Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia

(2016/C 473/05)

(Dz.U.UE C z dnia 16 grudnia 2016 r.)

SPIS TREŚCI

Punkt

WPROWADZENIE 1-3

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI 4

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 5-17

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 10

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 11

Objaśnienie uzupełniające 12-17

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI 18-19

Prezentacja sprawozdania finansowego 18

Wykonanie budżetu za rok 2015 19

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIE SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI 20-25

Zamówienia i dotacje na składniki operacyjne 21-22

Kontrola i monitorowanie na poziomie ogólnym zamówień i dotacji na składniki

operacyjne 23-25

INNE KWESTIE 26-30

Strategia zwalczania nadużyć finansowych 26

Ramy prawne 27-29

Roczne sprawozdanie z działalności 30

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z POPRZEDNIMI USTALENIAMI 31-36

Polityka w zakresie praw własności intelektualnej i przemysłowej 31-33

Umowa z państwem przyjmującym 34-35

Przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego 36

ZAŁĄCZNIK

WPROWADZENIE

1. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER ¹  i Rozwoju Energii Termojądrowej ("F4E") zostało ustanowione w marcu 2007 r. ²  na okres 35 lat. Główne urządzenia do syntezy jądrowej miały zostać zbudowane w Cadarache we Francji, natomiast siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia znajduje się w Barcelonie.

2. Zadania Wspólnego Przedsięwzięcia są następujące ³ :

a) wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej (organizacji ITER) ⁴ ;

b) wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz realizowanych wspólnie z Japonią działań w ramach szeroko zakrojonej koncepcji (dodatkowe, wspólne badania w dziedzinie syntezy jądrowej) mających na celu szybkie uzyskanie energii termojądrowej;

c) przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).

3. Członkami Wspólnego Przedsięwzięcia są Euratom, reprezentowany przez Komisję Europejską, państwa członkowskie Euratomu oraz inne kraje, które zawarły z Euratomem umowy o współpracy w dziedzinie kontrolowanej syntezy jądrowej (na dzień 31 grudnia 2015 r.: Szwajcaria).

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

4. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, badanie transakcji na poziomie Wspólnego Przedsięwzięcia oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie odpowiednich prac innych kontrolerów oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

5. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej ⁵ , obejmujące sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁶  za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2015 r.;

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

6. Na mocy art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 ⁷  kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw.

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁸  oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Wspólnego Przedsięwzięcia na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, że uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Wspólnego Przedsięwzięcia we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

7. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁹ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2015 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2015 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

Objaśnienie uzupełniające

12. Nie podważając opinii wyrażonych w pkt 10 i 11, Trybunał zwraca uwagę na następującą kwestię. W przyjętych w dniu 7 lipca 2010 r. ¹⁰  konkluzjach Rady zatwierdzono kwotę 6,6 mld euro (wg wartości w roku 2008) tytułem wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia w etap budowy projektu ITER, początkowo planowanego na 2020 r. Kwota ta, dwukrotnie wyższa od zakładanych pierwotnie w budżecie kosztów tego etapu realizacji projektu, nie obejmuje kwoty 663 mln euro zaproponowanej w 2010 r. przez Komisję Europejską tytułem rezerwy na nieprzewidziane wydatki ¹¹ .

13. Ze względu na stopień złożoności działań prowadzonych przez Wspólne Przedsięwzięcie ¹²  w związku z projektem ITER istnieje poważne zagrożenie, że kwota wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia w etap budowy projektu wzrośnie ¹³ . To zagrożenie wynika przede wszystkim ze zmian dotyczących zakresu ¹⁴  produktów projektu, a także opóźnień w stosunku do aktualnego harmonogramu, który uznano za nierealistyczny ¹⁵ . Ogłoszenie nowej podstawy projektu ITER (zakresu, harmonogramu i kosztów) przez Radę międzynarodowej organizacji ITER, zaplanowane na czerwiec 2015 r, zostało przeniesione na listopad 2015 r., a następnie na czerwiec 2016 r. Na posiedzeniu w dniach 15- 16 czerwca 2016 r. Rada ITER przyjęła zintegrowany zaktualizowany harmonogram projektu ITER, w którym wskazano grudzień 2025 r. jako datę osiągnięcia strategicznych celów pośrednich etapu budowy projektu ("First Plasma").

14. W 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie rozpoczęło realizację szeroko zakrojonych działań mających na celu obliczenie szacowanego kosztu końcowego (EAC) wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz etapu budowy projektu. W rezultacie stwierdzono, że oczekiwany wzrost kosztu wyniesie ok. 2 375 mld euro ¹⁶  (określono go przy wykorzystaniu poziomu pewności 50 %, stosowanego w przypadku prac inżynieryjnych na dużą skalę) ¹⁷ .

15. Nie zaktualizowano jeszcze wyceny wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia w projekt ITER po ukończeniu etapu budowy.

16. W związku z wyzwaniami dotyczącymi realizacji projektu ITER w 2015 r. Dyrektor Generalny ITER IO przedłożył Radzie ITER plan działania, w którym przedstawiono, w jaki sposób usunięte zostaną główne przeszkody w realizacji projektu ¹⁸ . Rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia przyjęła własny plan działania, który w dużym stopniu stanowi wsparcie planu działania ITER IO ¹⁹ . W 2015 r. podjęto wprawdzie niektóre z głównych działań ²⁰ , niemniej jednak pełna realizacja obu planów działania zależy obecnie od decyzji podjętych przez Radę ITER na posiedzeniu w czerwcu 2016 r. w odniesieniu do nowych harmonogramów i zasobów projektu ITER.

17. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Prezentacja sprawozdania finansowego

18. W tabeli i informacjach zawartych w dziale 4.3.1.1 informacji dodatkowych do sprawozdania finansowego zatytułowanym "Ustalenia w sprawie zamówień ITER podpisanych z Międzynarodową Organizacją ITER" przedstawiają zamówienia podpisane (kolumna 3) i zamówienia, na które do tej pory przekazano środki (kolumna 4). W tabeli nie przedstawiono jednak faktycznych informacji o stanie zaawansowania robót w toku. W sprawozdaniu finansowym za 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie uzupełniło te informacje o szacunkowe określenie postępu prac, biorąc pod uwagę łączną wartość wydatków na zamówienia związane z ustaleniami, oraz o schemat wskazujący osiągnięcie celów pośrednich w odniesieniu do każdego ustalenia w sprawie zamówienia podpisanego z ITER IO ²¹ . Mimo uwzględnienia tych szacunków w sprawozdaniu za 2015 r. konieczne jest prowadzenie dalszych prac w celu przedstawienia dokładniejszych informacji dotyczących statusu i wartości działań przeprowadzonych dotychczas przez Wspólne Przedsięwzięcie ²² .

