Organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Zasada ta wynika z art. 33 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: „u.o.s).
Trzeba jednocześnie zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze, że ustawodawca posługuje się pojęciem „ustala”, a nie „może ustalić” – a zatem musi tego dokonać, o ile jest… organem publicznym w rozumieniu u.o.s. (więcej, kto jest organem publicznym w kontekście ustawy w tekście: Przed samorządami zgłoszenia zewnętrzne. Mogą być problemy).
Po drugie, w kontekście zgłoszeń anonimowych zastosowanie znajdzie art. 7 ust. 1 u.o.s., według którego podmiot prawny, rzecznik praw obywatelskich oraz organ publiczny mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo.
Upoważnienie pracowników
Samo posiadanie procedury bynajmniej nie kończy obowiązków spoczywających na organie publicznym. Kolejnym z nich – w myśl art. 44 ust. 2 u.o.s. – jest upoważnienie spośród pracowników urzędu obsługującego ten organ osób uprawnionych do:
- przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych;
- kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu.
Należy zaznaczyć, że art. 44 ustawy zawiera m.in. szczegółowe regulacje dotyczące tego, jakimi kryteriami należy się kierować przy upoważnianiu pracowników oraz określające sposób postępowania, w sytuacji w której zgłoszenie przyjmie nieupoważniony pracownik.
Zobacz także w LEX: Dokumentowanie ochrony sygnalistów > >
Informacje w BIP
Jednym z istotnych obowiązków organu publicznego jest także umieszczenie na stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty szeregu informacji. Cały katalog jest wskazany w art. 48 ust. 1 u.o.s. Należy jednak wskazać, że te informacje mają dotyczyć między innymi:
- warunków objęcia sygnalisty ochroną;
- trybu postępowania mającego zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
- zasad poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
- zachęty do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
Prowadzenie rejestru zgłoszeń
Kolejnym obowiązkiem spoczywającym na organie publicznym jest prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych. Rejestr ten ma obejmować:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia prawa,
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- datę dokonania zgłoszenia,
- informację o podjętych działaniach następczych,
- informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 u.o.s.,
- datę zakończenia sprawy,
- informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 u.o.s.,
- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia - o ile organ publiczny posiada te dane.
Wypada dodatkowo wskazać, że według art. 46 ust. 4 u.o.s. dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres trzech lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Przeczytaj także: Procedury dotyczące sygnalistów ruszą u RPO 25 grudnia 2024 r.
Sprawozdanie za każdy rok
Zgodnie z art. 47 ust. 1 u.o.s. organ publiczny za każdy rok kalendarzowy będzie sporządzał sprawozdanie zawierające dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych, obejmujące:
- liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
- liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
- szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile organ publiczny posiada te dane.
Wzór przedmiotowego rozporządzenia określi Rada Ministrów w drodze rozporządzenia. A sprawozdania za poszczególne lata będzie należało przekazać rzecznikowi praw obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.
Zobacz w LEX: Brak wdrożenia ochrony sygnalistów - skutki, koszty i kary > >
Przegląd procedury
Ostatnim z kluczowych obowiązków jest dokonywanie przeglądu procedury zgłoszeń zewnętrznych – co najmniej raz na trzy lata. Ponadto ustawa w art. 49 ust. 2 przewiduje, że organ publiczny dostosowuje procedurę odpowiednio do wyników dokonanego przeglądu oraz doświadczenia własnego lub innych organów publicznych. Innymi słowy, przegląd nie powinien być „sztuką dla sztuki”, tylko prowadzić do realnych zmian.
Bartłomiej Zydel, jest prawnikiem, menedżerem do spraw jednostek samorządu terytorialnego w PwC Legal
Cena promocyjna: 179.1 zł
Cena regularna: 199 zł
Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 139.29 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
