Pojęcie "zamówień okresowych", o których mowa w art. 34 Prawa zamówień publicznych stwarzać może problemy interpretacyjne z uwagi na fakt, iż nie zostało ono zdefiniowane w treści ustawy.

Problem jest tym istotniejszy, iż w art. 142 ust. 2 Prawa zamówień publicznych ustawodawca użył pojęcia świadczeń okresowych, które w istocie jest czymś odmiennym niż zamówienia okresowe. Rozpatrując zatem pojęcie zamówień okresowych należy odwołać się do prawa cywilnego, w szczególności do doktryny. Metoda ta jest zgodna z rozwiązaniem legislacyjnym przyjętym przez p.z.p. gdyż w świetle art. 139 ust. 1 do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy Prawa zamówień publicznych nie stanowią inaczej. Rozważania na ten temat zacząć należy od wskazania, że w prawie cywilnym używane jest bezpośrednio pojęcie świadczeń okresowych. Stosując kryterium czasu wyróżniamy świadczenia jednorazowe - spełnienie wymaga zasadniczo jednorazowego zachowania się dłużnika mimo, że składać się może z kilku czynności. Przykładem będzie chociażby umowa o dzieło, która jako umowa rezultatu prowadzić może do wytworzenia produktu albo umowa sprzedaży na raty. Kolejna grupa to świadczenia ciągłe - spełnienie wymaga określonego zachowania przez dany okres czasu. Przykładem jest wykonywanie przez strony umowy najmu, a nawet różnego rodzaju świadczenia związane z zaniechaniem np. świadczenia wydzierżawiającego (Z. Radwański, Uwagi o zobowiązaniach trwałych (ciągłych) na tle kodeksu cywilnego. Studia Cywilistyczne 1969 r., t. XIII-XIV). Świadczenie tego rodzaju nie zostanie zatem skonsumowane przez czynności jednorazowe dłużnika.

Zobowiązanie o charakterze ciągłym jest najczęściej bezterminowe, a jego rozwiązanie następuje poprzez wypowiedzenie z zachowaniem stosownych terminów. Wreszcie jako trzecie prawo cywilne wyróżnia świadczenia okresowe, które występują w ramach jednego stosunku zobowiązaniowego i obligują dłużnika do spełnienia wielu świadczeń jednorazowych np. o charakterze pieniężnym. Istota tego stosunku polega na powtarzaniu się kolejnych świadczeń w regularnych odstępach czasu (A. Klein, Elementy zobowiązaniowego stosunku prawnego, Wrocław 1964 r., str. 112). Poszczególne świadczenia nie składają się na z góry określoną wielkość i zachowują przy tym prawną samodzielność. Konsekwencją tego jest prawo wierzyciela do żądania spełnienia świadczeń okresowych oraz prawo do konkretnego świadczenia okresowego (Kodeks cywilny. Komentarz. t. I pod red. prof. dr hab. Krzysztofa Pietrzykowskiego, wyd. C.H. Beck, Warszawa 2005 r. str. 830).

W przypadku świadczeń powtarzających się okresowo ważne znaczenie ma fakt, iż istotną ich część charakteryzuje brak możliwości skumulowania i wykonania jednorazowo bez szkody dla zamierzonego efektu ich realizacji.

Dla dalszych rozważań istotny jest wniosek, iż świadczenia okresowe mogą być częścią jednego stosunku obligacyjnego. Definicja świadczeń okresowych nie przystaje jednak do zamówień okresowych o jakich mowa w art. 34 Prawa zamówień publicznych , może jedynie stanowić pewien punkt odniesienia.

Niewątpliwie kryterium łączącym jest tutaj czynnik czasu. Skoro w obu pojęciach - zamówień i świadczeń okresowych - ustawodawca wskazał jako cechę nadrzędną właśnie okresowość to wskazuje na pewną regularność w dokonywanych czynnościach związanych ze stosunkiem obligacyjnym. Należy jednocześnie zwrócić uwagę na konstrukcję językową przepisów art. 34 ust. 1 i 142 ust. 2 Prawa zamówień publicznych . W pierwszym wypadku mowa jest o szacowaniu wartości zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo jako łącznej wartości zamówień tego samego rodzaju (...), natomiast w drugim o umowie, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe. Dostawy i usługi wskazane w art. 34 ust. 1 to osobne stosunki zobowiązaniowe powstałe na skutek zawartych umów o zamówienie publiczne (wskazuje na to również określenie "łączna wartość zamówień"). Tymczasem art. 142 ust. 2 stanowi tylko o umowie (i to jednej umowie) w ramach, której następuje realizacja świadczeń okresowych lub ciągłych. Nie zawsze jednak jest możliwe połączenie w jednym stosunku zobowiązaniowym świadczeń okresowych, stąd wola ustawodawcy aby wprowadzić dodatkowo do systemu zamówień publicznych zamówienia okresowe.

