektury systemu - mówi Paulina Rzeszut, dyrektor Instytutu LegalTech przy Naczelnej Radzie Adwokackiej (Kancelaria Adwokacka Paulina Rzeszut Adwokat Chorzów). 

Przyznaje, że obrót korespondencji, w ramach PURDE (Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) czy KURDE (Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego), nie jest znaczny albowiem podmioty publiczne w przeważającej części nie korzystają jeszcze aktywnie z systemu. Jak pisaliśmy, korzystają z niego m.in. komornicy - tą drogą można od nich otrzymać pismo, ale nie można do nich wysłać, komunikacja jest jednostronna.  

- Z biegiem czasu ilość odbieranej korespondencji na pewno wzrośnie, w szczególności, że system e-doręczeń ma obejmować takie podmioty jak ZUS, NFZ czy jednostki samorządu terytorialnego - dodaje mec. Rzeszut. 

Martyna Jankowska, associate w dziale Postępowania Sądowe i Arbitraż Deloitte Legal dodaje, że adwokaci i radcy obowiązków związanych z obiegiem korespondencji mają jednak znacznie więcej, ponieważ nie mogą być pewni, z którego kanału komunikacji skorzysta w danej sprawie organ publiczny. - Deklaracje usprawnienia i ułatwienia komunikacji z organami publicznymi, dzięki e-doręczeniom na razie pozostają puste. O utrudnieniach w korzystaniu z nowego systemu sygnalizują nie tylko urzędnicy – problemy występują także po stronie adresatów korespondencji. Procedura odbioru przesyłek od podmiotów publicznych jest – przynajmniej na razie – dużo bardziej skomplikowana niż dotychczas - mówi.

Czytaj: Prof. Sibiga: Obowiązek skrzynki e-doręczeń dla prawników wątpliwy prawnie>>

 

Okres przejściowy - korespondencja z czterech źródeł

Mec. Jankowska wylicza, że do końca 2025 roku, w tzw. okresie przejściowym, podmioty publiczne mogą w sumie skorzystać z czterech różnych sposobów przekazania korespondencji (choć wybór konkretnego sposobu nie jest dowolny), przy czym podstawowym kanałem komunikacji mają być e-doręczenia.

- Poza przesyłką przesłaną na adres do e-doręczeń, pełnomocnik może spodziewać się wpływu korespondencji za pośrednictwem platformy ePUAP, poprzez dedykowany system teleinformatyczny (jak np. przez e-Urząd Skarbowy) czy w końcu w formie tradycyjnej przesyłki listowej. Nie uwzględnia to konieczności kontrolowania wpływu np. pism sądowych, które przychodzą do pełnomocnika przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych. Wielość sposobów korespondencji nie ułatwia komunikacji z podmiotami publicznymi. Co więcej, w praktyce, nawet jak uda się już ustalić, że przesyłka czeka na odbiór w skrzynce do e-doręczeń, jej faktyczne odebranie może być utrudnione – obecnie nieprawidłowo działający system nie zawsze pozwala na zapoznanie się z treścią korespondencji, pomimo formalnego jej odbioru - dodaje.

Zobacz w LEX: e-Doręczenia: Obowiązki pełnomocników od 1 stycznia 2025 > >

 

Z e-wysyłki lepiej nie korzystać 

- Problem z e-doręczeniami ma na obecnym etapie wymiar techniczny. Można mówić o trzech rodzajach problemów, które obecnie występują z systemem - z wysłaniem - długo trwa weryfikacja, dotarciem do odbiorcy i potwierdzeniem otrzymania - mówi z kolei prof. Grzegorz Sibiga z Instytutu Nauk Prawnych PAN. 

Podkreśla, że konsekwencją generalną obecnego stanu jest zagrożenie pewności obrotu prawnego w postępowaniach, ponieważ składa się nią także pewność sposobów doręczeń pism w prowadzonych postępowaniach. - Ta pewność musi charakter dwukierunkowy: pierwszy kierunek to doręczenia przez organ państwa swoich pism uczestnikowi postępowania, drugi to składanie pism przez uczestnika do organu państwa. Problemy występują z doręczeniami w obu kierunkach. Przechodząc do konkretów, problem pełnomocników profesjonalnych (radców prawnych, adwokatów, doradców podatkowych), składających pisma do organów administracji publicznej i organów podatkowymi, polega na  braku pewności, czy e-korespondencja dotrze w wymaganym terminie, a potrzebujemy potwierdzenia w tym zakresie.  Założenie było, że e-doręczenie będzie szybkie i proste. Tymczasem sam czas weryfikacji przez system wysłanego pisma potrafi być bardzo długi, a zwiększają go dodatkowo dołączone załączniki. W sprawach, w których to możliwe (np. w k.p.a.) pełnomocnicy bronią się korzystając z innych  dróg komunikacji, jeżeli to tylko prawnie możliwe - zaznacza.