Wykonanie budżetu za rok 2015

19. Ostateczny budżet na 2015 r., który trafił do wykonania, obejmował środki na zobowiązania w wysokości 467,9 mln euro oraz środki na płatności w wysokości 586,08 mln euro. Wskaźniki wykorzystania środków na zobowiązania i środków na płatności wyniosły odpowiednio 100 % i 99,9 %. Natomiast w odniesieniu do pierwotnego budżetu na 2015 r. poziom wykorzystania środków na zobowiązania wyniósł 49 % ²³ . Z kwoty w wysokości 467,9 mln euro dostępnych środków na zobowiązania 52 % zostało wykorzystane na bezpośrednie zobowiązania indywidualne, a pozostałe 48 % - na zobowiązania globalne ²⁴ . W odniesieniu do pierwotnego budżetu na 2015 r. poziom wykorzystania środków na płatności wyniósł 82 % ²⁵ .

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ WSPÓLNE PRZEDSIĘWZIĘCIA SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

20. W wielu obszarach poczyniono znaczne postępy, a prowadzone przez Wspólne Przedsięwzięcie w 2015 r. działanie zmierzające do obliczenia wartości szacowanego kosztu końcowego etapu budowy projektu stanowiło ważne osiągnięcie (zob. pkt 14 i 15). W czasie przeprowadzania przez Trybunał kontroli (kwiecień 2016 r.) wciąż były prowadzone działania w związku z kilkoma głównymi zagadnieniami dotyczącymi zarządzania Wspólnym Przedsięwzięciem:

- Wspólne Przedsięwzięcie wciąż opracowuje centralny, jednolity system w celu zintegrowania wszystkich danych operacyjnych, finansowych i budżetowych, co pozwoliłoby na regularne monitorowanie i kontrolę szacunków, kosztów i odstępstw. Na spotkaniu w dniach 8-9 czerwca 2015 r. rada zarządzająca zatwierdziła wniosek dyrektora o wdrożenie planowania zasobów przedsiębiorstwa w ciągu dwóch lat.

- Wspólne Przedsięwzięcie opracowało system Contract Tracker służący do zarządzania wszystkimi zmianami wprowadzonymi w realizowanych zamówieniach, a także do informowania o odstępstwach i wpływie kosztów.

- Trwają rozmowy z ITER IO na temat systemu służącego do przekazywania informacji na temat stopnia realizacji działań (zarządzanie wartością wypracowaną). Jego celem byłaby poprawa dystrybucji celów pośrednich dotyczących środków finansowych w czasie obowiązywania ustalenia w sprawie zamówienia (zob. pkt 18).

- Jeżeli chodzi o ogólny status planu działań przyjętego przez Wspólne Przedsięwzięcie w odpowiedzi na wcześniejsze audyty wewnętrzne ²⁶ , w chwili przeprowadzania kontroli przez Trybunał w trakcie realizacji pozostawało tylko pięć zaleceń ²⁷ .

- W 2015 r. jednostka audytu wewnętrznego Wspólnego Przedsięwzięcia ukończyła dwa postępowania - dotyczące systemu promieniowania neutralnego i systemów chłodzenia. Jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła także trzy postępowania dotyczące działań pokontrolnych ²⁸ , w ramach których wszystkie zalecenia zostały formalnie zamknięte.

- W 2015 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej przeprowadziła działania następcze po ograniczonym przeglądzie dotyczącym postępowania w trybie dialogu konkurencyjnego na potrzeby części 3 zamówienia (budynki tokamaka), przeprowadzonego w 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego potwierdziła wysiłki podjęte przez Wspólne Przedsięwzięcie w celu realizacji zaleceń mających na celu ogólną poprawę procesu udzielania zamówień. Dwa zalecenia były wciąż w trakcie realizacji ²⁹ . Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła także końcową kontrolę niezrealizowanych zaleceń sformułowanych w wyniku kontroli ustaleń w sprawie postępowań o udzielenie zamówienia przeprowadzonych w 2012 r. Stwierdzono, że z dziewięciu zaleceń wciąż niezrealizowanych po pierwszych działaniach następczych z 2014 r. siedem zostało odpowiednio wdrożonych. Dwa kolejne zostaną ponownie ocenione w ramach nowego postępowania dotyczącego wdrażania ustaleń w sprawie zamówień ³⁰ .

- W 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie zleciło niezależną ocenę zamówień dotyczących jego budynków ³¹ . Wśród innych wniosków dotyczących opóźnień i odstępstw, jakie dotknęły Wspólne Przedsięwzięcie w związku z budynkami (zob. pkt 13 i 14), autorzy wielokrotnie przytaczali ocenę, zgodnie z którą harmonogram i rezerwa na nieprzewidziane wydatki były nierealistyczne w wyniku niewystarczająco rozwiniętej koncepcji projektu.

- W 2015 r. w wewnętrznym systemie zarządzania ryzykiem Wspólnego Przedsięwzięcia nie stwierdzono nowych zagrożeń. Z 16 działań określonych w 2015 r. w celu wyeliminowania bardzo dużych zagrożeń 11 zostało zrealizowanych, trzy są w trakcie realizacji, a realizacji dwóch jeszcze nie rozpoczęto.

Zamówienia i dotacje na składniki operacyjne

21. W 2015 r. procedury negocjacyjne stanowiły 45 % spośród 84 postępowań o przyznanie zamówienia na składniki operacyjne (w 2014 r. było to 58 %). Wspólne Przedsięwzięcie ograniczyło wprawdzie w 2015 r. odsetek procedur negocjacyjnych, lecz niezbędne jest podjęcie wysiłków w celu zwiększenia konkurencyjnego charakteru postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne. W przypadku dotacji średnia liczba otrzymanych wniosków wyniosła tylko 1,4 na zaproszenie.

22. Trybunał skontrolował pięć postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne. Dokonano znacznych postępów w zakresie aktualizacji szacunków kosztów na etapie ogłaszania postępowań o udzielenie zamówienia. Stwierdzono jednak następujące uchybienia:

- W jednym przypadku wartość szacowanego kosztu końcowego ³²  była o 21 % wyższa (4,7 mln euro według wartości w 2008 r.) niż budżet przyznany na rzecz zamówienia w chwili ogłoszenia postępowania. W innym przypadku miał miejsce wzrost o 20 % (11,9 mln euro według wartości z 2008 r.).

- Jedno postępowanie o udzielenie zamówienia zakończono osiem miesięcy po dacie określonej w strategii udzielania zamówienia. Jedną z przyczyn było trzymiesięczne opóźnienie w zakończeniu procedury składania ofert. W konsekwencji zamówienia udzielono w październiku 2015 r., a nie w lutym 2015 r., jak początkowo planowano.

