Decyzja 2012/580/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010

(2012/580/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu⁽³⁾, w szczególności jego art. 19,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A7-0137/2012),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu absolutorium z wykonania budżetu agencji na rok budżetowy 2010;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 52.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1406/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 czerwca 2002 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa na Morzu⁽³⁾, w szczególności jego art. 19,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Transportu i Turystyki (A7-0137/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu (zwanej dalej "Agencją") za rok finansowy 2010 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe,

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji na rok budżetowy 2009⁽⁵⁾, a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– zachęcał Agencję do wprowadzenia wykresu Gantta do programowania każdego ze swych działań operacyjnych, aby szybko określić ilość czasu, jaką każdy pracownik poświęcił danemu projektowi oraz by wzmocnić ukierunkowanie na osiąganie rezultatów; dlatego też wzywa Agencję do poinformowania władzy udzielającej absolutorium o działaniach podjętych przez Agencję w tym zakresie,

– nalegał, aby Agencja poprawnie stosowała procedury udzielania zamówień publicznych, lecz zadowoleniem odnotował fakt, że Agencja dołączyła do sprawozdania rocznego z działalności za 2009 r. specjalny załącznik w sprawie procedur negocjacyjnych, celem powiadomienia władzy budżetowej,

C. mając na uwadze, że budżet Agencji na rok finansowy 2010 wynosił 54.400.000 EUR w porównaniu z 53.300.000 EUR w 2009 r., co stanowi wzrost o 6,1 %; mając na uwadze, że wkład Unii Europejskiej do budżetu Agencji na 2010 r. wyniósł 31.949.360 EUR w porównaniu z 24.435.000 EUR w 2009 r.⁽⁶⁾, co stanowi wzrost o 30,75 %;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przyjmuje do wiadomości oświadczenie Agencji, że otrzymała ona 54.400.000 EUR środków na zobowiązania i 50.600.000 EUR środków na płatności; wraca uwagę, że stanowi to wzrost środków na zobowiązania o 11,21 %, lecz obniżenie środków na płatności o 5,33 % w porównaniu z 2009 r.;

2. na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami Agencji odnotowuje, że w 2010 r. wskaźnik wykonania budżetu Agencji wyniósł 98 %, jeśli chodzi o środki na podjęte zobowiązania, oraz 89 %, jeśli chodzi o środki na płatności; odnotowuje również, że w porównaniu z 2009 r. wskaźniki wykonania budżetu Agencji zwiększyły się zarówno w przypadku środków na zobowiązania (+ 4 %), jak i w przypadku środków na płatności (+ 8 %); wzywa Agencję do podjęcia niezbędnych działań w celu ulepszenia wykonania budżetu i regularnego informowania organu udzielającego absolutorium o tej sprawie;

Środki przeniesione

3. na podstawie sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami Agencji odnotowuje, że kwota środków przeniesionych z roku 2010 na rok 2011 w celu pokrycia niezapłaconych zobowiązań na koniec roku wyniosła 1.214.272,92 EUR; z informacji przedstawionych przez Agencję wnioskuje, że ten poziom środków przeniesionych jest o 43 % niższy niż w 2009 r.; wzywa jednak Agencję do podjęcia dalszych działań w celu obniżenia kwoty środków przenoszonych i poszanowania zasady jednoroczności;

4. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy nie wspomniał o przeniesionych i anulowanych środkach Agencji w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2010;

Zobowiązania "a posteriori"

5. uznaje, że na wniosek Parlamentu Agencja uwzględniła w sprawozdaniu rocznym z działalności szczegółowe informacje na temat zobowiązań "a posteriori" (tj. zobowiązań prawnych podjętych przed podjęciem odpowiadających im zobowiązań budżetowych); odnotowuje wysiłki Agencji na rzecz zmniejszenia zobowiązań "a posteriori" (z ponad 20 w 2007 r. do 5 w 2010 r.); jest jednak zaniepokojony, że zobowiązania takie stanowią naruszenie art. 62 ust. 1 ramowego rozporządzenia finansowego oraz że Agencja utrwala tę nieprawidłowość od 2006 r.;

