Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 5 kwietnia 2007 r.

w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej

Na podstawie art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170, poz. 1218, Nr 218, poz. 1592 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 25, poz. 162) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Ocena urzędnika służby cywilnej, zwana dalej "oceną", jest sporządzana na podstawie kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez bezpośredniego przełożonego, zwanego dalej "oceniającym".

2. Wykaz kryteriów obowiązkowych i kryteriów do wyboru stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Oceniający wybiera z wykazu nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy zajmowanym przez urzędnika służby cywilnej, zwanego dalej "ocenianym".

4. Oceniający wybiera kryteria oceny po uprzednim omówieniu z ocenianym głównych obowiązków wynikających z opisu jego stanowiska pracy, wykonywanych w okresie podlegającym ocenie, a także celów do osiągnięcia w tym okresie oraz sposobu ich realizacji.

§  2. 

1. Oceniający wyznacza termin sporządzenia oceny na piśmie, określając miesiąc i rok.

2. Wybrane kryteria i informację o terminie sporządzenia oceny na piśmie oceniający wpisuje do arkusza oceny urzędnika służby cywilnej, zwanego dalej "arkuszem", którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Oceniany potwierdza podpisem zapoznanie się z kryteriami i terminem sporządzenia oceny na piśmie.

4. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 2 i 3, oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego. Kopię arkusza oceniający przekazuje ocenianemu.

§  3. 

1. Czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, oceniający dokonuje nie później niż w ciągu 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny lub 60 dni od dnia mianowania w przypadku sporządzania oceny po raz pierwszy.

2. W przypadku zmiany stanowiska pracy przez ocenianego wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, jeżeli od dnia ostatniej oceny upłynęło nie więcej niż 6 miesięcy, oceniający dokonuje ponownie czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, w ciągu 30 dni od dnia zmiany stanowiska pracy.

§  4. 

1. Oceniający zmienia termin sporządzenia oceny na piśmie w przypadku usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego uniemożliwiającej przeprowadzenie oceny.

2. Oceniający może zmienić termin oceny w każdym czasie, w szczególności w przypadku:

1) zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie;

2) przewidywanej, dłuższej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, która może uniemożliwić przeprowadzenie oceny;

3) przewidywanej, dłuższej, usprawiedliwionej nieobecności w pracy oceniającego, która może utrudnić przeprowadzenie oceny;

4) złożenia przez ocenianego wniosku o zmianę terminu przeprowadzenia oceny.

3. Oceniający niezwłocznie powiadamia ocenianego pisemnie o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.

§ 5. W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów.

§ 6. Oceniający przed sporządzeniem oceny na piśmie przeprowadza z ocenianym rozmowę, podczas której omawia z nim:

1) główne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie podlegającym ocenie oraz sposób ich realizacji, z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, zgodnie z § 1 ust. 4;

2) trudności napotykane przez ocenianego w trakcie realizacji zadań;

3) kierunki dalszego rozwoju i potrzeby szkoleniowe ocenianego.

§  7. 

1. Sporządzenie oceny na piśmie następuje nie później niż w ciągu 7 dni od rozmowy, o której mowa w § 6.

2. Sporządzenie oceny na piśmie polega na:

1) wpisaniu do arkusza opinii dotyczącej sposobu wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał on ocenie, uwzględniającej w szczególności wnioski z rozmowy, o której mowa w § 6;

2) określeniu poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego (celujący, bardzo dobry, dobry, zadowalający lub niezadowalający);

3) przyznaniu oceny pozytywnej, w przypadku celującego, bardzo dobrego, dobrego lub zadowalającego poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego, albo przyznaniu oceny negatywnej;

4) wpisaniu do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego na podstawie przeprowadzonej oceny i z uwzględnieniem jego przyszłych obowiązków.

3. W przypadku przyznania oceny pozytywnej oceniający może zamieścić w wyznaczonym miejscu arkusza umotywowany wniosek o przyznanie ocenianemu kolejnego stopnia służbowego.

§  8. 

1. Oceniający niezwłocznie umożliwia ocenianemu zapoznanie się z oceną sporządzoną na piśmie i poucza go o przysługującym mu prawie złożenia sprzeciwu do dyrektora generalnego urzędu w ciągu 7 dni od doręczenia oceny.