- W jednym przypadku, mimo że ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym UE, Wspólne Przedsięwzięcie nie zamieściło odniesienia do ogłoszenia na swojej stronie internetowej, wbrew wymogom swojego regulaminu finansowego.

Kontrola i monitorowanie na poziomie ogólnym zamówień i dotacji na składniki operacyjne

23. We Wspólnym Przedsięwzięciu obowiązuje system przeprowadzania kontroli ³³  u kontrahentów. Celem tych kontroli jest weryfikacja spełnienia wymagań w zakresie zapewnienia jakości ³⁴ .

24. Kontrolę i monitorowanie zamówień na składniki operacyjne na poziomie ogólnym (z uwzględnieniem weryfikacji finansowych i weryfikacji zgodności) objęto planami kontroli na 2015 r. jednostki kontroli wewnętrznej i Służby Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej ³⁵ .

25. W 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie przeprowadziło kontrole ex post u trzech beneficjentów, którym udzieliło dotacji ³⁶ . Wspólne Przedsięwzięcie podejmuje wprawdzie niezbędne działania w celu skorygowania wykrytych błędów ³⁷ , jednak nie obliczyło poziomu błędu resztowego z uwagi na niewielką liczbę przeprowadzonych dotychczas kontroli ex post ³⁸  oraz niewielki wpływ dotacji przyznanych przez Wspólne Przedsięwzięcie na jego budżet ogólny ³⁹ .

INNE KWESTIE

Strategia zwalczania nadużyć finansowych

26. W dniach 8-9 czerwca 2015 r. rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia przyjęła strategię zwalczania nadużyć finansowych i związany z nią plan działania. W dniu 9 grudnia 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie przyjęło także decyzję na temat zasad dotyczących zgłaszania naruszeń. Do czasu przeprowadzania przez Trybunał kontroli (kwiecień 2016 r.) przeprowadzono większość działań i poinformowano o nich. Przeprowadzono także szkolenie dla wszystkich działów Wspólnego Przedsięwzięcia.

Ramy prawne

27. Nowe rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego UE ⁴⁰  zostało przyjęte w dniu 25 października 2012 r. i zaczęło obowiązywać z dniem 1 stycznia 2013 r. ⁴¹ . Ramowe rozporządzenie finansowe dotyczące organów ⁴² , o których mowa w art. 208 nowego rozporządzenia finansowego, weszło w życie z dniem 8 grudnia 2013 r.

28. W dniu 2 grudnia 2015 r. rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia ostatecznie zmieniła jego regulamin finansowy i przepisy wykonawcze w celu dostosowania ich do nowych ram finansowych UE. W lutym 2016 r. Komisja Europejska wydała pozytywną opinię na temat zmian wprowadzonych przez Wspólne Przedsięwzięcie do regulaminu finansowego. Zobowiązała jednak Wspólne Przedsięwzięcie do wzięcia pod uwagę dopracowania niektórych przepisów wykonawczych dotyczących konkretnych odstępstw od rozporządzenia finansowego UE i od ramowego rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do organów, o których mowa w art. 208 ⁴³ .

29. Nowe rozporządzenie finansowe dotyczące Wspólnego Przedsięwzięcia i przepisy wykonawcze do niego weszły w życie w dniu 1 stycznia 2016 r. Nowe przepisy dotyczące udzielania zamówień i dotacji weszły w życie w dniu 1 czerwca 2016 r. Obecnie Wspólne Przedsięwzięcie prowadzi przegląd swoich procedur działania i procesów, których dotyczą te nowe wymogi.

Roczne sprawozdanie z działalności

30. W rocznym sprawozdaniu z działalności za 2015 r. przewodniczący rady zarządzającej Wspólnego Przedsięwzięcia zawarł informację o przypadkach przekroczenia kosztów i opóźnień, jakie dotychczas dotknęły projekt ITER, a także o oczekiwaniach co do tego, by do końca 2016 r. powstał nowy budżet i harmonogram. Ponadto dyrektor Wspólnego Przedsięwzięcia potwierdził, że system kontroli wewnętrznej jest nadal rozwijany w celu odpowiedniego ograniczania zagrożeń wskazanych przez Trybunał, w szczególności dotyczących kwoty wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz etapu budowy projektu ITER ⁴⁴ .

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z POPRZEDNIMI USTALENIAMI

Polityka w zakresie praw własności intelektualnej i przemysłowej

31. W dniu 27 czerwca 2013 r. rada zarządzająca przyjęła decyzję w sprawie realizacji polityki przemysłowej Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz jego polityki w zakresie praw własności intelektualnej i rozpowszechniania informacji.

32. Dla każdego działania związanego z udzielaniem zamówień Wspólne Przedsięwzięcie opracowało dokument wyznaczający strategię udzielania zamówień. Sporządzono listę kontrolną dotyczącą monitorowania wdrażania strategii udzielania zamówień pod kątem odpowiedzialności za główne elementy każdego z działań związanych z zamówieniami.

33. Do czasu kontroli (kwiecień 2016 r.) Wspólne Przedsięwzięcie wdrożyło już większość postanowień zawartych w decyzji rady zarządzającej z dnia 27 czerwca 2013 r., jednak pięciu z nich nie zrealizowano jeszcze w pełni ⁴⁵ , a realizacja trzech wciąż była w toku ⁴⁶ . Planowana jest ocena oddziaływania tych polityk, jednak na razie jej nie przeprowadzono.

Umowa z państwem przyjmującym

34. Zgodnie z umową z państwem przyjmującym podpisaną z Królestwem Hiszpanii w dniu 28 czerwca 2007 r. stała siedziba miała zostać udostępniona Wspólnemu Przedsięwzięciu w terminie do czerwca 2010 r.

35. Rząd Hiszpanii, po wymianie informacji z przedstawicielami Wspólnego Przedsięwzięcia, przedstawił mu formalną ofertę w dniu 10 marca 2015 r. W grudniu 2015 r. państwo przyjmujące poinformowało radę zarządzającą, że rozmowy na poziomie ministerialnym dotyczące sformalizowania tej oferty nie zostały zakończone i zamiast tego zaproponowało rozpoczęcie negocjacji z właścicielem budynku, w którym obecnie zlokalizowana jest siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia, mające na celu przekształcenie go w stałą siedzibę Wspólnego Przedsięwzięcia. W trakcie kontroli (kwiecień 2016 r.) Wspólne Przedsięwzięcie było w trakcie rozpatrywania tej nowej propozycji.

Przepisy wykonawcze do regulaminu pracowniczego

36. W 2015 r. Wspólne Przedsięwzięcie kontynuowało przyjmowanie przepisów analogicznych do unijnych przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego ⁴⁷ . Nadal jednak konieczne jest przyjęcie pewnych szczegółowych przepisów wykonawczych do regulaminu pracowniczego ⁴⁸ .

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Baudilio TOMÉ MUGURUZA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 października 2016 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Klaus-Heiner LEHNE
	Prezes

ZAŁĄCZNIK

Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (Barcelona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 45 i 49 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej)	Rozdział 5 "Wspólne przedsiębiorstwa" Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, a w szczególności: Artykuł 45 "Przedsiębiorstwa o podstawowym znaczeniu dla rozwoju przemysłu jądrowego we Wspólnocie mogą być tworzone jako wspólne przedsiębiorstwa w rozumieniu niniejszego Traktatu, zgodnie z postanowieniami poniższych artykułów...". Artykuł 49 "Wspólne przedsiębiorstwa tworzy się decyzją Rady. Każde wspólne przedsiębiorstwo ma osobowość prawną".
Kompetencje Wspólnego Przedsięwzięcia (Decyzja Rady 2007/198/Euratom, zmieniona decyzją Rady 2013/791/Euratom i decyzją Rady (Euratom) 2015/224)	Cele - wnoszenie wkładu Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ("Euratom") na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej ITER, - wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz realizowanych wspólnie z Japonią działań w ramach szeroko zakrojonej koncepcji mających na celu szybkie uzyskanie energii termojądrowej, - przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility). Zadania - nadzór nad przygotowaniem obiektu do realizacji projektu ITER, - dostarczanie organizacji ITER komponentów, sprzętu, materiałów i innych zasobów, - zarządzanie zamówieniami na podstawie ustaleń zawartych z organizacją ITER oraz, w szczególności, zarządzanie związanymi z tym procedurami zapewnienia jakości, - przygotowanie i koordynacja udziału Euratomu w naukowym i technicznym wykorzystaniu projektu ITER, - koordynacja badań naukowych i technicznych oraz prac rozwojowych w ramach wkładu Euratomu w organizację ITER, - przekazywanie wkładu finansowego Euratomu na rzecz organizacji ITER, - organizacja udostępniania zasobów ludzkich na rzecz organizacji ITER, - utrzymywanie kontaktów z organizacją ITER i prowadzenie wszelkich innych działań na rzecz realizacji umowy ITER.
Zarządzanie	Rada zarządzająca, dyrektor i inne organy Rada zarządzająca odpowiada za nadzorowanie Wspólnego Przedsięwzięcia w realizacji jego celów oraz zapewnia bliską współpracę między Wspólnym Przedsięwzięciem i jego członkami w ramach prowadzonej przez nie działalności. Oprócz rady zarządzającej i dyrektora, który pełni obowiązki naczelnego członka zarządu, odpowiadając za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem i będąc jego prawnym przedstawicielem, organy Wspólnego Przedsięwzięcia to: Biuro, Panel Doradztwa Technicznego, Komisja ds. Zamówień i Umów, Komisja ds. Administracji i Zarządzania, Komisja ds. Kontroli, Panel ds. Audytu Wewnętrznego. Audyt wewnętrzny: jednostka audytu wewnętrznego i Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej (IAS) od dnia 1 stycznia 2012 r. Kontrola zewnętrzna: Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu: Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Działalność i usługi w 2015 r.	Szczegółowe informacje dotyczące działalności i usług w 2015 r. można znaleźć na stronie internetowej Wspólnego Przedsięwzięcia: http://www.fusionforenergy.europa.eu/
Źródło: Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej.

ODPOWIEDŹ WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA

14. Aktualny szacowany koszt końcowy bezpośrednich wydatków związanych z budową projektu ITER został przedstawiony w sprawozdaniu Wspólnego Przedsięwzięcia za 2015 r. dla Rady Unii Europejskiej. Należy jednak zauważyć, że pierwotne dane przedstawione w sprawozdaniu nie obejmowały wkładów pieniężnych na organizację ITER po 2020 r. Powodem niepewności związanej z wymaganym poziomem wpłat środków pieniężnych na organizację ITER jest to, że organizacja ITER wciąż pracuje na podstawie przejrzanego harmonogramu ITER i zawartych w nim wymogów w zakresie środków, które wówczas nie zostały zatwierdzone przez Radę ITER.

W 2016 r. F4E ściśle współpracowało z organizacją ITER nad ukierunkowaniem środków na działania konieczne do realizacji głównego etapu dotyczącego projektu Pierwsza plazma.

Równocześnie organizacja ITER opracowała nowy harmonogram etapowego planowania operacji ITER. Niezależna grupa ekspertów wyznaczona przez Radę ITER dokonała przeglądu harmonogramu, a zaktualizowany harmonogram z projektem Pierwsza plazma w grudniu 2025 r. został zatwierdzony ad-referendum ⁴⁹  przez Radę ITER w czerwcu 2016 r.

Chociaż szacowany koszt końcowy bezpośrednich wydatków F4E na budowę projektu ITR zgodnie z nowym harmonogramem nie uległ istotnym zmianom w porównaniu z szacunkami przedstawionymi w grudniu 2015 r., prace przeprowadzone z organizacją ITER pozwolą ustalić z większą pewnością poziom wkładów pieniężnych organizacji ITER po 2020 r.

Ponadto F4E oszacowała orientacyjnie potrzebne środki finansowe na ukończenie etapu budowy i przedstawiła je Radzie Zarządzającej w czerwcu 2016 r. Kosztorys jest obecnie poprawiany w związku z posiedzeniem Rady ITER, które odbędzie się w listopadzie 2016 r.

Komisja przygotowuje ponadto komunikat dla Rady i Parlamentu w sprawie możliwości osiągnięcia postępów w realizacji projektu ITER, domagając się mandatu w sprawie pozycji Unii Europejskiej podczas posiedzenia Rady ITER w listopadzie 2016 r.

16. Chociaż wiele działań przyjętych w planach działania ITER i F4E na 2015 r. ma specyficzny charakter, wiele z nich jest związanych z ciągłym doskonaleniem i ma charakter stały.

Z sześciu głównych grup działania w planie działania ITER na 2015 r. cztery zostały ukończone, a dwa wciąż są realizowane. F4E dokonało przeglądu planu działania na 2015 r. w świetle decyzji podjętych przez Radę ITER w czerwcu 2016 r. i uważa, że plan nie uległ istotnej zmianie.

Ponadto nowy dyrektor F4E, na wniosek Rady Zarządzającej, przygotowuje plan naprawczy, który obejmuje wciąż realizowane elementy planu działania na 2015 r. wraz z nowymi priorytetami wynikłymi w trakcie 2016 r., w tym działaniem "Prosta droga do projektu pierwszej plazmy (en. Straight Road to First Plasma Project).

