Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) stanowi o zwrocie oferty jedynie w sytuacji, w której oferta została złożona po upływie terminu na jej złożenie. Zgodnie z art. 84 ust. 2 p.z.p. zamawiający zwraca ofertą złożoną po terminie informując o tym fakcie wykonawcę, który nie dochował terminu dostarczenia oferty.

Wybór oferty musi nastąpić w terminie związania ofertą >>

Przepisy p.z.p. nie przewidują sytuacji, w której zwrot miałby dotyczyć ofert złożonych w wymaganym terminie. Takie oferty stanowią załącznik do protokołu unieważnianego postępowania (art. 96 ust. 2 p.z.p.). Wyjątkiem w tym zakresie są postępowania, w których do ofert dołączano np. plany, projekty, próbki, model wzory. W takim przypadku zamawiający jest zobligowany do zwrotu dołączonych do oferty próbek, jeżeli wniosek w tej sprawie złoży wykonawcy lub wykonawcy, których oferty nie zostały wybrane (art. 97 ust. 2 p.z.p.). Realizacja obowiązku zwrotu nie dotyczy jednak w tym przypadku całej oferty, a jedynie jej części obejmującej tzw. próbki. Oferty o jakich mowa w zapytaniu nie mogą być więc zwrócone i muszą pozostać w aktach prowadzonego postępowania, ponieważ stanowią obligatoryjne załączniki do protokołu.

W p.z.p. nie znajdziemy także przepisu zakazującego otwarcia pozostałych ofert, a na konieczność ich otwarcia wskazuje wręcz art. 86 ust. 4 p.z.p. Podczas sesji otwarcia ofert zamawiający powinien otworzyć wszystkie oferty niezależnie od tego, czy przed tym terminem dokonał nieprawidłowego otwarcia jednej z ofert. Zgodnie z art. 86 ust. 4 p.z.p. podczas otwarcia podaje się dane dotyczące samych wykonawców i oferowanych warunków realizacji zamówienia, bez względu na to, czy postępowanie jest prowadzone prawidłowo, czy też tak jak w tym przypadku jeszcze przed upływem terminu otwarcia ofert zaktualizowały się przesłanki jego unieważnienia. Przepisem pośrednio nakazującym otwarcie wszystkich ofert jest art. 93 ust. 3 pkt 2 p.z.p. regulujący obowiązki informacyjne związane z unieważnieniem postępowania.

Kontrowersje odnośnie terminu związania ofertą >>

Zawiadomienie o unieważnieniu postępowania mającym miejsce już po upływie terminu składania ofert, kierowane jest do wszystkich przedsiębiorców, którzy złożyli oferty, a więc zarówno do tych, których oferty były przygotowane prawidłowo, jak i do tych których wykluczono z postępowania lub odrzucono ich oferty. Niezależnie od etapu, na którym unieważniane jest postępowanie w zawiadomieniu o unieważnieniu należy podać wyczerpujące uzasadnienie faktyczne i prawne dla podjętej czynności. Wysłanie zawiadomienia o unieważnieniu wymaga więc posiadania wiedzy na temat danych teleadresowych poszczególnych wykonawców, co w pełni uzasadnia otwarcie ofert.