2. Niezwłocznie po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 1, oryginał arkusza włącza się do akt osobowych ocenianego. Kopię arkusza oceniający doręcza ocenianemu.

§ 9. Pierwsza ocena ocenianego może zostać sporządzona nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia wyboru kryteriów, o których mowa w § 1 ust. 3.

§ 10. Do sporządzenia oceny ocenianego rozpoczętej przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 11. Traci moc rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 maja 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej (Dz. U. Nr 69, poz. 633).

§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1 

WYKAZ KRYTERIÓW OBOWIĄZKOWYCH I KRYTERIÓW DO WYBORU

Kryteria obowiązkowe

Kryterium	Opis kryterium
1. Rzetelność i terminowość	Dbałość o przedstawianie wiarygodnych danych, faktów i informacji po wnikliwym rozpoznaniu sytuacji z wykorzystaniem dostępnych źródeł. Dbałość o przestrzeganie terminów określonych przepisami dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie i bez zbędnej zwłoki.
2. Wiedza specjalistyczna i umiejętność jej wykorzystania	Posiadanie wiedzy z konkretnej dziedziny, warunkującej odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań. Umiejętność zastosowania posiadanych informacji w praktyce, przy wykonywaniu obowiązków. Umiejętność doboru odpowiednich narzędzi i technologii w celu wykonania zadania. Znajomość przepisów niezbędnych do właściwej realizacji obowiązków. Umiejętność wyszukania i zastosowania właściwych przepisów w zależności od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagają współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin.
3. Zorientowanie na osiąganie celów	Planowanie działań i organizowanie pracy w celu wykonania zadań. Umiejętność identyfikacji celów, określania ram czasowych działania, przyjmowanie odpowiedzialności w trakcie realizacji zadań i wywiązywanie się z zobowiązań. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu. Opracowywanie szczegółowych i możliwych do realizacji planów. Planowanie sposobu osiągnięcia celów, sprawdzanie realizacji działań z planem. Dostosowanie planów i organizacji pracy do zmieniających się okoliczności. Wykazywanie zaangażowania w realizację celów.
4. Doskonalenie zawodowe	Nastawienie na własny rozwój i podnoszenie kwalifikacji. Zdolność i skłonność do uczenia się, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiadać aktualną wiedzę i odpowiednie umiejętności. Wykazywanie zainteresowania rozwijaniem swoich kompetencji, w szczególności poprzez samodoskonalenie, szkolenia, uczenie się od innych czy rozwiązywanie problemów.
5. Postawa etyczna	Wykonywanie obowiązków w uczciwy sposób, niebudzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowaną opinię. Postępowanie zgodne z etyką zawodową.

Kryteria do wyboru

Kryterium	Opis kryterium
1. Umiejętność obsługi urządzeń technicznych	Odpowiedni stopień wiedzy i umiejętności niezbędny do korzystania ze sprzętu komputerowego, urządzeń biurowych oraz innego sprzętu specjalistycznego.
2. Znajomość języka obcego	Znajomość języka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zadań, pozwalająca na: - czytanie i rozumienie dokumentów, - pisanie dokumentów, - rozumienie ze słuchu, - mówienie w języku obcym.
3. Skuteczna komunikacja	Komunikacja werbalna Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący ich zrozumienie przez: - wypowiadanie się w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny, - dobieranie stylu, języka i treści wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy, - udzielanie wyczerpujących i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytykę lub zaskakujące argumenty, - wyrażanie poglądów w sposób przekonujący, - posługiwanie się pojęciami właściwymi dla rodzaju wykonywanych spraw/wykonywanej pracy, - umiejętność zainteresowania innych własnymi opiniami. Komunikacja pisemna Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący zrozumienie przez: - stosowanie przyjętych form prowadzenia korespondencji, - przedstawianie zagadnień w sposób jasny i zwięzły, - dobieranie odpowiedniego stylu, języka i treści pism, budowanie zdań poprawnych ortograficznie, gramatycznie i logicznie.
4. Umiejętność współpracy	Umiejętność pracy w grupie, budowania kontaktu z inną osobą przez okazywanie poszanowania drugiej stronie, próbę aktywnego zrozumienia jej racji, okazanie zainteresowania jej opiniami. Realizacja zadań w zespole przez: - pomoc i doradzanie współpracownikom w razie potrzeby, - dostrzeganie i docenianie wkładu pracy innych, - przekazywanie posiadanych informacji, które mogą wpływać na planowanie lub proces podejmowania decyzji, osobom, dla których informacje te będą stanowiły istotną pomoc w realizowanych przez nie zadaniach, - zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań, - współpracę, a nie rywalizację z pozostałymi członkami zespołu, - zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu, - aktywne słuchanie innych, budowanie zaufania, - uzgadnianie planowanych zmian z osobami, dla których mają one istotne znaczenie.
5. Pozytywne podejście do obywatela	Zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy, okazywanie szacunku, służenie pomocą, właściwa i sprawna obsługa klienta wewnętrznego i zewnętrznego, przejrzyste działanie, tworzenie przyjaznej atmosfery.
6. Umiejętność negocjowania	Wypracowywanie stanowiska akceptowanego przez zainteresowanych dzięki: - dążeniu do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób, - przygotowaniu i prezentowaniu różnorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska, - przekonywaniu innych do weryfikacji własnych sądów lub zmiany stanowiska, - rozpoznawaniu najlepszych propozycji, - stymulowaniu otwartych dyskusji na temat źródeł konfliktów, - ułatwianiu rozwiązywania problemu, kwestii spornej, - tworzeniu i proponowaniu nowych rozwiązań.
7. Zarządzanie zasobami	Odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów poprzez: - określanie i pozyskiwanie zasobów, - alokację i wykorzystanie zasobów w sposób efektywny pod względem czasu, kosztów i jakości, - kontrolowanie wszystkich zasobów wymaganych do efektywnego działania. Nadzorowanie prowadzonych działań w celu uzyskiwania pożądanych efektów, w szczególności przez: - tworzenie i wprowadzanie efektywnych systemów kontroli działania, sprawdzanie jakości i postępu w realizacji działań, - modyfikowanie planów w razie konieczności. Umiejętne zarządzanie zmianą poprzez: - określanie etapów i ram czasowych wprowadzanych zmian, - wspieranie innych w okresie wprowadzania zmian, - skupianie się na sprawach kluczowych związanych z wprowadzanymi zmianami, - wprowadzanie zmian w sposób pozwalający osiągnąć pozytywne rezultaty, - monitorowanie i analizowanie rezultatów wprowadzanych zmian.
8. Zarządzanie personelem	Motywowanie pracowników do osiągania wyższej skuteczności i jakości pracy przez: - zrozumiałe tłumaczenie zadań, określanie odpowiedzialności za ich realizację, ustalanie realnych terminów ich wykonania oraz określenie oczekiwanego efektu działania, - komunikowanie pracownikom oczekiwań dotyczących jakości ich pracy, - dostrzeganie różnicy zdań i poglądów, skuteczne rozwiązywanie konfliktów w zespole, - szacunek dla prywatności pracowników i zachowywanie dyskrecji odnośnie do ich osobistych spraw, - zachowywanie opanowania i spokoju w sytuacji stresu, ochronę pracowników przed niedopuszczalnymi naciskami, - traktowanie pracowników w uczciwy i bezstronny sposób, z szacunkiem, zachęcanie ich do wyrażania własnych opinii oraz włączanie ich w proces podejmowania decyzji, - traktowanie pracowników indywidualnie i niedyskryminowanie nikogo, - rozpoznawanie mocnych i słabych stron pracowników, wspieranie ich rozwoju w celu poprawy jakości pracy, - stymulowanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji, określanie potrzeb szkoleniowo-rozwojowych oraz dopasowanie indywidualnych oczekiwań pracowników dotyczących własnego rozwoju do potrzeb urzędu, - bezstronną ocenę osiągnięć pracowników, - wykorzystywanie możliwości wynikających z systemu wynagrodzeń oraz motywującej roli awansu w celu zachęcenia pracowników do uzyskiwania jak najlepszych wyników, - inspirowanie i zdobywanie zaangażowania pracowników w realizację celów.
