Doręczenia elektroniczne to usługa zaufania świadczona przez audytowanych, nadzorowanych przez ministra cyfryzacji dostawców. Usługa doręczeń jest realizowana na rzecz stron trzecich, czyli pozostaje niezależna zarówno od nadawcy, jak i odbiorcy, ale - co kluczowe - zapewnia niezależne dowody prawne wysłania i odebrania przesyłki. Warto już na wstępie podkreślić, że usługi e-Doręczenia mają taki sam status prawny w obrocie elektronicznym, jak usługa listu poleconego za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Obecnie w Polsce istnieje wiele systemów, które przyjmują elektroniczne przesyłki – to między innymi ePUAP, PUE ZUS, system doręczeń sądowych czy system fakturowania. Natomiast ujednolicona usługa e-Doręczenia dostarczy niezależne, uniwersalne, bezpieczne dowody uznawane sądowo i prawnie w całej Unii Europejskiej. Właśnie to sprawia, że elektroniczny list polecony staje się wygodną alternatywą, a w przyszłości ma zastąpić takie formy komunikacji z administracją państwową jak wspomniany ePUAP.
Usługa doręczeń elektronicznych świadczona przez firmy na konkurencyjnym rynku będzie dostępna zarówno dla odbiorców prywatnych, jak i administracyjnych. Budowanie takich rozwiązań informatycznych, z których korzysta jednocześnie administracja publiczna, przedsiębiorcy i obywatele, będzie wymagać determinacji, współpracy oraz konsensusu.
Czytaj w LEX: Sposoby doręczania w administracji publicznej: PURDE oraz ESP/ePUAP do 1 października 2024 r. >
Czytaj też: Do końca 2025 roku e-doręczenia tylko dla chętnych
Perspektywa rozwoju rynku
Często pojawia się pytanie, czy korzystanie z krajowego systemu e-Doręczeń będzie stanowić jedynie obowiązek prawny, czy też okazję do bezpieczniejszego dostępu do usług.
Obecnie wiele podmiotów zobowiązanych do korzystania z doręczeń elektronicznych skupia się na spełnieniu wymogu prawnego, czyli posiadaniu adresu do doręczeń elektronicznych. Argumentem za tak okrojonym działaniem jest fakt, że rynek ten dopiero się tworzy i wspólnie wszyscy się go uczymy. Z drugiej strony potencjał wykorzystania usług doręczeń elektronicznych, na przykład w komunikacji tych podmiotów z własnymi klientami, spotyka się z dużym zainteresowaniem. Nieunikniona wydaje się perspektywa rozwoju rynku, ale do tego potrzeba solidnych fundamentów, czyli gotowego, interoperacyjnego krajowego systemu e‑Doręczeń.
Czytaj w LEX: Korzystanie z doręczeń elektronicznych przez podmioty publiczne zgodnie z RODO >
To bardzo dobry i ważny sygnał, że w bliskiej perspektywie dostrzegany jest potencjał tej usługi. Aby go jednak wykorzystać, potrzebny jest stabilnie zbudowany rynek dostawców i odbiorców. Jedną z kluczowych, a nawet krytycznych kwestii związanych z budowaniem stabilności tego rynku, jest współpraca. Skoro użytkownicy oraz przedsiębiorcy mają wybór dostawcy usługi, to łączność między nimi musi być podobna do tej, która cechuje organizacje z branży telekomunikacyjnej lub bankowej. Tylko dzięki pełnej interoperacyjności jesteśmy w stanie odejść od tzw. „silosowości systemowej”, która często skutecznie blokuje rozwój rynku cyfrowego i możliwość rozwoju innych usług. Podłączenie do krajowego systemu doręczeń elektronicznych własnego systemu teleinformatycznego, niezależnie od tego, czy jest to system zarządzania dokumentami, portal usługowy, czy po prostu system poczty elektronicznej, powinno być kwestią konfiguracji opartej na jednolitym standardzie.
