Decyzja 2015/1657 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1657

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 178/2002 z dnia 28 stycznia 2002 r. ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w zakresie bezpieczeństwa żywności ⁵ , w szczególności jego art. 44,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0097/2015),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Ochrony Środowiska Naturalnego, Zdrowia Publicznego i Bezpieczeństwa Żywności (A8-0097/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2013 zamknął się kwotą 78 051 000 EUR, co stanowi spadek o 0,31 % w porównaniu z 2012 r.,

B. mając na uwadze, że cały budżet Urzędu pochodzi z budżetu Unii,

C. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013 Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że odnośnie do trzech uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2011 i oznaczonych jako znajdujące się "w trakcie realizacji" w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i dwie z nich oznaczone są teraz w sprawozdaniu Trybunału jako "zrealizowane", a jedna jako "nie dotyczy"; zwraca ponadto uwagę, że w związku z trzema uwagami poczynionymi w sprawozdaniu Trybunału za rok 2012 podjęto działania naprawcze i jedna uwaga oznaczona jest teraz jako "zrealizowane", jedna jako "nie dotyczy", a jedna jako "w trakcie realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu uznaje, że:

- zatwierdzanie systemów lokalnych połączono w stosownych przypadkach z zatwierdzaniem systemów księgowych księgowego oraz z centralnym systemem rachunkowości memoriałowej ABAC i systemem SAP,

- monitorowanie poziomu wykonania budżetu oraz ogólnego poziomu przeniesień jest w dalszym ciągu usprawniane, aby przeniesienia nie odbiegały od celów w zakresie wykonania budżetu ustalonych w związku z działalnością operacyjną,

- wybory przewodniczącego i wiceprzewodniczącego zarządu należy przeprowadzić w tajnym głosowaniu w ramach otwartej sesji za pośrednictwem transmisji internetowej audio, zgodnie z przepisami regulaminu przyjętego w czerwcu 2013 r.,

- okresowy dialog ze stronami zainteresowanymi działalnością Urzędu ma charakter regularny; zwraca uwagę na działania podejmowane z myślą o przejrzystości, takie jak publiczne konsultacje w sprawie inicjatywy na rzecz przekształcenia Urzędu w instytucję otwartą lub powołanie grup specjalistów w Urzędzie,

- wdrażane są zalecenia konsultanta zewnętrznego dotyczące zarządzania danymi, ciągłości działania i bezpieczeństwa informatycznego; apeluje do Urzędu o informowanie organu udzielającego absolutorium o dalszych wynikach wdrażania działań naprawczych,

- Urząd zoptymalizował swoją stronę internetową, aby uczynić ją bardziej przyjazną dla użytkownika oraz ułatwić konsultacje dotyczące ważnych aspektów pracy naukowej, takich jak ekspertyza naukowa, gromadzenie danych, metodologia oceny ryzyka, opinie w sprawie oceny ryzyka, a także tego, jak mogą one wpływać na obywateli Unii poprzez szybki dostęp do naukowych porad, artykułów w czasopismach lub najnowszych doniesień;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 98,80 %, co stanowi nieznaczny spadek w porównaniu z rokiem poprzednim (99,30 %), natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności był wysoki i wyniósł 90,80 %; na podstawie rocznego sprawozdania Urzędu za 2013 r. zauważa, że w tytule I (Personel) oraz II (Infrastruktura) budżet wykonano w 100 %, natomiast w tytule III (Działalność) wskaźnik wykonania osiągnął 96,99 %;

4. na podstawie rocznego sprawozdania Urzędu ustalił, że poziom wykonania budżetu jest o 1 % niższy od pierwotnego celu oraz że ogólny poziom płatności jest o 2 % niższy od pierwotnego celu; przyznaje jednak, że działania w zakresie monitorowania budżetu podejmowane w ciągu roku budżetowego 2013 w dalszym ciągu przyczyniają się do stale wysokiego wskaźnika wykonania budżetu;

