Zamawiający może przedłużyć termin na uzupełnienie dokumentów

Wykonawcy zostali wezwani do uzupełnienia braków w ofercie. Wyznaczono na to trzydniowy termin. Jeden z wykonawców zwrócił się z prośbą o przedłużenie tego terminu. Czy zamawiający może przedłużyć termin na uzupełnienie braków w ofercie? Czy zamawiający powinien przedłużyć termin o tyle samo dni wszystkim wykonawcom?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Termin na uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń określa samodzielnie Zamawiający. Jak podkreśla Krajowa Izba Odwoławcza w jednym ze swoich wyroków, Zamawiający zakreślając termin na uzupełnienie dokumentów/oświadczeń/pełnomocnictw w trybie art. 26 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907), winien uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, a nie okoliczności związane z indywidualną sytuacją jednego wykonawcy.

Zamawiający określając ten termin nie może kierować się interesem, sytuacją każdego wykonawcy z osobna, gdyż takie zachowanie prowadziłoby do naruszenia zasady wyrażonej w art. 7 ust. 1 p.z.p. (wyrok KIO z dnia 23 kwietnia 2012 r. KIO 728/12). Termin ten nie musi być długi, bo jak podkreślono w tym wyroku, wyznaczony przez zamawiającego termin na uzupełnienie dokumentów/oświadczeń nie może być traktowany jak czas niezbędny do podjęcia działań w celu pozyskania brakującego dokumentu gdyż, co do zasady brakujący dokument powinien być w posiadaniu wykonawcy najpóźniej w dacie upływu terminu składania ofert. Dochowując należytej staranności wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien wziąć pod uwagę wszystkie ewentualne przeszkody (jak np. dni wolne od pracy w miejscu jego siedziby).

W tym przypadku podkreślono, że termin na uzupełnianie powinien być taki sam dla każdego z wykonawców biorących udział w postępowaniu z uwagi na zasadę równego traktowania wykonawców. Jednak dopuszczalne jest różnicowanie czasu np. określenie dla wykonawców zagranicznych z siedzibą poza Polską dłuższego czasu, w stosunku do wykonawców z siedzibą w Polsce. Wykonawcy zagraniczni bowiem muszą mieć czas na skompletowanie brakującego dokumentu, oświadczenia bądź pełnomocnictwa, ale także mieć czas na jego przesłanie zamawiającemu, co biorąc pod uwagę odległości, może zając więcej czasu (np. w sytuacji kiedy zamawiający nie dopuścił przesyłania dokumentów faksem lub drogą elektroniczną). Jak zauważono w jednym z wyroków KIO, aby zrealizować cel przepisu art. 26 ust. 3 p.z.p., zamawiający powinien wyznaczyć odpowiedni termin na uzupełnienie dokumentów, czyli realny dla wykonawcy zachowującego należytą staranność. W uzasadnionych przypadkach może to być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom innego terminu niż pozostałym, a równość traktowania wykonawców może wyrażać się również w daniu im realnej możliwości dokonania uzupełnienia, a nie tylko w wyznaczeniu takiej samej liczby dni (wyrok KIO z 30 lipca 2009 r. (KIO/UZP 901/09; KIO/UZP 905/09)).

Termin na uzupełnianie dokumentów lub oświadczeń może być przedłużany przez zamawiającego. Decyzja o przedłużeniu terminu także jest również swobodną decyzją zamawiającego. To zamawiający wyznacza termin na uzupełnienie dokumentów i nie podlega on negocjacjom na skutek wniosku wykonawcy. Termin pozostaje w dyspozycji zamawiającego i dopóki zamawiający nie zmieni terminu, wykonawca ma obowiązek przestrzegać terminu, a nie zachowując go musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami swojego zaniechania. Milczenie zamawiającego nie może być uznane za zgodę na przedłużenie terminu (postanowienie KIO z 14 października 2008 r. (KIO/UZP 1048/08)).

Jeżeli wykonawca czuje się dyskryminowany wyznaczonym terminem do uzupełnienia dokumentów, to powinien na tę czynność złożyć odwołanie (jeśli wartość zamówienia przekracza równowartość kwot o których mowa w art. 11 ust. 8 p.z.p.). W takiej sytuacji powinien wykazać, że został nierówno potraktowany, gdyż innym wykonawcom wyznaczono dłuższe terminy, oraz powołać się na okoliczności obiektywne powodujące, że termin zakreślony przez zamawiającego jest niemożliwy do dotrzymania przez przeciętnego wykonawcę biorącego udział w postępowaniu.

@page_break@W przypadku przedłużenia terminu na uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń, podobnie jak w przypadku wyznaczania terminu na uzupełnianie dokumentów lub oświadczeń, zamawiający powinien zasadniczo kierować się zasadą równego traktowania wykonawców i przedłużyć termin wykonawcom biorącym udział w postępowaniu o ten sam czas. Jednak jak wynika z zaprezentowanego orzecznictwa KIO, zamawiający powinien uwzględniać okoliczności obiektywne dla wszystkich wykonawców, co może w uzasadnionych przypadkach być podstawą do wyznaczenia niektórym wykonawcom innego terminu niż pozostałym. Równe traktowanie wykonawców wyraża się w daniu wykonawcom realnej możliwości dokonania uzupełnienia, a nie tylko w wyznaczeniu takiej samej liczby dni.

Szczególnie może to dotyczyć wykonawców zagranicznych, co do których obiektywne okoliczności mogą powodować, że należy im wydłużyć termin na uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń. Oczywiście należy pamiętać, że określając termin na uzupełnienie dokumentów lub go wydłużając, lub różnicując ten termin, nie można kierować się indywidualnym interesem, sytuacją każdego wykonawcy z osobna, gdyż właśnie takie zachowanie prowadziłoby do naruszenia zasady wyrażonej w art. 7 ust. 1 p.z.p.

Autor odpowiedzi: Daniel Szczęsny