PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2020,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0116/2022),
A. mając na uwadze, że według zestawienia dochodów i wydatków 1 Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok 2020 wyniósł 240 119 000 EUR, co stanowi spadek o 16,74 % w porównaniu z rokiem 2019, kiedy to budżet Agencji zwiększono o 40,23 % w porównaniu z rokiem 2018; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi niemal wyłącznie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw w odniesieniu do dochodów są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach; mając na uwadze, że Trybunał zidentyfikował łączną kwotę płatności w wysokości 10 405 074,69 EUR, którą uznał za niezgodną z postanowieniami odpowiedniej umowy ramowej, stanowiącą 4,1 % środków na płatności dostępnych w 2020 r., a tym samym przekraczającą próg istotności ustalony na potrzeby kontroli, w wyniku czego wydano opinię z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń; mając na uwadze, że z wyjątkiem tych niezgodnych płatności Trybunał stwierdza, że operacje leżące u podstaw rozliczeń w odniesieniu do płatności za rok zakończony 31 grudnia 2020 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;
Zarządzanie budżetem i finansami
1. ubolewa, że starania związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2020 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 75,61 %, który mimo że stanowi wzrost o 31,10 % w porównaniu z rokiem 2019, nadal jest znacznie niższy od wyznaczonego celu; zauważa ponadto, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 96,24 %, co stanowi wzrost o 3,96 % w porównaniu z rokiem 2019;
2. odnotowuje uwagi Trybunału dotyczące wysokiej kwoty przeniesień w tytułach II i III budżetu Agencji; zauważa, że Agencja zastosowała automatyczne przeniesienia środków niezróżnicowanych w tytule II w wysokości 10 200 000 EUR (59,4 %) z całkowitej kwoty automatycznych przeniesień wynoszącej 17 200 000 EUR; zauważa, że Agencja zastosowała również nieautomatyczne przeniesienia środków na zobowiązania w tytule III w wysokości 56 300 000 EUR (23 % środków w ostatecznym budżecie), głównie związane z europejskim systemem przekazywania informacji z rejestrów karnych (ECRIS), europejskim systemem informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż (ETIAS) i systemami interoperacyjności, oraz że te nieautomatyczne przeniesienia są znacznie niższe niż nieautomatycznie przeniesiona w 2019 r. kwota 159 000 000 EUR (55 % środków w ostatecznie przyjętym budżecie), lecz nadal stanowią znaczną kwotę w porównaniu z całkowitym budżetem; przyjmuje do wiadomości wniosek Trybunału, że chociaż charakter działań Agencji może rozszerzać się na następny rok, nadmierna kwota przeniesień w tytułach II i III wskazuje na różne problemy strukturalne wpływające na zgodność z art. 9, 12 i 28 przepisów finansowych Agencji; wzywa Agencję do zajęcia się tymi problemami;
3. z żalem odnotowuje, że budżet wykonano na poziomie niższym, niż planowano; wzywa Agencję, by wspólnie z Komisją lepiej dostosowywała planowanie budżetu do harmonogramu przyjmowania powiązanych aktów prawnych; zauważa, że Agencja podjęła działania mające na celu poprawę sytuacji;
Wyniki
4. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja wykorzystuje niektóre narzędzia jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania, aby ocenić wartość dodaną wynikającą z jej działalności oraz usprawnić zarządzanie budżetem; zauważa, że w 2020 r. Agencja zaktualizowała swoje instytucjonalne kluczowe wskaźniki skuteczności działania, przy czym dziesięć z 30 wskaźników nie uległo zmianie lub zmiany miały w ich przypadku charakter jedynie redakcyjny, jeden wskaźnik usunięto, wprowadzono jeden nowy wskaźnik, a inne wskaźniki zaktualizowano z różnych powodów, takich jak: zmiany w otoczeniu regulacyjnym Agencji, spostrzeżenia uzyskane z audytów oraz dostępność lepszych wskaźników;