![[E-book] Zarządzanie kompetencjami. Perspektywa firmowa i osobista](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/81659/978-83-8358-438-6_,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Branża telekomunikacyjna już dawno potwierdziła, że interoperacyjność usług można osiągnąć bazując na standaryzacji, będącej jawnym, technicznym dialogiem pomiędzy konkurującymi ze sobą organizacjami.
Musimy lepiej komunikować e-Doręczenia
Krajowy system e-Doręczeń to nie rozwiązanie rządowe, tylko rynkowe, z którego już wkrótce będziemy wszyscy korzystać. Ta prosta zmiana powoduje, że usługa może spotkać się z większą aprobatą odbiorców. Komunikacja dotycząca usługi doręczeń elektronicznych była i jest nadal niewystarczająca, a co więcej dotyczy jedynie usługi publicznej, a nie całego krajowego systemu uwzględniającego rozwiązania komercyjne. Taka narracja powoduje, że sektor komercyjny często nie wiedział i nadal nie wie o alternatywach dostępnych w ramach budowanego rynku e‑Doręczeń. Brak pełnego obrazu sytuacji prowadzi często do podejmowania decyzji bez posiadania pełnych danych.
Czytaj w LEX: Krok po kroku - doręczenia elektroniczne dla przedsiębiorców >
Europejska i wewnątrzkrajowa perspektywa prawna
Doręczenia elektroniczne zostały zdefiniowane na poziomie Unii Europejskiej w ramach Rozporządzenia eIDAS. Określono także standardy europejskie (ETSI) warunkujące, jak te usługi powinny być budowane i jak powinny się między sobą łączyć.
W Polsce natomiast powstała ustawa o doręczeniach elektronicznych, w ramach której wskazano, że źródłem interoperacyjności będzie krajowy standard współdziałania usługi publicznej z dostawcami komercyjnymi (kwalifikowanymi). Innymi słowy, dostawcy kwalifikowani, chcący obsługiwać strumienie przesyłek publicznych i komercyjnych, muszą jednocześnie spełnić oba wyżej wymienione standardy. Na szczęście podstawą polskiego standardu są normy ETSI i ich spełnienie w praktyce potwierdza dopełnienie wymagań organizacyjnych i bezpieczeństwa w zakresie doręczeń elektronicznych.
Warto w tym miejscu przypomnieć założenia do ustawy o doręczeniach elektronicznych, które w jednoznaczny sposób wskazały, jak należy ten rynek zbudować i jaka jest intencja jego tworzenia:
„Projekt ustawy tworzy również podwaliny dla funkcjonowania rynku kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczonych w oparciu o określony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji standard usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Usługi te będą zapewniane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania działających na rynku polskim.
Celami szczegółowymi projektu ustawy są:
- zapewnienie wszystkim – zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym – możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego;
- standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – tak, aby w szczególności możliwa była skuteczna prawnie wymiana korespondencji między wszystkimi podmiotami korzystającymi z publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego."
Opóźnienia, brak współpracy… i wnioski na przyszłość
Co się jednak wydarzyło, skoro od wdrożenia ustawy o doręczeniach minęło ponad 30 miesięcy, a cały czas nie mamy funkcjonującego rynku doręczeń elektronicznych? W naszej opinii brakowało współpracy i partnerstwa, w którym od samego początku strona rządowa, administracyjna, pocztowa i komercyjna prowadziłyby działania mające na celu wzajemne wypracowanie relacji, standardów, rozwiązań. Zamiast współpracy powstawał system ePUAP 3, który był całkowicie zależny od dostawcy usługi portalu rządowego COI, jedynego interfejsu obywatel.gov.pl, oraz wiązał się z ograniczeniami wynikającymi z decyzji bardziej politycznych niż użytkowo-technologicznych.