Procedura udzielania zamówień

6. na podstawie sprawozdania rocznego z działalności Agencji stwierdza, że wydział prawny i finansowy przeprowadził w 2010 r. ogółem 54 procedury udzielania zamówień;

7. wzywa Agencję do prawidłowego stosowania procedur udzielania zamówień oraz zapewnienia odpowiednich danych dotyczących planowanych zamówień publicznych w rocznym programie prac; w szczególności uważa, że powodem do obaw jest brak wyraźnego ujawnienia w tym programie wszystkich informacji, o których mowa w rozporządzeniu finansowym i przepisach wykonawczych; przypomina Agencji, że jeżeli decyzja finansowa dotycząca planowanych zamówień operacyjnych nie jest odpowiednio potwierdzona danymi leżącymi u jej podstaw, może to narazić na szwank ważność decyzji Agencji; na podstawie informacji Agencji odnotowuje, że od 2011 r. w ostatecznym programie prac wprowadzono specjalny załącznik wskazujący ogólną kopertę budżetową zarezerwowaną na zamówienia w ciągu roku, liczbę zamówień oraz orientacyjne ramy czasowe pogrupowane według poszczególnych działań;

8. wzywa agencję do zapewnienia Zarządowi dokładnych i terminowych informacji na temat procedur negocjacyjnych; uznaje w istocie, że informacje o procedurach negocjacyjnych Agencji, które powinny być stosowane w ściśle określonych warunkach, nie są koniecznie przekazywane Zarządowi;

Zasoby ludzkie

9. jest zaniepokojony, że podobno w 2010 r. zagrożona była niezależność księgowego Agencji; zwraca uwagę, że:

– na początku roku księgowy Agencji nadal był powołany "tymczasowo",

– jego obowiązki nie zostały oficjalnie określone, oraz

– ocena wykonania jego obowiązków została przeprowadzona przez dyrektora wykonawczego Agencji bez udziału Zarządu;

10. z zadowoleniem przyjmuje decyzję Zarządu Agencji z dnia 14 czerwca 2010 r. dotyczącą sformalizowania powołania księgowego Agencji; odnotowuje decyzję Zarządu z dnia 10 listopada 2011 r. zmieniającą ogólne zasady wykonywania art. 43 regulaminu pracowniczego, który precyzuje rolę Zarządu wobec księgowego;

11. podkreśla jednak, że w przypadku księgowego nadal występują niedociągnięcia, dotyczące przede wszystkim definicji zadań i oceny wykonywania jego obowiązków; zauważa, że Agencja podjęła działania w celu naprawienia wcześniej odnotowanej sytuacji;

Wyniki

12. wyraża zadowolenie, że Agencja przyjęła w marcu 2010 r. pięcioletni program prac; odnotowuje również, że w sprawozdaniu rocznym Agencji za 2010 r. podano informacje na temat wkładu i rezultatów każdego działania operacyjnego, a także - dla porównania - w każdym wpisie podano również planowany wkład i rezultat, zgodnie z programem prac na 2010 r.;

13. ubolewa, że w sprawozdaniu rocznym za 2010 Trybunał Obrachunkowy nie wspomniał o przesunięciach środków budżetowych Agencji; uważa, że znaczna liczba przesunięć środków budżetowych w Agencji była dla Parlamentu powodem do obaw w latach poprzednich (49 w 2009 r., 52 w 2008 r. i 32 w 2007 r.); zwraca się zatem do Trybunału Obrachunkowego o niezwłoczne poinformowanie organu udzielającego absolutorium o sytuacji w zakresie przesunięć w 2010 r.;