5. zwraca uwagę, że według oświadczenia Agencji osiągnęła ona swoje cele na 2020 r. określone w rozporządzeniu ją ustanawiającym, rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1726 2 , poczyniła postępy w realizacji celów i zadań określonych w strategii długoterminowej Agencji oraz osiągnęła rezultaty określone w jej rocznym programie prac na 2020 r., zarówno pod względem wyników, jak i skuteczności działania; zauważa, że wydajność i dostępność systemów informatycznych obsługiwanych przez Agencję były zgodne z odpowiednimi umowami o gwarantowanym poziomie usług; odnotowuje, że kontynuowano wdrażanie nowych systemów informatycznych, a także rozwój interoperacyjności między nowymi a istniejącymi systemami; zauważa, że wdrożenie nowego systemu wjazdu/wyjazdu (EES) opóźniło się o dwa miesiące, ponieważ Rada ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych postanowiła odroczyć uruchomienie go, by dać państwom członkowskim więcej czasu na przygotowanie się; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w odniesieniu do pozostałych nowych systemów informatycznych Agencja informuje, iż nie wpłynęło to negatywnie na harmonogramy wdrażania;
6. zauważa, że w 2020 r. Agencja podpisała przetarg na przekrojowy model inżynieryjny w celu odejścia od stosowania podejścia hermetycznego w rozwoju i eksploatacji systemów; odnotowuje, że model ten ma na celu utworzenie umownej struktury projektowania, rozwoju, testowania i wdrażania nowych systemów informatycznych;
7. podkreśla, że Agencja wnosi ważny wkład w zwiększanie bezpieczeństwa w Unii, ponieważ zachowuje wobec powierzonych jej informacji najwyższe poziomy bezpieczeństwa informacji i ochrony danych, świadczy wysokiej jakości usługi i pomaga w dostosowaniu zdolności technologicznych państw członkowskich do ich potrzeb; zwraca uwagę na konieczność podejmowania wszelkich niezbędnych środków, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla przetwarzanych informacji; odnotowuje, że nowy mandat Agencji określony w rozporządzeniu (UE) 2018/1726, które weszło w życie 11 grudnia 2018 r., zwiększył jej możliwości usprawniania istniejących i wprowadzania nowych systemów informacyjnych; z zadowoleniem przyjmuje dalsze działania, jakie Agencja podjęła w 2020 r., aby dostosować się do tego nowego mandatu;
8. wyraża zadowolenie z przyjęcia przez Komisję, w grudniu 2020 r., wniosku dotyczącego rozporządzenia w sprawie systemu e-CODEX; wyraża zadowolenie z porozumienia zawartego w tej kwestii przez współustawodawców w grudniu 2021 r.; przypomina, że Agencja będzie odgrywać kluczową rolę w pomyślnym wdrożeniu systemu e-CODEX, a także że Komisja powinna przewidzieć stosowne środki na ten wzrost zakresu odpowiedzialności Agencji;
Polityka kadrowa
9. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia Agencji zrealizowano w 89,6 % - przyjęto 181 pracowników na czas określony, podczas gdy plan zatrudnienia przewidywał 202 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 172 stanowiskami zatwierdzonymi w 2019 r.); odnotowuje ponadto, że w 2020 r. Agencja zatrudniała 83 pracowników kontraktowych i 10 oddelegowanych ekspertów krajowych z zatwierdzonej w planie zatrudnienia liczby 111 pracowników kontraktowych i 11 oddelegowanych ekspertów krajowych;
10. z zaniepokojeniem odnotowuje skład kadry kierowniczej wyższego szczebla Agencji pod względem płci (dwóch mężczyzn (100 %) i żadna kobieta), skład zarządu (44 mężczyzn (81,5 %) i 10 kobiet (18,5 %)) oraz pracowników ogółem (184 mężczyzn (69,7 %) i 80 kobiet (30,3 %)); zwraca się do Agencji, aby w przyszłości zapewniła równowagę płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla i wśród pracowników; apeluje do Komisji i państw członkowskich, aby podczas mianowania kandydatów na członków zarządu Agencji uwzględniały znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci;