Również mec. Jankowska wskazuje, że problemy pełnomocników z e-doręczeniami nie kończą się na odbiorze korespondencji. - Przykładowo, na gruncie przepisów ordynacji podatkowej, dla zachowania terminu na złożenie pisma, w przypadku wysyłki na adres do doręczeń elektronicznych organu, konieczne jest uzyskanie przez nadawcę dowodu otrzymania przesyłki przez organ przed upływem tego terminu. Teoretycznie nie powinno to stanowić żadnego problemu – zgodnie z przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych, dowód otrzymania jest bowiem wystawiany po wpłynięciu korespondencji na skrzynkę do e-doręczeń organu. Nikt po stronie organu nie musi faktycznie odbierać pisma, aby nastąpił skutek doręczenia i doszło do zachowania terminu złożenia pisma. Gdyby system działał prawidłowo, pełnomocnik otrzymywałby dowód otrzymania zaraz po wysyłce korespondencji, a wysyłka pisma byłaby możliwa aż do ostatniego dnia upływającego terminu. W praktyce pełnomocnicy czekają nawet kilka dni od chwili wysyłki na uzyskanie dowodu otrzymania. Błędy w funkcjonowaniu systemu zmuszą więc ich do nadawania pism na kilka dni przed upływem terminu – a nawet to nie pozwoli im zagwarantować, że termin w każdym przypadku zostanie zachowany - wyjaśnia.

I zaznacza, że przykłady wadliwego działania e-doręczeń prowadzą do wniosku, że w przypadku wysyłki tzw. pism terminowych do organów publicznych, obecnie lepiej całkowicie zrezygnować z korzystania ze skrzynki do e-doręczeń. - Wysyłka pisma przez system do e-doręczeń nie gwarantuje nam zachowania wyznaczonych terminów. Choć pełnomocnicy mają obowiązek posiadania i monitorowania skrzynki do doręczeń elektronicznych, to jednocześnie przepisy umożliwiają nadanie korespondencji do organów publicznych z pominięciem zawodnego systemu e-doręczeń. Do końca okresu przejściowego przewidziano, że doręczenie korespondencji do podmiotu publicznego przez ePUAP jest równoważne w skutkach z e-doręczeniem. Ponadto ustawa o doręczeniach elektronicznych nie wyłącza możliwości wysyłki korespondencji do podmiotów publicznych w formie tradycyjnej przesyłki listowej - podsumowuje.

Czytaj w LEX: Najczęściej zadawane pytania o e-doręczenia dla pełnomocników > >

 

Co dalej?

W ocenie prof. Sibigi mamy obecnie do czynienia z sytuacją kryzysową.- Dylematem jest, czy akceptowalne jest poprawianie błędów w trakcie dalszego korzystania z systemu przez użytkowników. W przestrzeni publicznej pojawia się radykalny postulat, aby zawiesić system i wrócić do innych sposobów na doręczenia. Wyłączenie systemem jest jednak najdalej idącym rozwiązaniem i nie istnieje jednoznacznie podstawa prawna na to pozwalająca - podsumowuje.

Profesor wyjaśnia, że problem dotyczy obecnie spraw administracyjnych i podatkowych. - Spraw samorządowych, ale generalnie wszystkich spraw prowadzonych na podstawie k.p.a. i Ordynacji podatkowej. Problem nie dotyczy portalu informacyjnego sądów i ePUAP, ponieważ te systemy komunikacji działają, z tym, że przecież ePUAP ma zostać wygaszony na rzecz e-doręczeń. Jeśli kwestie techniczne nie zostaną naprawione, to od 1 kwietnia 2025 r. problemy będą mieli również  przedsiębiorcy, ponieważ wtedy kończy się dla części z nich okres przejściowy na posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych  - kwituje.

Zobacz również w LEX: E-doręczenia pism przez organy egzekucyjne > >

 

Przedsprzedaż
Procedury kontrolne w sprawach podatkowych [PRZEDSPRZEDAŻ]
-15%

Cena promocyjna: 186.99 zł

|

Cena regularna: 220 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 165 zł