Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Obowiązkiem Zamawiającego jest bieżące dokumentowanie czynności podejmowanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, gdyż protokół winien odzwierciedlać krok po kroku przebieg postępowania. Zważyć przy tym należy, że obowiązek ten jest rozszerzony o czynności podejmowane przez Zamawiającego jeszcze przed wszczęciem postępowania (np. szacowanie wartości zamówienia), a także po zakończeniu postępowania (np. wskazanie informacji dotyczących zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego).

Protokół jest więc wyrazem czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, rozumianych jako swego rodzaju proces, który rozpoczyna powstanie u Zamawiającego potrzeby zakupu określonych usług, dostaw lub robót budowlanych, a kończy powstanie możliwości zaspokojenia tych potrzeb w następstwie podpisania umowy z podmiotem wyłonionym po zastosowaniu odpowiednich procedur określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p.

Protokół sporządza się w trakcie postępowania, czyli wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności. Obowiązek sporządzenia protokołu powstaje więc w chwili wszczęcia postępowania. Jednocześnie przepis, przesądzając, iż protokół powinien być prowadzony na bieżąco, wskazuje, że informacje zawierane w protokole, które odnoszą się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania, powinny być w nim zamieszczone niezwłocznie po wszczęciu postępowania. Prowadzenie na bieżąco protokołu jest ponadto konieczne ze względu na przepisy umożliwiające wszystkim zainteresowanym podmiotom wgląd do protokołu postępowania na każdym jego etapie. Zwrócić należy uwagę, że literalne brzmienie art. 96 ust. 1 p.z.p. wskazuje na obowiązek sporządzania protokołu na bieżąco, a zasada jawności wyrażona w art. 96 ust. 3 p.z.p. nakazuje udostępniać protokół bez żadnych ograniczeń, a więc już w trakcie jego sporządzania (Bajda W., Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Urząd Zamówień Publicznych, s. 6).

Jeżeli modyfikacja sukcesywnie wypełnianego protokołu związana jest z dokonaniem czynności nowych lub powtórzonych, na skutek rozstrzygnięcia środków ochrony prawnej albo zaleceń pokontrolnych, Zamawiający wypełnia część protokołu postępowania, traktującą o tych czynnościach, (przykładowo: w protokole z postępowania w trybie przetargu nieograniczonego część 17, w protokole z postępowania w trybie przetargu ograniczonego część 19, w protokole z postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem część 22, w protokole postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki część 13, w protokole postępowania w trybie zapytania o cenę część 16). Pozostałe modyfikacje protokołu postępowania powinny być dokonywane tuż po wystąpieniu zdarzeń uzasadniających taką modyfikację, przy czym z punktu widzenia dowodowego wszystkie wersje protokołu postępowania powinny być przez Zamawiającego przechowywane przez okres 4 lat, zgodnie z zasadami określonymi w art. 97 ust. 1 p.z.p.

Jeśli chodzi zaś o dopuszczalne modyfikowanie wzoru protokołu określonego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458) dalej rozporządzenie, można dokonać zmian we wzorze protokołu w zakresie niezbędnym do odzwierciedlenia w nim rzeczywistego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem obowiązku zamieszczenia w protokole wszystkich informacji, o których mowa w art. 96 p.z.p. oraz w § 2 rozporządzenia, jeżeli dotyczą one danego postępowania, a także możliwości rozszerzenia treści protokołu o informacje odnoszące się do dodatkowych zdarzeń, występujących w prowadzonym postępowaniu i zasługujących na ich odnotowanie w protokole (Bajda W., Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, Urząd Zamówień Publicznych, s. 17).