11. zwraca uwagę na trudności napotykane w procedurach rekrutacji Agencji wskutek pandemii COVID-19, która znacznie spowolniła rekrutację nowych pracowników i wdrażanie ich w obowiązki - Agencja poinformowała, że w 50 % procedur rekrutacji, które osiągnęły ostatni etap, ograniczenia związane z COVID-19 miały bezpośredni wpływ na ich przebieg lub doprowadziły do opóźnień w podjęciu obowiązków; zauważa, że według informacji Agencji rozpoczęła ona 25 procedur naboru, a do końca roku zamknięto 19 procedur skutkujących wystosowaniem 21 ofert pracy, które zostały przyjęte;
12. zauważa, że Agencja poinformowała, iż jej zaufani doradcy otrzymali siedem wypełnionych formularzy z nieformalną prośbą o informacje i porady lub wskazówki i wsparcie w przypadkach mobbingu i sytuacji konfliktu; zwraca uwagę, że nie zgłoszono formalnie żadnego przypadku nękania w następstwie otrzymania tych informacji oraz że w 2020 r. nie wniesiono do Sądu żadnej sprawy dotyczącej nękania; odnotowuje, że zaufani doradcy Agencji są regularnie szkoleni i otrzymują wsparcie ze strony ekspertów zewnętrznych;
13. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja prawidłowo wdrożyła zalecenie Trybunału dotyczące właściwej oceny podań o pracę w procedurach rekrutacyjnych;
Zamówienia
14. z zadowoleniem przyjmuje podpisanie przetargu na przekrojowy model inżynieryjny - największego w historii przetargu podpisanego przez Agencję; zauważa, że Agencja przedstawia ten model jako znaczącą innowację w operacyjnym modelu zaopatrzenia Agencji mającą przynieść istotne korzyści w procesie zarządzania dostawcami i umowami, w tym lepszy stosunek wartości do ceny, korzyści skali i szybsze procedury udzielania zamówień, a jednocześnie zmniejszyć zależność Agencji od stosunkowo niewielkiej liczby dostawców; z zadowoleniem przyjmuje innowacyjne podejście, zachęca Agencję do dalszego stosowania go i wzywa ją do poinformowania organu udzielającego absolutorium o tym, czy korzyści te urzeczywistniają się oraz w jaki sposób Agencja zarządza ryzykiem nieodłącznie związanym z innowacyjnym podejściem;
15. zauważa, że przygotowanie specyfikacji zaproszenia do składania ofert w związku z przekrojowym modelem inżynieryjnym ukończono w styczniu 2020 r., a 29 stycznia 2020 r. rozpoczęto postępowanie o udzielenie zamówienia składające się z czterech części oraz obejmujące usługi powiązane, mianowicie część 1: projektowanie, koordynacja, zapewnianie jakości i wsparcie integracji, część 2: usługi rozwojowe, część 3: infrastruktura (sprzęt, oprogramowanie i powiązane usługi) oraz część 4: badania i kwalifikacje; odnotowuje, że umowy dotyczące części 1, 2 i 3 podpisano w 2020 r., umowę dotyczącą części 4 podpisano zaś w lipcu 2021 r.; zwraca uwagę, że ukończenie tych procedur jest dla Agencji znaczącym osiągnięciem, w szczególności biorąc pod uwagę ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19;
16. zauważa, że Trybunał stwierdził, iż Agencja udzieliła konkretnego zamówienia dotyczącego oprogramowania, które różniło się od oprogramowania oferowanego przez wykonawcę w ofercie dotyczącej powiązanej umowy ramowej; zwraca uwagę, że Agencja nie zmieniła umowy ramowej; zauważa, że według uwagi Trybunału nabycie innego produktu, który nie jest uwzględniony w ofercie cenowej, po cenie innej niż produkt pierwotnie oferowany, stanowi odstępstwo od umowy ramowej; odnotowuje wniosek Trybunału, że konkretne zamówienie jest niezgodne z umową ramową, podobnie jak związana z nim płatność w wysokości 10 399 834 EUR; zauważa, że Agencja przyjmuje do wiadomości uwagi Trybunału, i podkreśla, że po wydaniu uwagi przez Trybunał Agencja szybko zareagowała, wprowadzając poprawkę do umowy ramowej, aby skorygować początkowe zaniechania; zwraca uwagę, że Agencja twierdzi, iż niezgodność nie spowodowała szkody dla interesów finansowych Agencji ani Unii, ponieważ jej zdaniem wydatki były uzasadnione; ubolewa, że Agencja nie przestrzegała odpowiednich procedur, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że chodzi o znaczną kwotę; odnotowuje obszerne wypowiedzi dyrektora wykonawczego Agencji podczas wysłuchania przed Komisją Kontroli Budżetowej