Zamawiający powinien sporządzić notatkę służbową z otwarcia ofert

Podczas otwarcia ofert zamawiający podaje informacje dot. zamówienia. Czy z tej czynności należy sporządzić notatkę służbową? Czy w zbiorczym zestawieniu ofert muszą znaleźć się wszystkie elementy, o których mowa w art. 86 ust. 4 p.z.p.? - pyta użytkownik programu LEX Zamówienia Publiczne.

Regulacje ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p., kładą nacisk na poszanowanie przez zamawiającego zasady jawności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zawartej w art. 8 p.z.p. Za prawidłowy przebieg postępowania odpowiada zamawiający i to na nim spoczywa obowiązek i odpowiedzialność za prawidłową realizację zasady jawności w postępowaniu. Skutkiem tego jest jawność prowadzonych postępowań oraz powszechny dostęp do informacji związanych z prowadzonym postępowaniem. Swój wyraz znajduje ona także w dostępie do dokumentów sporządzanych w trakcie postępowania, a także składanych przez wykonawców, w szczególności ofert.

Zamawiający może rozszerzyć zakres informacji podawanych na otwarciu ofert >>>

Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Oferta nie może zostać otwarta na niejawnym posiedzeniu komisji przetargowej, ale publicznie oraz w sposób jawny. Prawidłowe dokonanie czynności otwarcia wiąże się z domniemaniem, iż zakaz zawarty w art. 86 ust. 1 p.z.p. nie został naruszony, czyli nikt wcześniej nie zapoznał się z treścią oferty.

„Czynność otwarcia ofert ma doniosłe znaczenie dla uczestników postępowania - pozwala wykonawcom na ustalenie kręgu podmiotów, z którymi konkurować będą o udzielenie zamówienia, oraz o potencjalnych szansach na uzyskanie zamówienia.” – wyrok KIO z dnia 12 października 2009 r. (KIO/UZP 1344/09). Co istotne czynność tę powinniśmy rozpatrywać na gruncie czysto technicznym, a nie z punktu widzenia czynności prawnych, co powoduje, że tak naprawdę niemożliwym jest powtórzenie otwarcia ofert.

Podczas otwarcia ofert mogą być obecni wykonawcy, którzy złożyli oferty. Zamawiający ma obowiązek podać do wiadomości: kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Informacje te, przekazuje się niezwłocznie wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek (art. 86 ust. 4 p.z.p.). Przekazanie musi być dokonane niezwłocznie, a więc teoretycznie jest możliwe już w dniu otrzymania wniosku przez zamawiającego.

Jak z powyższego wynika informacje tego rodzaju podawane są ustnie podczas otwarcia ofert, ale jednocześnie na zamawiającym ciąży obowiązek ich przekazania wykonawcom nieobecnym na otwarciu, jeżeli wystąpią o to do zamawiającego. Wówczas przekazanie nastąpić powinno w formie pisemnej. Przepisy dotyczące otwarcia ofert nie przewidują sporządzania z czynności otwarcia ofert specjalnej notatki służbowej, niemniej jednak wskazanym byłoby sporządzenie takiego dokumentu z uwagi na obowiązującą zasadę pisemności postępowania, o której stanowi art. 9 ust. 1 p.z.p.

Zamawiający może otworzyć oferty mimo unieważnienia przetargu >>>

Obowiązki zamawiającego związane z czynnością otwarcia ofert analizowała KIO w wyroku z dnia 18 marca 2008 r. (KIO/UZP 197/08): „Zgodnie z art. 86 ust. 4 ustawy - Pzp zamawiający podczas otwarcia ofert podaje między innymi informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji oraz warunków płatności zawartych w ofertach. Jak więc wynika z brzmienia powyższego przepisu Zamawiający jest zobowiązany podać te informacje jeżeli zostały one w tych ofertach zawarte. W przedmiotowym postępowaniu w ofertach, przygotowanych zgodnie z wzorem opracowanym przez Zamawiającego nie było informacji dotyczących gwarancji, warunków płatności, więc oczywistym jest, że zamawiający tych informacji nie odczytał.” Warto wskazać, że zawarcie okresu gwarancji w ofertach oznacza, że zamawiający zobowiązany był podać na otwarciu również tego rodzaju informację.

Jeśli chodzi o tzw. zbiorcze zestawienie ofert to wzór tego dokumentu stanowił załącznik ZP-12 do nieobowiązującego już rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). Obecnie obowiązujące przepisy nie nakładają obowiązku tworzenia tego rodzaju dokumentu.