Zobowiązania i przeniesienia

5. na podstawie rocznego sprawozdania Urzędu stwierdza, że zaciągnięte zobowiązania przeniesione na rok 2014 wynoszą 6 431 431 EUR, a więc są niższe niż w roku poprzednim; zwraca uwagę, że spadek ten wiąże się przede wszystkim z centralizacją płatności na rzecz ekspertów, co doprowadziło do podniesienia wydajności procesu przetwarzania płatności, a także z faktem, że nie podniesiono środków w budżecie operacyjnym na infrastrukturę informatyczną w wyniku przesunięć z innych działów budżetu pod koniec 2013 r.;

6. zauważa, że choć ogólny poziom przeniesień obniża się regularnie od 2008 r. (spadł z 23 % do 11 %), a wskaźnik płatności wzrósł z 73 % do 91 %, potrzebna jest dalsza poprawa w monitorowaniu wykonania budżetu, aby utrzymać przeniesienia na poziomie zgodnym z celami wykonania budżetu określonymi dla działalności operacyjnej;

Przesunięcia

7. zauważa, że poziom przesunięć utrzymywał się w granicach wytyczonych na mocy przepisów finansowych, gdyż przesunięcie z tytułu I (Personel) do tytułu II (Infrastruktura) opiewało na kwotę 418 965 EUR, która stanowi 4,7 % tytułu II; przyznaje, że przesunięcie to wynikało głównie z odrzucenia przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wniosku Komisji dotyczącego indeksacji wynagrodzeń za 2011 r., dzięki czemu Urząd mógł dokonać wcześniejszych płatności w związku z nabyciem budynków i obniżyć wysokość rat odsetkowych;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

8. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu zauważa, że pod koniec 2013 r. zajętych było 93,45 % planowanych stanowisk pracy; przyjmuje do wiadomości niższy wskaźnik obsadzenia stanowisk w porównaniu z 2012 r.;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że po konsultacjach z kluczowymi partnerami w 2014 r. dokonał on częściowego przeglądu przepisów wykonawczych dotyczących polityki niezależności w odniesieniu do deklaracji o braku konfliktu interesów i doprecyzował te przepisy; jednakże ubolewa nad tym, że zmienione procedury dotyczące kontroli rocznych, specjalnych i ustnych deklaracji o braku konfliktu interesów, składanych przez członków komitetu naukowego, paneli naukowych i grup roboczych Urzędu, wciąż podlegają kierownikom działów; zwraca jednak uwagę, że w ramach tej procedury wprowadzono kryteria będące podstawą kontroli, a także funkcję urzędnika ds. kontroli deklaracji, którego zadaniem jest natychmiastowe zgłaszanie wszelkich ewentualnych konfliktów interesów urzędnikowi ds. sprawozdawczości;

10. głęboko ubolewa, że pomimo tego przeglądu nie zlikwidowano głównych luk w przepisach wykonawczych Urzędu; zauważa w szczególności, że oceny interesów naukowców dokonuje się w odniesieniu do mandatu odnośnego panelu, a nie do kompetencji Urzędu, podczas gdy to kompetencje Urzędu stanowią odniesienie dla deklaracji o braku konfliktu interesów;

11. apeluje do Urzędu o dołożenie konkretnych starań, aby wyeliminować tę możliwą arbitralną praktykę ze swoich procedur wewnętrznych w celu zagwarantowania bezstronności Urzędu w odniesieniu do zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz wyeliminowania wszelkiego ryzyka; wyraża głębokie rozczarowanie powszechną praktyką Urzędu polegającą na stosowaniu podwójnych standardów w zakresie konfliktów interesów: innych w stosunku do ekspertów z organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności i innych w przypadku pozostałych pracowników; ponadto wzywa Urząd do przyjęcia do końca września 2015 r. polityki "drzwi obrotowych";

12. uważa, że zwłaszcza do interesów finansowych należy podchodzić z największą starannością, a ekspertów należy zobowiązać do oświadczania, czy ich działalność była źródłem wynagrodzenia czy nie; jest zdania, że jeżeli tak było, należy określić kwotę; wyraża opinię, że Urząd nie powinien akceptować obecnej praktyki polegającej na tym, że eksperci nie przyznają się do swoich interesów, np. poprzez użycie wyrażenia "spółka prywatna";