18. Jeżeli chodzi o wartość prowadzonych prac, F4E używa kwoty uzyskanego kredytu ITER w stosunku do przewidywanej wartości kredytu ITER. F4E prowadzi rozmowy z organizacją ITER na temat uzgodnienia profilu przydziału środków w sposób bardziej dostosowany do postępów w ramach każdego zamówienia.

19. Opóźnienia związane z projektem ITER wymagały od stron ITER przyjęcia nowego dokumentu bazowego, w którym określono datę projektu Pierwsza plazma na grudzień 2025 r. Opóźnienia miały bezpośredni wpływ na indywidualne zobowiązania i płatności w F4E, co przełożyło się na niższy od oczekiwanego odsetek wykonania na początku roku. Po przyjęciu bardziej realnego harmonogramu planowanie i wykonanie budżetu zostanie usprawnione i będzie bardziej dostosowane do głównych etapów, które F4E musi osiągnąć.

20. Centralny i jednolity system kontroli i monitorowania danych

W 2015 r. Rada Zarządzająca F4E została poinformowana o możliwym wdrożeniu systemu informacji. W kolejnych miesiącach przeprowadzono ocenę aktualnego statusu systemów informacyjnych F4E, jakości danych i dojrzałości procesu.

Na początku 2016 r., po objęciu funkcji przez nowego dyrektora, przeprowadzono ocenę zewnętrzną obejmującą ocenę skutków, a także analizę opłacalności różnych opcji.

Doradzono F4E, że najbardziej opłacalnym i najmniej ryzykownym podejściem byłoby stopniowe wprowadzenie odpowiednich narzędzi informatycznych do zarządzania kosztami. Aby doprowadzić do pożądanych usprawnień w planowaniu i kontroli kosztów, używany będzie ogólny model danych jako podstawa do wprowadzania różnych aplikacji informatycznych. Pozwoli to wprowadzić dane pochodzące z istniejących modułów do bazy danych (zarządzanie projektami, kontrola odchyleń) szacowanych kosztów końcowych i środków przyznanych na różne projekty F4E. F4E rozpoczęło wdrażanie zaleceń sformułowanych w wyniku kontroli zewnętrznej.

Contract Tracker

F4E wprowadziło portal do wymiany dokumentów z dostawcami - Contract Tracker. Dzięki portalowi zespoły projektowe mogą monitorować i kontrolować rezultaty umów. W połączeniu z platformą Primavera Scheduling portal pozwala monitorować główne etapy i ogólne postępy projektu. To już prawie trzecia generacja tego systemu, który jest stosowany w odniesieniu do wszystkich nowych umów.

W 2015 r. F4E postanowiło również opracować narzędzie do obsługi wszystkich zmian umów i odstępstw od umów. Narzędzie zostało opracowane w 2015 r., było testowane w 2016 r., a jego dwa główne moduły (odstępstwa F4E wobec dostawców i odstępstwa dostawców) zaczęto wprowadzać w lipcu 2016 r.

Narzędzie obejmuje realizację procesu odstępstwa, w tym prawidłowe odnotowanie skutków finansowych, sprawdzenie dostępnych środków budżetowych przed powstaniem zobowiązania i połączenie z funduszem rezerwowym. Fundusz jest połączony z platformą Contract Tracker, tak aby F4E i dostawca mogli wyświetlić wszystkie odstępstwa od danej umowy oraz jej status.

EVM

Jeżeli chodzi o wartość prowadzonych prac, F4E używa kwoty uzyskanego kredytu ITER w stosunku do przewidywanej wartości kredytu ITER (zob. odpowiedź na pkt 18).

Przeprowadzanie audytów wewnętrznych

Do czerwca 2016 r. F4E przeprowadziło wszystkie planowane audyty wewnętrzne. Udało się to osiągnąć dzięki wyraźnemu naciskowi, jaki F4E położyło na zarządzanie w tym konkretnym obszarze, co odnotowała komisja audytowa F4E w czerwcu 2016 r.

Sprawozdania jednostki audytów wewnętrznych

W czerwcu 2016 r. zakończono dwa zobowiązania związane z systemami wiązki neutralnej i systemami kriogenicznymi. W wyniku audytu zamówień dotyczących systemów kriogenicznych i cyklu paliwa jednostka audytu wewnętrznego wydała siedem zaleceń, a kierownictwo F4E zaakceptowało sześć z nich (2 bardzo ważne, 2 ważne i 2 pożądane). W wyniku audytu zamówień dotyczących wiązki neutralnej i zasilacza do cyklotronu elektronów wydano piętnaście zaleceń, a kierownictwo F4E zaakceptowało trzynaście z nich (5 bardzo ważnych i 8 ważnych).

Zarówno sprawozdania, jak i odpowiednie plany działania proponowane przez kierownictwo F4E zostały omówione i pozytywnie ocenione przez komisję audytową w czerwcu 2016 r.

Sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego

Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła po raz drugi działania następcze w stosunku do ograniczone przeglądu procedury dialogu konkurencyjnego dotyczącej pakietu 03 w celu weryfikacji dwóch działań, które nie zostały zamknięte w czasie pierwszych działań następczych. W końcowym sprawozdaniu z dnia 15 czerwca 2016 r. Służba Audytu Wewnętrznego stwierdziła, że w odniesieniu do tych dwóch zaleceń, F4E przygotowało ostatnio odpowiednie działania łagodzące.

Ponieważ działania ostatnio wdrożono, skuteczności podjętych środków nie można było ocenić podczas wizyty Służby Audytu Wewnętrznego. Zostaną one poddane ponownej ocenie w drugiej połowie 2016 r. w celu zamknięcia zaleceń.

Sfinalizowano zobowiązanie Służby Audytu Wewnętrznego dotyczące wdrażania ustaleń dotyczących zamówień, w odniesieniu do których podjęto działania w terenie w pierwszym tygodniu października 2015 r. W dniu 7 czerwca 2016 r. F4E otrzymało projekt sprawozdania, a spotkanie zamykające audyt z dyrektorem F4E odbyło się dnia 8 lipca. We wstępnym projekcie nie odnotowano krytycznych zaleceń.

Korporacyjne zarządzanie ryzykiem

Do czerwca 2016 r., kiedy przeprowadzono ostatnią aktualizację i przedstawiono ją organom zarządczym F4E, wystąpiły jedynie trzy bardzo poważne zagrożenia, które były ściśle monitorowane przez kierowników wyższego szczebla F4E. Wspomniane zagrożenia zniwelowano w ramach siedmiu działań. Podczas aktualizacji z czerwca 2016 r. F4E zidentyfikowało 5 nowych działań o priorytetowym znaczeniu w stosunku do dwóch już istniejących, których wdrożenie zajęło więcej czasu niż pierwotnie planowano.

F4E podkreśla, że zarządzanie ryzykiem korporacyjnym jest procesem ciągłym i stanowi element działań kontrolnych F4E.

21. F4E dąży do ograniczenia korzystania z procedury negocjacyjnej w możliwie jak największym stopniu. Jednakże ze względu na charakter działań wymagających najnowszych technologii i badań w związku z projektem ITER, procedura ograniczona jest niestety często wykorzystywana.

Wykorzystano większość możliwości, które F4E miało do dyspozycji, aby zwiększyć konkurencję i zaangażowanie sektorowe. Wymiana informacji na temat podobnych, pionierskich projektów tego typu w Europie wykazuje wiele podobieństw i wspólnych obaw w tym obszarze.

Stworzono forum dyskusyjne z licznymi organizacjami europejskimi w celu opracowania wspólnej strategii maksymalizującej zyski dla wszystkich graczy.

22. F4E uważa, że przyczyny komentarzy przedstawionych przez Europejski Trybunał Obrachunkowy na temat wybranych procedur przetargowych są następujące:

Szacowany koszt końcowy

Wartość podana w polu przyznanego budżetu nie obejmowała planu awaryjnego związanego z ryzykiem, lecz jedynie zakres. Szacowany koszt końcowy 50 został opracowany na późnym etapie i uwzględnia niepewności i zagrożenia, które mogą zaistnieć w czasie realizacji zamówienia.

Opóźnienie jednej procedury przetargowej

Trzymiesięczne opóźnienie było spowodowane głównie wydłużeniem daty składania ofert i wydłużeniem okresu wyjaśnienia procedur wyrażenia zainteresowania i przetargów.

Brak publikacji odniesienia do ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w witrynie internetowej F4E

Błąd powstały w procesie publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało prawidłowo opublikowane w Dzienniku Urzędowym, który stanowi prawne odniesienie dla publikacji, natomiast publikacja w witrynie internetowej jest dodatkowym kanałem.

28. Po konsultacji z Komisją F4E planuje wprowadzić takie postanowienia do swoich przepisów wykonawczych do końca 2016 r.

29. Nowe wymogi znalazły wyraz w procedurach roboczych F4E (strategie polityczne, procesy, procedury itp.).

30. F4E nieustannie usprawnia kontrolę wewnętrzną, koncentrując zasoby na wynikach ITER koniecznych do realizacji głównego etapu projektu Pierwsza plazma, a jednocześnie respektuje ograniczony budżet do 2020 r.

Obecnie w F4E są prowadzone działania mające na celu optymalizację przydzielania zasobów ludzkich w priorytetowych obszarach, w porozumieniu z organizacją ITER, aby możliwie w jak największym stopniu zamrozić koszty związane z wzorami i interfejsami, ponieważ w przeszłości te pozycje generowały największe koszty. Trwają prace nad systemem kontroli kosztów projektu, aby lepiej monitorować zmiany kosztów i zarządzać wszystkimi zmianami umów.

F4E usprawniło również monitorowanie postępów w realizacji projektu i jego wyników (osiągnięcie kluczowych etapów, wykonanie budżetu w stosunku do planu itp.), powołując dział ds. zarządzania projektami, infrastruktury i kontroli oraz wprowadzając comiesięczne spotkania na temat kierowania projektami.

Od października 2016 r. wzmocniono również strukturę odpowiedzialności, tworząc nowy dział, który koncentruje się na kwestiach handlowych i finansowych. Wzmocniony zostanie zespół kierownictwa wyższego szczebla. W nadchodzących miesiącach wprowadzone zostaną dalsze usprawnienia organizacyjne i procesowe.

32. Przyjęto dokument w sprawi jednolitej własności intelektualnej, który jest stosowany od kilku miesięcy. Aby sformalizować korzystanie z dokumentu, uwzględniono go jako bezpośredni krok we wszystkich nowych procesach dotyczących procedur przetargowych na podstawie nowego rozporządzenia finansowego i przepisów wykonawczych, które zostały przejrzane i zaktualizowane w okresie od kwietnia do czerwca 2016 r.

33. F4E wykonało plan działania i wdrożyło 28 z 32 działań. Cztery działania zostały anulowane: jedno zostało uznane za nieaktualne, jedno zostało zastąpione w toku realizacji projektu, a dwa zostały anulowane w wyniku bezowocnych negocjacji z zainteresowanymi stronami. W latach 2016-2017 Komisja przeprowadzi ocenę skutków działań F4E (oraz całego projektu ITER).

35. Po tym jak hiszpańskie ministerstwo przyznało, że wcześniej proponowany budynek nie zapewnia odpowiedniej powierzchni roboczej dla pracowników F4E w siedzibie w Barcelonie, rozpoczęto negocjacje nowej umowy w obecnym budynku.

W dniu 15 kwietnia 2016 r. F4E otrzymało formalną ofertę dotyczącą obecnego budynku od ministerstwa. Oferta dotyczyła długoterminowej umowy najmu obecnych pomieszczeń i powiększenia obecnej powierzchni biurowej o około 1 000 m².

W dniu 28 kwietnia oferta została przedstawiona i przyjęta przez prezydium Rady Zarządczej F4E. W dniu 17 maja ministerstwo przekazało F4E nową umowę najmu, już podpisaną przez właściciela budynku.

W dniu 24 maja dyrektor F4E podpisał ofertę, a dnia 8 czerwca ministerstwo przesłało ofertę podpisaną przez hiszpańskiego sekretarza stanu ds. badań, rozwoju i innowacji ponownie do F4E.

Na spotkaniu pod koniec czerwca 2016 r. Rada Zarządzająca F4E otrzymała informację o zawarciu długoterminowej umowy najmu biur F4E między Królestwem Hiszpanii a właścicielem budynku oraz zatwierdziła plany remontu powierzchni biurowych przekazanych F4E.

36. Zgodnie z art. 110 regulaminu pracowniczego oraz mając należyty wzgląd na terminy w nim przewidziane, F4E przyjęło i zatwierdziło następujące przepisy wykonawcze w 2015 r. i w pierwszej połowie 2016 r.:

- zatrudnienie pracowników tymczasowych,

- ocena urzędników, pracowników tymczasowych i pracowników kontraktowych,

- bezpłatny urlop,

- awans,

- przeklasyfikowanie pracowników tymczasowych,

- przeklasyfikowanie pracowników kontraktowych,

- praca w niepełnym wymiarze czasu,

- praca zdalna,

- czas pracy.

Pozostałe przepisy wykonawcze albo oczekują na przyjęcie wzorcowych decyzji mających zastosowani do agencji i wspólnych przedsięwzięć, albo na przegląd Komisji Europejskiej.

1 International Thermonuclear Experimental Reactor - międzynarodowy eksperymentalny reaktor termojądrowy.

2 Decyzja Rady 2007/198/Euratom z dnia 27 marca 2007 r. powołująca Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej oraz przyznająca mu określone korzyści (Dz.U. L 90 z 30.3.2007, s. 58), zmieniona decyzją Rady 2013/791/Euratom z dnia 13 grudnia 2013 r. (Dz.U. L 349 z 21.12.2013, s. 100) i decyzją Rady (Euratom) 2015/224 z dnia 10 lutego 2015 r. (Dz.U. L 37 z 13.2.2015, s. 8).

3 W celach informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje, działania i dostępne zasoby Wspólnego Przedsięwzięcia.

4 Międzynarodowa Organizacja Energii Termojądrowej została powołana w październiku 2007 r. na początkowy okres 35 lat w celu realizacji projektu ITER mającego wykazać realność wykorzystania syntezy jądrowej pod względem naukowym i technicznym. Jej członkami są Euratom, Chińska Republika Ludowa, Republika Indii, Japonia, Republika Korei, Federacja Rosyjska oraz Stany Zjednoczone Ameryki.

5 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz sprawozdania z finansowych wyników działalności, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto, opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

6 Sprawozdanie to obejmuje sprawozdanie z wykonania budżetu oraz podsumowanie zasad budżetowych i informację dodatkową.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

9 Art. 107 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1271/2013.

10 Konkluzje Rady z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania projektu ITER (11902/10).

11 Komunikat Komisji do Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 maja 2010 r. w sprawie stanu zaawansowania i możliwości rozwoju projektu ITER (COM(2010) 226 final).

12 Wynika to przede wszystkim z innowacyjnych rozwiązań i wyzwań technicznych związanych z wieloma wkładami niepieniężnymi, które mają zostać wniesione na rzecz organizacji międzynarodowej ITER (ITER IO) oraz ze zmian w specyfikacjach technicznych i zakresie działań, które należą do kompetencji ITER IO i nad którymi Wspólne Przedsięwzięcie ma niewielką kontrolę lub nie ma jej wcale.

13 Taką informację ujęto także w sprawozdaniu z postępu prac przedstawionym Radzie Unii Europejskiej w listopadzie 2015 r. i w sprawozdaniu z czwartej rocznej oceny Wspólnego Przedsięwzięcia przedstawionym Radzie Unii Europejskiej w listopadzie 2015 r.

14 Jeżeli chodzi o zmiany w zakresie wkładów niepieniężnych, które mają zostać wniesione na rzecz ITER IO, to okazało się, że poprzedni istniejący system kompensowania wzrostów kosztów wynikających z tych zmian (oparty na wytycznych MAC-10) był nieskuteczny, ze szkodą dla kosztu wkładu Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz projektu. W marcu 2015 r. Rada ITER zgodziła się zastąpić go nowym systemem funduszy rezerwowych, którego celem było zrekompensowanie odchyleń kosztów wynikających ze zmian w zakresie wkładów agencji krajowych na rzecz projektu.

15 Przypis 12 do pkt 12 sprawozdania Trybunału za rok 2013 (Dz.U. C 452 z 16.12.2014, s. 44).

16 Szacunki te obejmują dodatkowy wkład pieniężny w wysokości 300 mln euro, który zostanie wniesiony na rzecz ITER IO do roku 2020 r., oraz 75 mln euro związane z przeniesieniem zamówień publicznych UE do Japonii, nieprzewidzianym w ramach kosztów wyjściowych. Zob. sprawozdanie z postępu prac Wspólnego Przedsięwzięcia przedstawione Radzie Unii Europejskiej w listopadzie 2015 r.

17 Nowe szacunki obejmują wzrost o 35 % w stosunku do danych zatwierdzonych przez Radę w 2010 r. Jest to wzrost większy niż wzrost o 428 mln euro ujęty w sprawozdaniu Wspólnego Przedsięwzięcia w listopadzie 2014 r. (zob. pkt 14 sprawozdania Trybunału za 2014 r.), co wynika z większego zakresu prac w 2015 r., co z kolei miało na celu określenie wartości szacowanego kosztu końcowego (EAC) całego etapu budowy, podczas gdy w poprzednim roku oszacowano tylko odchylenia od kosztów związanych z przyznanymi zamówieniami.

18 W dniu 5 marca 2015 r. Rada ITER IO powołała nowego Dyrektora Generalnego oraz zatwierdziła plan działania ITER IO na 2015 r.

19 Rada zarządzająca Wspólnego Przedsięwzięcia zatwierdziła główne zasady określone w jego planie działania, a w szczególności działania na rzecz utworzenia nowej zintegrowanej organizacji, zgodnie z przewidywaniami nowej Dyrekcji Generalnej Komisji odpowiedzialnej za realizację projektu ITER, oraz zgłosiła prośbę o badanie wszystkich zagadnień prawnych dotyczących realizacji planu działania.

20 W szczególności powołanie mechanizmu funduszu rezerwowego, Rady Wykonawczej Projektu oraz zintegrowanych zespołów projektowych w obszarze budynków.

21 Zob. wstępna wersja sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia za 2015 r., s. 33-35.

22 W czasie przeprowadzania kontroli (kwiecień 2016 r.) Wspólne Przedsięwzięcie finalizowało porozumienie z ITER IO dotyczące zmodyfikowanych ram dystrybucji środków przez cały okres trwania ustalenia w sprawie zamówienia, tak aby dokładniej odzwierciedlić postęp osiągnięty przez każdą agencję krajową.

23 Przyjęta w dniu 3 grudnia 2014 r. pierwotna wersja budżetu obejmowała środki na zobowiązania w wysokości 953,6 mln euro. W budżetach korygujących z 9 czerwca i 2 grudnia 2015 r. środki te zmniejszono do 467,9 mln euro ze względu na opóźnienia w realizacji działań związanych z etapem budowy projektu ITER.

24 Ogólne opóźnienia, jakie wystąpiły w realizacji projektu ITER, tłumaczą niski poziom wykorzystania środków na zobowiązania indywidualne.

25 Przyjęta w dniu 3 grudnia 2014 r. pierwotna wersja budżetu obejmowała środki na płatności w wysokości 645,09 mln euro. Ich wysokość została obniżona do 526,08 mln euro w budżetach korygujących z dnia 9 czerwca i z dnia 2 grudnia 2015 r.

26 Przeprowadzone audyty wewnętrzne dotyczyły obiegu środków finansowych, zarządzania dotacjami, umów z ekspertami, przygotowywania zamówień na składniki operacyjne, zamówień w zakresie budynków ITER, selekcji i naboru, monitorowania realizacji zamówień w dziedzinie budynków ITER, przygotowania ustaleń w sprawie zamówień, przeglądu postępowania w trybie dialogu konkurencyjnego na potrzeby części 3 zamówienia (budynki tokamaka) oraz ograniczonego przeglądu zarządzania zamówieniami.

27 Jedno zalecenie z kontroli zamówień z zakresu budynków ITER, dwa z zakresu przeglądu postępowania w trybie dialogu konkurencyjnego na potrzeby części 3 zamówienia oraz dwa z zakresu ograniczonego przeglądu zarządzania zamówieniami.

28 Działania pokontrolne dotyczące zarządzania dotacjami, przygotowywania zamówień na składniki operacyjne i obiegu środków finansowych.

29 Zalecenie 5 - "Należy poprawić dokumentację dotyczącą zamówień publicznych" (zalecenie ocenione jako ważne) i zalecenie 6 - "Należy zapewnić odpowiednie zatwierdzanie produktów przekazanych przez strony trzecie wspomagające postępowanie o udzielenie zamówienia" (ocenione jako bardzo ważne).

30 Zalecenie 7 - "Należy przyjąć i wdrożyć politykę szacowania kosztów końcowych" (ocenione jako krytyczne) i zalecenie 9 - "Należy zmodernizować koncepcję i zawartość narzędzi wykorzystywanych do planowania i monitorowania projektów oraz sprawozdawczości" (ocenione jako bardzo ważne).

31 Niezależna ocena projektu dotyczącego budynków ITER (wrzesień-listopad 2015 r.) przekazana radzie zarządzającej Wspólnego Przedsięwzięcia w grudniu 2015 r.

32 Według definicji Wspólnego Przedsięwzięcia - oczekiwany całkowity koszt działania ujętego w harmonogramie, element struktury podziału prac lub projekt w chwili, gdy określony zakres prac został zakończony. Zastosowany szacunek kosztów to EAC 50: "wartość kosztu, dla którego istnieje 50 % prawdopodobieństwa, że koszt realizacji projektu będzie niższy od tej wartości, natomiast 50 % prawdopodobieństwa, że będzie od niej wyższy".

33 Z 19 kontroli jakości przeprowadzonych w 2015 r. do sierpnia 2016 r. ukończono 15, trzy nie zostały ukończone, a jedną anulowano. W ramach przeprowadzonych kontroli stwierdzono 33 przypadki niezgodności z procedurami i 127 obszarów wymagających poprawy.

34 Zakres kontroli obejmuje plan jakości, wszelkie przypadki niezgodności z konkretnym wymogiem, kontrolę zakupów i zarządzanie pracami zleconymi, zarządzanie dokumentacją i danymi, zarządzanie zmianami i odchyleniami, plan kontroli jakości robót inżynieryjnych, szczegółowy harmonogram realizacji projektu, zarządzanie ryzykiem obciążającym umowę oraz plan kontroli jakości prac technicznych.

35 Zob. pkt 20, tiret trzecie i czwarte.

36 Na dziewięć skontrolowanych dotacji (trzy na każdego beneficjenta) przypadło łącznie 1 mln euro, co odpowiada 5 % wszystkich beneficjentów dotacji i stanowi 1,4 % łącznej wartości, na jaką podpisano umowy o udzielenie dotacji (według stanu na kwiecień 2016 r. - 66 beneficjentów na przyznane środki o łącznej wartości 76 mln euro od czasu powołania Wspólnego Przedsięwzięcia). Wpływ finansowy wykrytych błędów wynosił 26 000 euro na korzyść Wspólnego Przedsięwzięcia.

37 Poprzez potrącenie kwoty albo wystawienie noty debetowej.

38 Pięciu beneficjentów i łączna skontrolowana kwota w wysokości 5,7 mln euro, co odpowiada 7,5 % zarówno wszystkich beneficjentów, jak i wszystkich podpisanych umów o udzielenie dotacji od powołania Wspólnego Przedsięwzięcia.

39 1,7 % z 4,4 mld euro całkowitych zobowiązań budżetowych na dzień 31 grudnia 2015 r. od powołania (zob. załącznik I do sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami za 2015 r.).

40 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

41 Z wyjątkami wymienionymi w art. 214 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.

42 Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 110/2014 w sprawie modelowego rozporządzenia finansowego dla organów realizujących partnerstwa publiczno-prywatne (Dz.U. L 38 z 7.2.2014, s. 2).

43 W szczególności: kryteria ustalania, czy zobowiązanie prawne może być wykonane przed zobowiązaniem budżetowym (art. 70 ust. 2 regulaminu), kryteria zawierania umów z ITER IO, agencjami krajowymi i państwami członkowskimi, w których mieszczą się ITER IO lub F4E, bez postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (art. 85b regulaminu), warunki uzasadniające odejście od zawierania umów o usługi dodatkowe na maksymalnie trzy lata (art. 85e regulaminu) oraz zasady ustanawiania przez radę zarządzającą listy organizacji, którym można przyznawać dotacje bez uprzedniego zaproszenia do składania wniosków, jak również późniejszego korzystania z tej listy (art. 90c regulaminu).

44 Sprawozdanie roczne za rok budżetowy 2014, pkt 27 (Dz.U. C 422 z 17.12.2015, s. 33).

45 Wytyczne dotyczące rekompensaty finansowej za udział w dialogu konkurencyjnym.

46 Rozszerzone zwolnienie od odpowiedzialności za zobowiązania w dziedzinie atomowej, przejście na zamówienia publiczne oparte głównie na wynikach oraz badanie możliwości wprowadzenia dwustopniowego dialogu konkurencyjnego.

47 W szczególności dotyczących rekrutacji, emerytur i rent, wynagrodzeń i świadczeń, warunków pracy, wydatków medycznych, zasad etyki i postępowania oraz personelu zatrudnionego poza UE.

48 Między innymi dotyczących rekrutacji pracowników zatrudnianych na czas określony, wykorzystania i zatrudniania pracowników kontraktowych oraz procedur oceny i awansu pracowników, postępowania dyscyplinarnego i administracyjnych postępowań wyjaśniających.

49 Zatwierdzenie ad-referendum to proces zatwierdzenia, który wymaga zatwierdzenia odpowiednich wymaganych środków budżetowych przez odpowiednią władzę budżetową i finansową (władza budżetowa).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2016.473.33
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Wspólnego Przedsięwzięcia.
• Data aktu: 16/12/2016
• Data ogłoszenia: 16/12/2016