9. Podejmowanie decyzji i odpowiedzialność	Umiejętność podejmowania decyzji w sposób bezstronny i obiektywny, w szczególności poprzez rozpoznawanie istoty problemu oraz określenie jego przyczyn. Podejmowanie decyzji: - na podstawie i w granicach przepisów prawa, - na podstawie sprawdzonych informacji, - po rozważeniu krótko- i długoterminowych skutków, - w odpowiednim czasie. Nieunikanie podejmowania decyzji w złożonych lub obarczonych pewnym ryzykiem sprawach. Podejmowanie decyzji obarczonych elementem ryzyka po uprzednim zbilansowaniu potencjalnych zysków i strat. Przyjmowanie odpowiedzialności za skutki podjętych decyzji. Gotowość do ponownego przeanalizowania decyzji i umiejętność przyznania się do błędu.
10. Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych	Pokonywanie sytuacji kryzysowych oraz rozwiązywanie skomplikowanych problemów przez: - wczesne rozpoznawanie potencjalnych sytuacji kryzysowych, - szybkie działanie mające na celu rozwiązanie kryzysu, - dostosowywanie działania do zmieniających się warunków, - wcześniejsze rozważanie potencjalnych problemów i zapobieganie ich skutkom, - informowanie wszystkich, na których będzie oddziaływać sytuacja kryzysowa, - wyciąganie wniosków (nauki) z sytuacji kryzysowych tak, żeby można było w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji, - skuteczne działanie (także) w okresach przejściowych lub wprowadzania zmian.
11. Samodzielność i inicjatywa	Zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiązań w celu wykonania zleconego zadania. Umiejętność i wola poszukiwania obszarów wymagających zmian i informowanie o nich. Inicjowanie działań i podejmowanie odpowiedzialności za nie. Mówienie o występujących problemach, badanie źródeł ich powstania.
12. Kreatywność	Wykorzystywanie umiejętności i wyobraźni do tworzenia nowych rozwiązań ulepszających proces pracy przez: - rozpoznawanie oraz identyfikowanie powiązań między sytuacjami, - wykorzystywanie różnych istniejących rozwiązań w celu tworzenia nowych, - otwartość na zmiany, poszukiwanie i tworzenie nowych koncepcji i metod, - inicjowanie lub wynajdywanie nowych możliwości lub sposobów działania, - badanie różnych źródeł informacji, wykorzystywanie dostępnego wyposażenia technicznego, - zachęcanie innych do proponowania, wdrażania i doskonalenia nowych rozwiązań.
13. Planowanie i myślenie strategiczne	Tworzenie planów lub koncepcji realizowania celów w oparciu o posiadane informacje przez: - umiejętność identyfikacji priorytetów, - zauważanie trendów i powiązań między różnymi informacjami, - identyfikowanie fundamentalnych dla urzędu potrzeb i kierunków działania, - przewidywanie konsekwencji w dłuższym okresie, - przewidywanie długoterminowych skutków podjętych działań i decyzji, - planowanie rozwiązywania problemów i pokonywania przeszkód, - ocenianie ryzyka i korzyści różnych kierunków działania, - analizowanie okoliczności i zagrożeń.
14. Umiejętności analityczne	Umiejętne stawianie hipotez, wyciąganie wniosków przez analizowanie i interpretowanie danych, w tym: - rozróżnianie informacji istotnych od nieistotnych, - dokonywanie systematycznych porównań różnych aspektów, - interpretowanie danych pochodzących z dokumentów, opracowań i raportów, - samodzielne wyszukiwanie potrzebnych informacji, - dostrzeganie, na jakim etapie wymagane jest wsparcie, - przyjęcie logicznego podejścia do analizy poprzez rozbicie problemu na części, którymi można zarządzać, - zauważanie relacji i powiązań między informacjami, umiejętne wyciąganie wniosków z posiadanych informacji, - stosowanie procedur prowadzenia badań i zbierania danych odpowiadających stawianym problemom, - prezentowanie w optymalny sposób danych i wniosków z przeprowadzonej analizy, - dobieranie odpowiednich narzędzi i technologii (włącznie z aplikacjami komputerowymi) w celu rozwiązania problemu/zadania.

ZAŁĄCZNIK Nr  2 

WZÓR

ARKUSZ OKRESOWEJ OCENY URZĘDNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ

wzór

• Identyfikator: Dz.U.2007.69.453
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.
• Data aktu: 05/04/2007
• Data ogłoszenia: 18/04/2007
• Data wejścia w życie: 03/05/2007