Stąd może wynikać chociażby konieczność przesunięć terminów uruchomienia krajowego systemu e-Doręczeń, brak podłączonych podmiotów publicznych oraz brak integracji z usługami publicznymi.
Warto wyciągnąć z tego wnioski na przyszłość. Wykonano bardzo dużo działań organizacyjnych, technicznych i rozwojowych. Wiele osób poznało i zrozumiało, czym są doręczenia elektroniczne oraz jaki potencjał biznesowy mogą przynieść dla wszystkich uczestników rynku. Najważniejsze, że zaczęto prowadzić ze sobą dialog technologiczny i organizacyjny, oraz że przy ministrze cyfryzacji zostało powołane gremium, które pozwoli na podejmowanie decyzji w zakresie funkcjonowania i rozwoju doręczeń przy uczestnictwie zainteresowanych stron, w tym dostawców usług zaufania.
Zbudowanie takiego systemu, w sensie technicznym, organizacyjnym i politycznym to sztuka kompromisu dla każdej ze stron. Potrzebne jest wzajemne zrozumienie wszystkich uczestników rynku. Konieczne jest przyjęcie perspektywy użytkownika i poszanowanie jego prawa do wyboru, który może być możliwe tylko wtedy, gdy mamy do czynienia z rynkiem konkurujących między sobą rozwiązań. Potrzeba też zrozumienia uwarunkowań bezpieczeństwa, w których standaryzacja nie może być zależna od pojedynczego podmiotu, musi uwzględniać czas potrzebny na dostosowanie, testowanie, audytowanie usług, a także na zapewnienie stabilności rozwiązań.
Dlatego, patrząc przez pryzmat całego rynku, należy dążyć do procesu zarządzania zmianą i utrzymywania zgodności nowych rozwiązań z dotychczas użytkowanymi. Rynek nie powinien być zaskakiwany zmianami, bo łańcuch zależności informatycznej między poszczególnymi uczestnikami rynku e-Doręczeń jest krytyczny. Oba sektory rynku powinny najpierw doprecyzować zakres zmian, a następnie z odpowiednim wyprzedzeniem wprowadzić go od strony prawnej, jak i technicznej z uwzględnieniem szerokich testów interoperacyjności.
Zgoda buduje
Przed nami dodatkowy okres na solidne przygotowanie całego rynku na doręczenia elektroniczne. Podmioty, nierzadko będące dla siebie konkurencją, muszą ze sobą ściśle współpracować. To oczywiście wyzwanie, jednak nie mniejsze, niż współpraca sektora komercyjnego z publicznym. Nie stać nas na brak współpracy, ponieważ wtedy doręczenia elektroniczne będą obowiązkowym, ale nieużytecznym rozwiązaniem, omijanym przez wszystkie strony. Powstanie konkurencyjnego rynku będzie niosło za sobą innowacyjność, nowe pomysły rozwiązań, sposobu łączności z usługami, bardziej elastyczne modele wykorzystania. Wiele nowości wymagać też będzie dialogu, nowych interfejsów i pakietów integracyjnych. Jednakże jedynie rzeczywista i zdrowa konkurencja, oparta na dialogu zainteresowanych stron, będzie przyczyniać się do rozwoju tego rynku.
Należy wykorzystać osiągnięty już dorobek grup roboczych, które pracują cyklicznie nad rozwojem tego rynku. Przykładem może być współpraca Związku Cyfrowa Polska i Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji, gdzie zespoły merytoryczne współpracują ze sobą w celu wypracowania operacyjnych kwestii związanych z technologią, prawem i komunikacją. Bardzo sobie cenimy aktualne podejście ze strony Ministerstwa Cyfryzacji i podjęcie wspólnych działań w celu rozwoju rynku, bo cyfryzacja korespondencji elektronicznych jest działaniem zespołowym, które wymaga silnej współpracy pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami.
Artur Miękina oraz Michał Tabor, eksperci Związku Cyfrowa Polska
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