14. ponownie wzywa Agencję do rozważenia wprowadzenia wykresu Gantta do programowania wszystkich działań operacyjnych, aby w zwięzły sposób określić czas, jaki każdy pracownik poświęca danemu projektowi oraz aby wzmocnić ukierunkowanie na osiąganie rezultatów; wzywa zatem Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o podjętych w tym kierunku działaniach;

15. zwraca uwagę na nowe zadania przydzielone Agencji we wniosku w sprawie zmiany rozporządzenia (WE) nr 1406/2002 ustanawiającego tę Agencję; występuje do Komisji o zwiększenie środków przyznanych Agencji i zachęca tę ostatnią do zapewnienia właściwego i efektywnego zarządzania nimi w celu odpowiedniego wywiązania się z nowych zadań nałożonych na nią na mocy tego rozporządzenia;

Audyt wewnętrzny

16. stwierdza, że Agencja nadal nie wykonała 15 "bardzo ważnych" zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego; jest zaniepokojony, że wykonanie 8 z tych zaleceń opóźniło się o 6-12 miesięcy, natomiast jedno zostało odrzucone; zwraca uwagę, że pierwsze 11 "bardzo ważnych" zaleceń dotyczy procesu podejmowania decyzji prawnych i finansowych, zarządzania zasobami ludzkimi i norm kontroli wewnętrznej; odnotowuje również, że odrzucone zalecenie dotyczy odpowiedzialności za prowadzenie oceny księgowego; wzywa zatem Agencję do wyjaśnienia organowi udzielającemu absolutorium powodów jego odrzucenia i wzywa Agencję do podjęcia działań w związku z zaleceniami, których wykonanie się opóźnia;

17. odnotowuje inicjatywę Agencji dotyczącą podziału funkcji audytu wewnętrznego (jednostki audytu wewnętrznego - IAC) ze Wspólnotową Agencją Kontroli Rybołówstwa;

18. uznaje w szczególności, że IAC przeprowadziła konsultacje wewnętrzne na temat zagadnień kontroli wewnętrznej, takich jak:

– opracowanie planu na rzecz ciągłości działalności w sektorach gospodarki morskiej,

– opracowanie planu na rzecz ciągłości działalności w przypadku działań wspierających,

– procedura rejestracji wyjątków;

odnotowuje oświadczenie Agencji, że przyjęto plan na rzecz ciągłości działalności w sektorach gospodarki morskiej, plan na rzecz ciągłości działalności w przypadku działań wspierających, a także procedurę rejestracji wyjątków;

19. zwraca uwagę na zalecenia zawarte w poprzednich sprawozdaniach w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

20. zwraca uwagę Agencji na rezolucję Parlamentu Europejskiego z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie absolutorium za rok 2009: wyniki, zarządzanie finansami i kontrola agencji UE i wzywa do zastosowania się do jej postanowień⁽⁷⁾;

21. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.⁽⁸⁾ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 52.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 181.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 64 z 12.3.2010, s. 615.

⁽⁷⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 269.