Jak wspomniano wcześniej czynnik czasu jest decydujący dla sklasyfikowania zamówień na dostawy i usługi powtarzające się okresowo. Skoro zamówienie jest okresowe to jego realizacja powinna następować właśnie w regularny, okresowy sposób. Gdyby realizacja zamówienia mogła nastąpić poprzez jednorazową czynność wykonawcy bez uszczerbku dla samego celu nawiązanego stosunku obligacyjnego, mielibyśmy do czynienia ze zwykłym jednorazowym zamówieniem opartym o świadczenie jednorazowe. Zatem przyjąć należy, iż do zaklasyfikowania zamówienia jako okresowego na pewno konieczne jest zastosowanie kryterium czasu jako wyznacznika okresowości świadczenia oraz celu nawiązanego stosunku, który nie może być zrealizowany w sposób jednorazowy. Świetnym przykładem będzie w tym wypadku umowa na prenumeratę prasy. Tego rodzaju umowa realizowana jest wyłącznie w regularnych odstępach czasu w zależności od częstotliwości ukazywania się poszczególnych numerów. Natomiast zamówieniem na usługi powtarzające się okresowo może być, np. usługa sprzątania biura. Świadczenie takie nie może bowiem być wykonane jednorazowo właśnie bez uszczerbku dla realizacji celu, któremu służy (Opinia prawna Grzegorz Wicik, Piotr Wiśniewski).

W przestawionych rozważaniach można zatem dojść do wniosku, iż w przypadku zamówień na dostawy i usługi powtarzające się okresowo kolejnym kryterium klasyfikującym będzie niemożność jednorazowego ich wykonania celem realizacji interesu zamawiającego. W związku z tym możliwość zaspokojenia również decydować będzie o uznaniu zamówienia za okresowe. Jednocześnie należy zaznaczyć, iż jako zamówień powtarzających się okresowo nie należy traktować tych, które mogłyby być zrealizowane przez wykonawcę jednorazowo, a tylko od woli stron zależy czy będą wykonane w powyższy sposób czy też podzielone na części. Wskazana wyżej niemożność jednorazowego zaspokojenia jest bowiem w zamówieniach okresowych niezależna od stron. Przykładem będzie choćby dostawa materiałów biurowych, która nie może być traktowana jako zamówienie powtarzające się okresowo, ponieważ może zostać zrealizowana również jednorazowo.

Odnosząc powyższe rozważania do treści pytania można przychylić się do tezy, iż mamy w tym przypadku do czynienia z zamówieniami powtarzającymi się okresowo. Przede wszystkim wykonanie usług następować będzie okresowo, w pewnych odstępach czasu. Słowo "okresowo" wywodzi swoje znaczenie od greckiego "periodos" czyli obieg, regularny nawrót, a zatem okresowy to rytmiczny, regularny, powtarzający się co pewien czas. Usługi w postaci sporządzania dokumentacji przetargowej nie mogą też być wykonane w sposób jednorazowy, bez uszczerbku dla interesu zamawiającego. Może się bowiem okazać, że w międzyczasie nastąpi zmiana stanu prawnego, która przyczyni się do całkowitej bezużyteczności sporządzonych materiałów. Trudno też z góry opisać wszystkie przedmioty zamówienia, kryteria oceny ofert oraz inne uwarunkowania mające decydować o kształcie postępowań, do których dokumentacja miałaby być wykonana w drodze jednego zamówienia. Ponadto nie jest chyba możliwym znalezienie wykonawcy, który byłby w stanie sporządzić dokumentację przetargową do postępowań o różnej tematyce. Jak zatem widać w tym wypadku istnieje brak możliwości skumulowania tych zamówień i wykonania ich jednorazowo bez szkody dla zamierzonego efektu realizacji.


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.)