Jest to tryb udzielenia zamówienia, którego stosowanie ustawodawca dopuszcza tylko w szczególnych przypadkach, których enumeratywne wyliczenie zawiera art. 67 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego i Naczelnego Sądu Administracyjnego (np. wyrok z dnia 11 września 2000 r., sygn. akt II S.A. 2074/00) podkreślono, iż przepisy zezwalające na odstąpienie od stosowania trybu podstawowego muszą być zawsze interpretowane ściśle, a lista przesłanek umożliwiających zastosowanie poszczególnych trybów jest zamknięta.

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki, m.in. jeżeli z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę. Przesłanki zastosowania ww. przepisu mogą obejmować wiele różnych stanów faktycznych, np. w przypadku unikalnej, niepowtarzalnej technologii, którą dysponuje tylko jeden wykonawca. Przepis wskazuje, jakie przyczyny techniczne przesądzają o możliwości wykonania zamówienia tylko przez jednego wykonawcę. Muszą to być przyczyny techniczne o obiektywnym charakterze.

Jak wskazywał SN "przesłanka prawna jedynego "wykonawcy", warunkująca dopuszczalność udzielenia tzw. zamówienia z wolnej ręki na podstawie tego przepisu ustawy, ma charakter obiektywny i dotyczy sytuacji faktycznej, w której w danym miejscu i czasie na rynku występuje tylko jeden wykonawca - monopolista, świadczący tego rodzaju szczególne usługi i przepis ten nie dotyczy natomiast sytuacji, w której obiektywnie rzecz biorąc - w danym miejscu i czasie na rynku istnieje dwóch lub więcej wykonawców, mogących świadczyć tego rodzaju szczególne usługi, ponieważ w tym ostatnim przypadku decyzja o tym, któremu z nich należy udzielić zamówienia publicznego, powinna być podjęta w innym trybie przewidzianym ustawą o zamówieniach publicznych, zasadniczo w trybie przetargu".

Z kolei NSA podkreślał, że "przekonanie wnioskującego o zatwierdzenie trybu zamówienia z wolnej ręki co do tego, że proponowany przez niego wykonawca jest jedynym, który ze względu na szczególne zaufanie, doświadczenie i możliwości organizacyjne jest w stanie wykonać zamówienie, nie stanowi dostatecznej podstawy do przyjęcia, iż jest to jedyny wykonawca".

Nie jest zatem wystarczające wykazanie, że dany wykonawca jest w stanie zrealizować dane zamówienie w sposób najbardziej efektywny, lecz niezbędne jest wykazanie przez zamawiającego, że w danej sytuacji obiektywnie nie istnieją w odniesieniu do konkretnego zamówienia alternatywni wykonawcy, którzy mogliby potencjalnie zrealizować zamówienie.

Ponadto, doświadczenie czy też umiejętności personelu, nabyte w trakcie praktycznego wykonywania danej działalności, nie stanowią cech przynależnych wyłącznie jednemu wykonawcy, nie mogą zatem stanowić wypełnienia powyższej przesłanki.

Uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z 9 maja 2014 r., KIO/KD 41/14