⁽⁸⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164. (Zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu	2006	2007	2008	2009
Wyniki	nie dotyczy	- Nieprawidłowa prezentacja budżetu	- Agencja nie przygotowała wieloletniego programu prac, a jej roczny program prac nie był związany z jej budżetem środków na zobowiązania. - Wzywa Agencję do ustanowienia celów SMART oraz wskaźników RACER, a także do stworzenia schematu Ganita → promującego podejście zorientowane na wyniki. - Wzywa Agencję do opracowania diachronicznej analizy operacji przeprowadzonych w tym roku i w poprzednich latach.	- Wzywa Agencję, aby schemat Gannta stanowił element programowania dla każdego z działań operacyjnych. - Wzywa Agencję do przygotowania porównania działań, które zostały przeprowadzone w ciągu roku, za który ma zostać udzielone absolutorium, i w ciągu poprzedniego roku budżetowego.
Zarządzanie budżetem i finansami	- Procedury ustalania budżetu i planu zatrudnienia nie były wystarczająco rygorystyczne → niewłaściwe planowanie rekrutacji pracowników oraz nieprawidłowa prezentacja budżetu. - Zasada dokładności budżetu nie była ściśle przestrzegana. - Niektóre umowy dopuszczały 100 % prefinansowania: praktyka ta jest niezgodna z zasadami należytego zarządzania finansami.	- Nieprawidłowa prezentacja budżetu: w przypadku środków zróżnicowanych budżet nie obejmował harmonogramu płatności należnych w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednim roku budżetowym. - Zobowiązania prawne podjęto przed odpowiadającymi im zobowiązaniami budżetowymi. - Procedury ustalania budżetu nie były wystarczająco rygorystyczne → znaczna liczba przesunięć środków budżetowych (32 w 2007 r.).	- Niedociągnięcia w planowaniu i monitorowaniu środków na płatności przeznaczonych na działania operacyjne (7.500.000 EUR anulowano). - Wzywa Agencję do nasilenia wysiłków z zakresu szkolenia i komunikacji, aby nie dopuścić do powtórzenia się sytuacji, w której zobowiązania prawne są podejmowane przed podjęciem odpowiadających im zobowiązań budżetowych. - Wzywa Komisję do sprawdzenia, jakie są możliwości pełnej realizacji gospodarowania środkami pieniężnymi w oparciu o aktualne potrzeby.	- Trybunał Obrachunkowy odnotował znaczną liczbę przesunięć budżetowych w 2009 r.; wzywa Agencję do poprawy planowania i monitorowania w celu zmniejszenia liczby przesunięć budżetowych. - Nalega, aby Agencja poprawnie stosowała procedury udzielania zamówień.
Zasoby ludzkie	nie dotyczy	- Kwestie przejrzystości w procedurach rekrutacyjnych: w przypadku skontrolowanych procedur rekrutacyjnych kryteria selekcji i limit punktów konieczny do dopuszczenia do następnego etapu konkursów nie zostały określone przed rozpoczęciem procesu oceny.	- Wzywa do ulepszenia strategii dotyczącej zasobów ludzkich → kwestie przejrzystości (zob. audyt wewnętrzny).	- Zauważa niedociągnięcia w procedurach doboru personelu; wzywa Agencję do zaradzenia obecnym niedociągnięciom.
Audyt wewnętrzny	nie dotyczy	nie dotyczy	- Wzywa Agencję do wypełnienia 7 z 32 zaleceń określonych przez Służbę Audytu Wewnętrznego → tj. do przyjęcia przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego dotyczących rekrutacji pracowników czasowych zgodnie z regulaminem pracowniczym; do opracowania mechanizmów kontroli w procedurach doboru w celu zapewnienia większej przejrzystości i równego traktowania kandydatów; do opracowania strategii planowania kariery.	- Wzywa Agencję do niezwłocznego wdrożenia zaleceń IAS, określonych mianem "bardzo ważne", w szczególności podkreśla potrzebę: - dokonania planowania strategicznego i monitorowania podmiotów związanych z Agencją, włącznie z przeglądem pozostałego ryzyka w zakresie zanieczyszczenia ropą, - przestrzegania procedur administracyjnych, - przeanalizowania możliwych opcji dotyczących zarządzania sprzętem i oceny ich skutków finansowych i operacyjnych, - udokumentowania decyzji o korzystaniu ze statków. - Zauważa, że zalecenia IAS, które muszą jeszcze zostać wdrożone przez Agencję, obejmują ustanowienie: - wewnętrznej oceny ryzyka, - spisu istniejących procedur wewnętrznych, - planu działania dotyczącego opracowania i wdrożenia pozostałych procedur, - wykazu procedur dotyczących wyjątków, oraz - przeglądu kontroli wewnętrznej.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.213
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/580/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012