13. zauważa z zaniepokojeniem, że w niedawnym orzeczeniu Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że Urząd powinien zmienić swoje zasady dotyczące konfliktów interesów oraz powiązane instrukcje i formularze, jakie wykorzystuje do deklaracji o braku konfliktu interesów, aby eksperci pracujący w środowisku akademickim podawali Urzędowi wszystkie istotne informacje; wzywa Urząd do dopilnowania, by naukowcy z jego paneli i grup roboczych ujawniali ustalenia finansowe między wydziałami uniwersytetów, dla których pracują, i spółkami handlowymi, jeśli te ustalenia podlegają kompetencjom Urzędu;

14. docenia doprecyzowanie zakresu konfliktów interesów za pomocą nowych definicji dotyczących m.in. obowiązku zgłaszania nawet najmniejszych korzyści majątkowych lub praktyki zezwalania na anonimizację interesów ekspertów tylko w wyjątkowych przypadkach i wyłącznie w celu zagwarantowania przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych; niemniej jednak ubolewa, że definicja "interesu" (określona w art. 2 pkt 2 lit. a) decyzji dyrektora wykonawczego Urzędu w sprawie deklaracji o braku konfliktu interesów) nie obejmuje również "wszelkiego istotnego interesu osobistego, natury finansowej czy niefinansowej, bądź relacji osobistych lub rodzinnych itp.", zgodnie z wytycznymi Komisji z 2013 r. dotyczącymi zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w agencjach zdecentralizowanych UE;

15. zauważa z zaniepokojeniem, że zmienione przepisy Urzędu dotyczące deklaracji o braku konfliktu interesów wyraźnie wykluczają ekspertów z organizacji zajmujących się bezpieczeństwem żywności, jeżeli zostali oni wyznaczeni przez państwa członkowskie i w ponad 50 % są opłacani ze źródeł prywatnych;

16. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że po okresie zatrudnienia w Urzędzie stosuje się dwuletni okres karencji w oparciu o zasadę oceny ryzyka w stosunku do ekspertów zatrudnianych przez podmioty przemysłu spożywczego, ale nie w stosunku do wszystkich innych form współpracy z przedsiębiorstwami wchodzącymi w zakres kompetencji Urzędu; ponownie podkreśla, że Urząd powinien stosować dwuletni okres karencji w przypadku wszelkich istotnych interesów związanych z komercyjnym sektorem rolno-spożywczym, które obejmują finansowanie badań, umowy o usługi doradcze oraz stanowiska decyzyjne w organizacjach podporządkowanych danej branży; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o wynikach przeprowadzanej oceny skutków w odniesieniu do możliwości wprowadzenia dodatkowych okresów karencji, co będzie miało miejsce w ramach planowanego przeglądu polityki, a także do włączenia do swoich sprawozdań rocznych środków podejmowanych w celu przestrzegania realizacji okresów karencji; wzywa do wykorzystania jako pierwszego wskaźnika przy tej ocenie skutków niezależności Urzędu względem sektorów gospodarki, które reguluje;

17. głęboko ubolewa, że w regulaminie zarządu w art. 1 ust. 2 przewidywano nieprzejrzystą procedurę wyboru, ponieważ zarząd wybiera swojego przewodniczącego i wiceprzewodniczących w głosowaniu tajnym, wbrew zaleceniu organu udzielającego absolutorium z 2014 r.; wzywa Urząd do zmiany tej zasady oraz zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności w przypadku każdego głosowania przed końcem września 2015 r. oraz do powstrzymania się od jakichkolwiek nominacji w ramach tajnej procedury;

18. uważa, że Urząd powinien nadal zwracać uwagę na opinię publiczną i w jak największym stopniu zobowiązać się do prowadzenia otwartego i przejrzystego dialogu;

19. wyraża uznanie dla Urzędu za wyznaczenie w ramach inicjatywy na rzecz przejrzystości politycznego celu odtwarzalności swoich opinii naukowych; zachęca Urząd do wywiązania się z tych ważnych zobowiązań, zwłaszcza poprzez zapewnienie pełnego i proaktywnego dostępu do zbioru danych wykorzystywanych na potrzeby tych opinii naukowych;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

20. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że zgodnie z własną oceną Urzędu przeprowadzoną w 2012 i 2013 r. wdrożono większość standardów kontroli wewnętrznej; z niepokojem zauważa, że w okresie kontroli przeprowadzanej przez Trybunał nie przestrzegano standardu kontroli wewnętrznej nr 4 (ocena i rozwój pracowników) i nr 11 (zarządzanie dokumentami) oraz wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o wdrożeniu standardów nr 4 i 11;

21. z niepokojem zauważa, że w rocznym programie prac Urzędu brak jest wystarczających szczegółów na temat planowanych zamówień oraz dotacji na poparcie decyzji o finansowaniu w rozumieniu art. 64 przepisów wykonawczych do regulaminu finansowego Urzędu; wzywa Urząd do usunięcia tego mankamentu, gdyż udostępnienie szczegółowych informacji pozwoliłoby na skuteczniejsze monitorowanie zamówień i dotacji;

Kontrola wewnętrzna

22. zwraca uwagę, że w 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła pełną ocenę ryzyka i sporządziła strategiczny plan kontroli wewnętrznej dla Urzędu, w którym wymienia się proponowane obszary podlegające kontroli na lata 2014-2016, a także sprawdziła wdrożenie swoich wcześniejszych zaleceń;

23. ubolewa nad tym, że podczas tej oceny ryzyka Służba Audytu Wewnętrznego zidentyfikowała pewne procesy charakteryzujące się wysokim stopniem ryzyka nieodłącznego, a mechanizmy kontroli podlegające ocenie określono jako niewystarczające lub stwierdzono ich brak; przyznaje, że Urząd przygotował plan działania mający na celu usunięcie tych braków; plan ów zostanie sprawdzony przez Służbę Audytu Wewnętrznego w ramach kolejnej dogłębnej oceny ryzyka; apeluje do Urzędu o informowanie organu udzielającego absolutorium o wdrażaniu działań naprawczych;

24. ubolewa nad tym, że wdrożenie pięciu wcześniejszych "bardzo istotnych" zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego opóźniło się w stosunku do terminów ustalonych przez Urząd w pierwotnych planach działania; uważa za absolutnie niedopuszczalne, że wdrożenie zaleceń dotyczących zarządzania bezpieczeństwem informacji jest spóźnione o ponad 36 miesięcy, w wyniku czego istnieje możliwość uzyskania nieautoryzowanego dostępu do informacji poufnych lub udostępniania informacji bez wcześniejszej zgody; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o powodach tego opóźnienia oraz do pilnego wdrożenia działań naprawczych;

Inne uwagi

25. zauważa z zaniepokojeniem, że Urząd korzysta z usług transportowych w zakresie przejazdów na lotnisko i z lotniska, co w 2013 r. kosztowało 918 668 EUR; apeluje do Urzędu o znalezienie tańszego rozwiązania tej kwestii;

26. z zadowoleniem przyjmuje godne naśladowania środki podjęte przez Urząd w zakresie racjonalnych pod względem kosztów i przyjaznych dla środowiska rozwiązań dla swoich budynków; zachęca Urząd do utrzymania tych dobrych praktyk;

27. apeluje do Urzędu, aby w przyszłości w swojej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej wyraźnie wskazywał, że otrzymuje fundusze z budżetu Unii (dotację Unii), a nie dotację od Komisji;

28. doskonale zdaje sobie sprawę z zainteresowania opinii publicznej procesami podejmowania przez Urząd decyzji, od którego wymaga się działalności zgodnej z jego rolą prawną i zakresem obowiązków; zauważa, że w 2013 r. Urząd przeznaczył 74 % swoich zasobów kadrowych na działalność naukową oraz ocenę i gromadzenie danych, a także że oznacza to niewielki wzrost w porównaniu z sytuacją w 2012 r.; zachęca Urząd do dalszych postępów w tym kierunku;

29. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 160.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 160.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 31 z 1.2.2002, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.241
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1657 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa Żywności za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015