Jak zaksięgować w jednostce budżetowej wpłaty rodziców biologicznych za częściowe pokrycie kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych?

Jakich dokonać księgowań, jeżeli należności te są ściągane przez urząd skarbowy?

Jak wygląda ewidencja na koniec roku budżetowego?

Odpowiedź

Schemat ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych został przedstawiony poniżej.

Uzasadnienie

Piecza zastępcza zgodnie z ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępcze (Dz. U. Nr 149, poz. 887) - dalej u.w.r.s.p.z., jest sprawowana w przypadku niemożności zapewnienia opieki i wychowania przez rodziców. Za jej organizację odpowiada
powiat. Sprawowana jest ona w formie rodzinnej lub instytucjonalnej. Umieszczenie dziecka w rodzinie zastępczej albo rodzinnym domu dziecka następuje po uzyskaniu zgody, odpowiednio rodziców zastępczych albo prowadzącego rodzinny dom dziecka.
 
Umieszczenie dziecka w pieczy zastępczej następuje na podstawie orzeczenia sądu. Formami rodzinnej pieczy zastępczej są:
1) rodzina zastępcza:
a) spokrewniona,
b) niezawodowa,
c) zawodowa, w tym zawodowa pełniąca funkcję pogotowia rodzinnego i zawodowa specjalistyczna;
2) rodzinny dom dziecka.
Na mocy art. 80 u.w.r.s.p.z., rodzinie zastępczej oraz prowadzącemu rodzinny dom dziecka, na każde umieszczone dziecko, przysługuje świadczenie na pokrycie kosztów jego utrzymania, nie niższe niż kwota:
- 660 zł miesięcznie - w przypadku dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej spokrewnionej;
- 1000 zł miesięcznie - w przypadku dziecka umieszczonego w rodzinie zastępczej zawodowej, rodzinie zastępczej niezawodowej lub rodzinnym domu dziecka.

Zgodnie z zasadą memoriału art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r., w księgach rachunkowych należy ujmować przychody w momencie ich osiągnięcia, a koszty w momencie ich poniesienia, a nie w momencie wpływu czy wydatku pieniężnego. Przestrzeganie tej zasady gwarantuje ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym. Poprawnemu ustaleniu wyniku finansowego podmiotu gospodarczego sprzyja także respektowanie zasady współmierności przychodów i kosztów art. 6 ust. 2 u.o.r. W myśl tej zasady do aktywów i pasywów danego okresu sprawozdawczego zalicza się koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, jeszcze nie poniesione.

Kwestie prawne związane z odsetkami w rozrachunkach reguluje art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). W przypadku, gdy dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Jednakże, gdy wierzytelność jest oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy. Ponadto w razie zwłoki dłużnika wierzyciel może nadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych.
W przypadku, gdy nie ma podanego terminu zapłaty ani nie wynika on z właściwego zobowiązania, świadczenie powinno być niezwłoczne spełnione po wezwaniu dłużnika do jego wykonania. @page_break@

Warto dodać, iż zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.. 1240 z późn. zm.) jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami prawa bilansowego - ustawy o rachunkowości i standardach międzynarodowych, z tym że:
- dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą;
- ujmuje się również wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków;
- odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje nie później niż na koniec każdego kwartału;
- przeszacowania wartości aktywów i pasywów dewizowych według bieżących kursów walutowych dokonuje się nie później niż na koniec kwartału;
- zobowiązania wycenia się według wartości emisyjnej powiększonej o narosłe kwoty z tytułu oprocentowania;
- należności i zobowiązania nominowane w walutach obcych wycenia się również według bieżących kursów walutowych.

Na mocy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) z prowadzeniem egzekucji wiążą się koszty egzekucyjne: opłata manipulacyjna, opłaty za dokonane czynności egzekucyjne, wydatki poniesione przez urząd skarbowy. Koszty egzekucyjne, co do zasady, obciążają zobowiązanego - niesumiennego dłużnika.

Oznacza to, iż zapłacone koszty egzekucji ewidencjonuje się następująco:
Wn konto 761 Pozostałe koszty operacyjne
Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
Wpływ środków finansowych z tytułu kosztów egzekucji:
Wn konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
Ma konto 760 Pozostałe przychody operacyjne

Uwagi

Na koniec roku niespłacone należności budżetowe tj. należności od rodziców biologicznych za częściowe pokrycie kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych, ujmowane są w bilansie jako należności z tytułu dostaw robót i usług. Warto dodać, iż zgodnie z obowiązującymi szczególnymi zasadami rachunkowości określonymi w § 8 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.) - dalej r.z.r.f.p., nie później niż na dzień bilansowy dokonuje się odpisów aktualizujących wartość należności. Wartość należności aktualizuje się zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z zastrzeżeniem § 8 ust. 2-4, a mianowicie:
- odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach nierasowych;
- odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze;
- odpisy aktualizujące wartość należności realizowanych na rzecz innych jednostek obciążają zobowiązania wobec tych jednostek.@page_break@

Zgodnie z art. 35b u.o.r. wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Odpisu aktualizującego wartość należności dokonuje się w odniesieniu do:
- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;
- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;
- należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
- należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

Do ewidencji odpisów należności w jednostkach budżetowych służy konto 290 Odpisy aktualizujące należności. Na koncie tym księguje się odpisy od należności wątpliwych i odsetek od należności przypisanych a nie wpłaconych. Saldo tego konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności oraz wartość należnych, a jeszcze niezapłaconych przez kontrahentów jednostki.

Warto dodać, iż na mocy § 8 ust. 5 r.z.r.f.p., odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Przykład

Schemat ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych:
Wydanie decyzji przyznającej świadczenie dla rodzin zastępczych:
Wn konto 401
Zużycie materiałów i energiiMa konto zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia
Księgowanie równoległe:
Wn konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów
Lista wypłat kosztów otrzymania dzieci w rodzinach zastępczych:
Wn konto 490 Rozliczenie kosztów
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Wypłata środków dla rodzin zastępczych:
Wn konto zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia
Ma konto 101 Kasa lub konto 130 Rachunek bieżący jednostki - wydatki.
Ewidencja należności od rodziców dziecka będącego w rodzinie zastępczej:
Wn konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
Ma konto 750 Przychody finansowe
Wpłata rodziców biologicznych za częściowe pokrycie kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych:
Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki - dochody
Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych
Ewidencja wpłat egzekwowanych przez urząd skarbowy
Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki - dochody
Ma konto 225 Rozrachunki z budżetami
Przeksięgowanie:
Wn konto 225 Rozrachunki z budżetami
Ma konto 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych