System e-doręczeń zacznie obowiązywać, co do zasady, od 1 stycznia 2025 roku. Ale jednocześnie wejdzie w życie tzw. mała nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza dla podmiotów publicznych okres przejściowy do końca 2025 r. W tym czasie np. gmina będzie kierowała korespondencję do podmiotu niebędącego podmiotem publicznym (np. osoby fizycznej) na adres do doręczeń elektronicznych – jeżeli odbiorca taki adres posiada. Jeżeli odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to korespondencja będzie mogła być kierowana w dotychczasowy sposób, czyli przez operatora pocztowego, chyba że jest to odpowiedź na wniosek złożony przez ePUAP – w takim przypadku korespondencja będzie kierowana przez ePUAP. Przeczytaj więcej: E-doręczenia od 1 stycznia, ale dla podmiotów publicznych okres przejściowy
W założeniu nowelizacji ten okres przejściowy podmioty publiczne, a przede wszystkim samorządy terytorialne, mają wykorzystać na pełne wdrożenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publicznej usługi hybrydowej (PUH) oraz systemów EZD, czyli elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Operator wyznaczony - niekoniecznie Poczta Polska
Ministerstwo Cyfryzacji ma świadomość, że przepisy wdrażające e-doręczenia są niedoskonałe. Szykuje projekt tzw. dużej nowelizacji przepisów. Pracuje nad tym grupa robocza z udziałem m.in. samorządowców. A ci uważają, że Poczta Polska, która do końca 2025 r. pełni rolę operatora wyznaczonego w Polsce, nie poradzi sobie z usługą. Nie pomoże nawet kroplówka finansowa, którą zasilił ją ustawodawca w „małej” nowelizacji ustawy o e-doręczeniach (poprawka klubu Polska 2050-TD zakłada refundację Poczcie Polskiej do 100 mln zł kosztów za lata 2020-2024, poniesionych na inwestycje związane z wprowadzeniem oprogramowania służącego PURDE i PUH).
Związek Powiatów Polskich proponuje więc zmianę definicji operatora wyznaczonego i dopuszczenie do świadczenia usługi operatorów komercyjnych, ale na ściśle określonych zasadach. Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny ZPP uważa, że za fiasko wdrożenia e-doręczeń w grudniu 2023 r. w dużej mierze odpowiada właśnie Poczta Polska, która nie przygotowała systemu teleinformatycznego w odpowiedni sposób.
- Można odnieść wrażenie, że cały system e-doręczeń w zakresie usługi PURDE ma służyć jedynie poprawie kondycji finansowej, tej spółki Skarbu Państwa – mówi ekspertka ZPP.
Jej zdaniem komercjalizacja usługi e-doręczeń, dla podmiotów, które produkują systemy klasy EZD (a stosowanie e-doręczeń ma być docelowo powiązane z obowiązkowym wdrażaniem systemów klasy EDZ) pozwoli na łatwiejszą integrację środowiska EDZ i e-doręczeń, a poza tym będzie gwarancją lepszej jakości technicznej rozwiązania. Przy czym usługa PUH powinna dalej pozostawać w gestii operatora wyznaczonego.
Także Jan Czajkowski ze Związku Miast Polskich, jest przekonany, że Poczta Polska, przy oferowanej obecnie jakości, nie jest w stanie zagwarantować usługi na odpowiednim poziomie. Dlatego uważa, że należy dopuścić do świadczenia usługi, na określonych zasadach, inne działające w Polsce podmioty. - To będzie rozwiązanie tańsze, łatwiejsze i praktyczniejsze – wskazuje. I przyznaje, że po ostatniej podwyżce opłat za korzystanie z e-doręczeń, wiele samorządów zastanawia się jak w okresie przejściowym ograniczyć korzystanie z usługi z powodów finansowych.
Opłata za usługę w formie rozporządzenia
Samorządowcy podkreślają, że opłaty ustalone przez Pocztę Polską 5 października są rażąco wygórowane za usługę PURDE - 5,30 zł plus 23 proc. VAT. Zdaniem przedstawicieli Związku Powiatów Polskich nie ma żadnego logicznego uzasadnienia, dla tak wysokich cen usług świadczonych za pośrednictwem systemów teleinformatycznych. Mówią wprost: opłata za jedną przesyłkę, jest nie bardzo wysoka, ale horrendalnie wysoka.
- Przecież cała usługa świadczona jest w ramach jednego systemu teleinformatycznego, czyli w praktyce polega na przesłaniu korespondencji ze skrzynki do skrzynki. Koszt, jaki ponosi operator za jedną przesyłkę, nie przekracza kilku groszy, niezrozumiała jest cena za tą usługę na poziomie 6,52 zł brutto. O ile jeszcze można przyjąć wysokość opłaty w ramach publicznej usługi hybrydowej (10,27 zł brutto), bo to wymaga wydrukowania korespondencji, zakopertowania, dostarczenia pod drzwi, to wycena usługi PURDE jest kompletnym nieporozumieniem – mówi Patrycja Grebla-Tarasek. Wskazuje, że usługa powinna być płatna, ponieważ ponoszone są koszty techniczne przez operatora (serwery, system, obsługa informatyczna), ale powinna być opłacana w rzetelnie skalkulowanym abonamencie.
Dlatego, związek Powiatów Polskich proponuje, aby cena za usługi PURDE i PUH ustalana była nie w ramach cennika zatwierdzanego w porozumieniu z Prezesem Urzędu Komunikacji Elektronicznej, ale w trybie rozporządzenia do ustawy o doręczeniach elektronicznych. W ten sposób publicznie znane będą powody, dla których operator wyznaczony podnosi opłaty (tak jak to miało miejsce w roku obecnym, gdzie opłaty wzrosły o 20 proc.). Strona samorządowa uczestniczyłaby też w opiniowaniu projektu zmian w ramach KWRiST.
Patrycja Grebla-Tarasek wskazuje, że problematyczne jest także to, że na e-doręczenia został nałożony podatek VAT w wysokości 23 proc., podczas gdy powszechna usługa pocztowa jest zwolniona z tego podatku.
Ułomna baza adresów elektronicznych
Samorządowcy postulują, aby w ramach dużej nowelizacji rozwiązać również kwestię związaną z wyszukiwaniem podmiotów w bazie adresów elektronicznych (BEA). Postulują wyszukiwanie osób fizycznych w BAE poprzez wpisanie numeru PESEL.
- Niestety, urzędy nie zawsze dysponują numerem PESEL klienta, dlatego proponujemy zmianę w Kodeksie postępowania administracyjnego poprzez dodanie do elementów podań i wniosków obowiązkowo wskazywania numeru PESEL. Dziś musimy wpisywać kilka rubryk, imię, nazwisko, kod pocztowy, miejscowość, ulice, numer domu i numer mieszkania. Wprowadzenie numeru PESEL znacznie poprawiłoby funkcjonalność usługi – postuluje Patrycja Grebla-Tarasek.
Taka funkcjonalność rozwiązałaby też problem wyszukania dwóch osób o tych samych imionach i nazwiskach zamieszkujących pod jednym adresem np. teściowa – synowa.
- To kolejna wątpliwość, którą zgłaszaliśmy ministrowi cyfryzacji. Wyszukanie po adresie korespondencyjnym nigdy nie daje pewności czy znaleźliśmy właściwego adresata i możemy narazić się na zarzut naruszenia danych osobowych – mówi Artur Prasal z-ca dyr. Wydziału Zarządzania Kontaktami z Mieszkańcami Urzędu Miasta Łodzi, autor i współautor kilkudziesięciu publikacji dotyczących prawnych aspektów informatyzacji administracji.
Patrycja Grebla-Tarasek postuluje też, aby BAE wzbogacić o funkcje sztucznej inteligencji pomagającą znaleźć klientowi wyszukiwany podmiot.
- Czyli, jeśli na przykład będę wpisywała prezydent miasta Nowy Sącz, a takiego adresu nie będzie oczywiście w bazie adresów do doręczeń elektronicznych, to żeby od razu system skojarzył, że chce wysłać pismo na adres Urzędu Miasta Nowy Sącz – postuluje.
Czytaj także w LEX: Obowiązki samorządów w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych > >
Wciąż wiele wątpliwości
Artur Prasal wskazuje, że dużym problemem natury technicznej i prawnej jest brak pobrania "dowodu sprawdzania adresata w BAE”.
- Na przykład sprawdzam rano czy jest pan w bazie adresów elektronicznych. Nie ma pana, szykuję jakąś decyzję, podpisuję ją, wysyłam tradycyjnie, a międzyczasie pan utworzył adres – mówi. Wskazuje, że adresat może zarzucić nieprawidłowy sposób doręczenia (nieskuteczność doręczenia) wskazując, że ADE (adres doręczenia elektronicznego) posiadł w dniu wysyłki. Organ nie ma jak udowodnić, że adres sprawdził.
- Potrzebny jest mechanizm umożliwiający pobranie informacji, że ADE był lub nie był w dacie weryfikacji i że organ tej weryfikacji dokonał. Organ musi tę informację posiadać w aktach sprawy, które będzie badał organ odwoławczy czy też sąd administracyjny – mówi ekspert. Wskazuje, że powinna być możliwość sztywnego ustalenia, iż adresy są publikowane w BAE np. po godz. 18.00 każdego dnia, co zapewniłoby pewność prawną weryfikacji adresu w godzinach pracy urzędów.
Samorządowcy podnoszą też, że doprecyzowania wymaga, także instrukcja kancelaryjna obiegu dokumentów, a w szczególności kwestie dotyczące archiwizacji dokumentów elektronicznych, a także archiwizacji całych teczek spraw, w sytuacji, gdy jedna strona postępowania korzysta z tradycyjnego sposobu doręczenia (na papierze), a druga z doręczeń elektronicznych. W tej materii pojawiają się liczne wątpliwości i pytania od samorządów. Wątpliwości budzi też dopuszczalność elastycznego wdrażania PUH przez podmioty, które takiego obowiązku jeszcze nie mają (czyli samorządy).
ZPP podnosi też, że w ramach szeroko pojętej cyfryzacji i informatyzacji, urzędy już w chwili obecnej korzystają z rozwiązań teleinformatycznych do komunikacji ze swoimi klientami - np. system teleinformatyczny Syriusz wykorzystywany przez Powiatowe Urzędy Pracy do wysyłki korespondencji skierowanej do osób bezrobotnych, System Obsługi Wsparcia Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych czy mający powstać w niedalekiej przyszłości system do obsługi procesu budowalnego. Pojawiają się wątpliwości – czy skuteczne będzie doręczanie pism za ich pomocą, w przypadku, gdy klient będzie poza kontem w takim systemie posiadał adres do doręczeń elektronicznych.
Cena promocyjna: 103.2 zł
|Cena regularna: 129 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 90.3 zł