Parlamentu 29 listopada 2021 r., w których stwierdził on, że decyzja o nabyciu przedmiotowego oprogramowania była świadomą decyzją kierownictwa Agencji, aby ograniczyć powielanie szkoleń i wsparcia, a ostatecznie zmniejszyć ogólne koszty operacyjne Agencji; podkreśla, że nawet jeśli można zakładać możliwość zaoszczędzenia kosztów, należy zawsze przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących zamówień publicznych, aby zapewnić podatnikom unijnym najlepszy stosunek wartości do ceny dzięki przejrzystym i konkurencyjnym procedurom udzielania zamówień publicznych; wzywa Agencję do dopilnowania, aby przepisy dotyczące zamówień publicznych były zawsze przestrzegane;
17. zwraca uwagę, że brak wyspecjalizowanych stanowisk administracyjnych może mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie procedur udzielania zamówień w Agencji; zwraca się do Komisji i Agencji, by zaangażowały się w aktywny dialog na temat poprawy planu zatrudnienia Agencji, zwłaszcza na temat poziomu, na którym przydziela się stanowiska;
18. zauważa, że Trybunał ustalił, iż Agencja podpisała formularz zamówienia na usługi konserwacji obejmującego okres od 7 listopada 2020 r. do grudnia 2024 r. (cztery lata), co jest sprzeczne z postanowieniami odnośnej umowy ramowej, w której zezwala się na fakturowanie usług z wyprzedzeniem na rok; zwraca uwagę, że Trybunał stwierdził, iż kwota 5 241 EUR wypłacona wykonawcy za usługi, które mają zostać wykonane po 7 listopada 2021 r., jest nieprawidłowa; zauważa, że chociaż chodzi o stosunkowo niewielką kwotę, należy uwzględnić ryzyko utraty reputacji wskutek nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, etyka oraz przejrzystość
19. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Agencji służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz ochronie sygnalistów; zauważa, że Agencja ustanowiła przepisy dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do pracowników; odnotowuje, że 23 grudnia 2020 r. zarząd Agencji przyjął przepisy wykonawcze dotyczące zapobiegania konfliktom interesów pracowników i zarządzania takimi konfliktami, aby w przejrzysty i spójny sposób zapewnić odpowiednie postępowanie w sytuacjach, w których może dojść do konfliktów interesów; zauważa, że te przepisy wykonawcze mają zastosowanie do pracowników Agencji, w tym do dyrektora wykonawczego, zastępcy dyrektora wykonawczego, oddelegowanych ekspertów krajowych oraz stażystów na stażach płatnych i bezpłatnych;
20. zauważa z uznaniem, że Agencja publikuje na swojej stronie internetowej deklaracje interesów członków zarządu i kadry kierowniczej wyższego szczebla; ubolewa jednak, że życiorysy członków zarządu nie są zamieszczone na stronie internetowej Agencji; przypomina apel organu udzielającego absolutorium w ramach procedury udzielenia absolutorium za 2019 r. o publikowanie tych życiorysów na stronie internetowej Agencji w celu zwiększenia przejrzystości;
21. wzywa Agencję do podjęcia działań w celu zapewnienia pełnej zgodności z unijnymi zasadami przejrzystości, a także z prawami podstawowymi i normami ochrony danych;
Kontrola wewnętrzna
22. z zadowoleniem przyjmuje przeprowadzoną przez Agencję roczną ocenę jej systemu kontroli wewnętrznej, w której to ocenie stwierdzono, że system kontroli wewnętrznej jest obecny, funkcjonuje i jest skuteczny, chociaż potrzebne są pewne ulepszenia; wzywa Agencję, aby uwzględniła w swojej ocenie uwagi Trybunału dotyczące nieprzestrzegania procedur udzielania zamówień publicznych oraz aby oceniła wpływ stwierdzonych uchybień na zasady i elementy kontroli wewnętrznej;
23. odnotowuje, że na koniec 2020 r. wskaźnik wykonania zaleceń z kontroli wyniósł 65 % (24 zalecenia wdrożono, a 37 zaleceń oczekiwało na wdrożenie); zauważa, że na koniec 2020 r. otwartych było łącznie 31 zaleceń, z których żadne nie było "krytyczne"; zauważa z zaniepokojeniem, że w przypadku 13 zaleceń przekroczono termin realizacji, co oznacza, że wdrażanie zalecenia trwało mimo upływu terminu jego realizacji;
