Czy dopuszczalne jest przesłanie na telefoniczny lub listowny wniosek dokumentacji medycznej faxem lub skanu e-mailem w postaci pliku pdf?
Wniosek pacjenta, mający stanowić podstawę takie przekazania musi być jednak niewątpliwy. W związku z tym telefoniczne złożenie dyspozycji przesłania dokumentacji medycznej mailem lub faxem nie jest dopuszczalne, ponieważ ten tryb komunikacji uniemożliwia jednoznaczną identyfikację osoby składającej dyspozycję, przede wszystkim zaś uniemożliwia udowodnienie, że dyspozycja taka została w ogóle złożona. Wniosek złożony pisemnie (nadesłany pocztą) można uznać za dopuszczalny, ale jedynie wówczas, gdy brak jest okoliczności powodujących wątpliwości co do autentyczności pisma.
Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta - dalej u.p.p., w art. 27 u.o.p.p. określa sposoby udostępniania uprawnionym podmiotom dokumentacji medycznej, w postaci:
Zgodnie zaś z definicją zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna.
Powyżej określone sposoby udostępniania dokumentacji wprowadzone zostały obecnie do ustawy, nie rozróżniając ich zastosowania w zależności od formy prowadzenia dokumentacji (papierowa, elektroniczna). Należy więc przyjąć, iż w obecnym stanie prawnym przesłanie dokumentacji medycznej drogą poczty elektronicznej znalazło, co do zasady, przyzwolenie ustawodawcy.
Należy jednak zwrócić uwagę na treść art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - dalej u.o.d.o. Stosownie do tego przepisu administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. W świetle powyższego przepisu przesłanie dokumentacji faxem lub drogą mailową wymaga więc podjęcia działań zapewniających jednoznaczną identyfikację odbiorcy wiadomości.
Z uwagi na przedstawione wyżej wymagania, telefoniczne złożenie dyspozycji przesłania dokumentacji medycznej na adres pocztowy, mailem lub faxem nie jest dopuszczalne, ponieważ ten tryb komunikacji uniemożliwia jednoznaczną identyfikację osoby składającej dyspozycję, przede wszystkim zaś uniemożliwia udowodnienie, że dyspozycja taka została w ogóle złożona oraz że podany adres poczty elektronicznej jest adresem pod którym pacjent życzy sobie pocztę odebrać i który uważa on za odpowiednio zabezpieczony przed dostępem osób niepowołanych. Inaczej przedstawia się sytuacja złożenia opisanego wniosku w formie pisemnej (listownie). Forma taka pozwala podmiotowi leczniczemu na zachowanie dowodu złożenia wniosku o określonej treści, zaś w przypadku, gdyby nie pochodził on w rzeczywistości od osoby uprawnionej (np. na skutek podrobienia podpisu), pismo takie stanowi dowód w odpowiednim postępowaniu. O ile więc z treści wniosku nadesłanego listownie wynika w sposób niewątpliwy wola uprawnionego do otrzymania dokumentacji we wskazany sposób, a jednocześnie brak okoliczności powodujących uzasadnione wątpliwości co do autentyczności pisma (np. wcześniejsze złożenie przez pacjenta dyspozycji nieprzekazywania dokumentacji w formie innej niż osobista), wniosek taki może być respektowany.