24. z zadowoleniem przyjmuje postępy poczynione w odniesieniu do uwag Trybunału i rezolucjach Parlamentu w sprawie absolutorium z poprzednich lat oraz fakt, że Agencja prawidłowo wdrożyła zalecenie Trybunału dotyczące właściwej oceny wniosków w procedurach rekrutacyjnych; przypomina, że prace w odniesieniu do czterech pozostałych uwag są nadal w toku; wzywa Agencję do wzmożenia wysiłków w celu wdrożenia działań naprawczych w odniesieniu do nieuwzględnionych uwag Trybunału;
Reakcja na COVID-19 i ciągłość działania
25. odnotowuje zakłócenia spowodowane pandemią COVID-19, które stanowiły wyzwanie dla ciągłości działania Agencji i dostępności istniejących wielkoskalowych systemów informatycznych, jak również dla wdrożenia nowych systemów powierzonych Agencji; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że pomimo tych wyzwań Agencja zapewniała nieprzerwaną dostępność istniejących wielkoskalowych systemów informatycznych (System Informacyjny Schengen (SIS), wizowy system informacyjny (VIS) i europejska baza danych odcisków palców do celów azylowych (Eurodac)) i poczyniła dalsze postępy we wdrażaniu EES, ETIAS i pakietu interoperacyjności. zauważa z uznaniem, że Agencja zastosowała środki łagodzące, które pozwoliły jej ograniczyć negatywny wpływ pandemii;
26. zauważa, że Agencja ograniczyła fizyczną obecność pracowników w obiektach Agencji i zastosowała środki mające na celu utrzymanie zdrowych miejsc pracy dla personelu o krytycznym znaczeniu, zapewniając tym samym ciągłość działania systemów Agencji; zwraca uwagę, że Agencja musiała również wprowadzić środki ograniczające wpływ pandemii COVID-19 na rozwój i wdrażanie systemów ze względu na zakłócenia w łańcuchach dostaw w drugiej połowie 2020 r. oraz ze względu na ograniczenia związane z podróżą i dostępem, które to ograniczenia uniemożliwiły dostępność pracowników i wykonawców na potrzeby pracy na miejscu; zauważa, że pomimo tych trudności Agencja poczyniła znaczne postępy w kluczowych projektach, takich jak wdrożenie SIS drugiej generacji (SIS II), etap 2 automatycznego systemu informacji daktyloskopijnej oraz integracja nowych użytkowników z systemami SIS i VIS;
Inne uwagi
27. zauważa z uznaniem, że Agencja opracowała, wynegocjowała i podpisała plany współpracy dwustronnej z Europejskim Urzędem Wsparcia w dziedzinie Azylu (obecnie Agencja Unii Europejskiej ds. Azylu), Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej i Agencją Unii Europejskiej ds. Cyberbezpieczeństwa (ENISA); zauważa, że Agencja kontynuowała również współpracę z innymi agencjami partnerskimi, takimi jak Agencja Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania (CEPOL) w zakresie działań szkoleniowych, Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej w zakresie SIS, EES, ETIAS i interoperacyjności, CEPOL w zakresie VIS, wniosku o informacje uzupełniające na poziomie dostępów krajowych (SIRENE), SIS, EES, ETIAS i interoperacyjności oraz Agencja Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust) w zakresie Eurodac i SIS;
28. z zadowoleniem przyjmuje aktywną obecność Agencji w internecie w 2020 r., m.in. za pośrednictwem kampanii "Discover eu-LISA" ["Odkryj eu-LISA"], udziału Agencji w 16 wspólnych działaniach i kampaniach z agencjami unijnymi działającymi w obszarze wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych oraz interaktywnej gry quiz.eulisa. europa.eu; zachęca Agencję do dalszego promowania jej prac, badań i działań w celu zwiększenia jej widoczności w społeczeństwie;
29. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Agencja poczyniła znaczne postępy w realizacji projektu budowy drugiego skrzydła centrum technicznego w Strasburgu, gdyż władze francuskie formalnie przekazały Agencji działkę o powierzchni 20 000 m2 graniczącą z jej obecnym kompleksem budynków, na której stanie nowe skrzydło;
30. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. 3 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
