Przedszkole po adaptacji strychu dostało do planu budżetowego kwotę w znacznej mierze przekraczającą 14.000 euro na pierwsze wyposażenie (meble, dywany, firany, karnisze, rolety do okien, pomoce dydaktyczne, zabawki, wyposażenie kuchni).

Czy w tej sytuacji rozpoczynać procedury zgodnie z ustawą p.z.p., dzieląc zamówienie na części?

Czy też dzielić cały kosztorys na odpowiednie grupy (grupa: meble, wyposażenie kuchni, pomoce dydaktyczne, itd.)?

Odpowiedź

Na podstawie przepisów art. 29 ust. 1 oraz art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamawiający powinien ustalić, czy dostawa opisanych elementów wyposażenia może stanowić jedno zamówienie. Pozytywna odpowiedź na to pytanie zobowiązuje zamawiającego do udzielenia zamówienia na dostawy zgodnie z art. 32 ust. 4 Prawa zamówień publicznych , tj. przeprowadzenia jednego postępowania z podziałem na części lub też udzielenie zamówienia w częściach, z których każda jest przedmiotem odrębnej procedury, a wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

Uzasadnienie

W celu prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający zobowiązany jest zbadać i określić swoje zapotrzebowanie na dany rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych i należycie oszacować ich wartość. Czynności tych należy dokonać zgodnie z przepisami art. 29 i nast. oraz art. 32 Prawa zamówień publicznych . W świetle tych przepisów istotne jest, by zamawiający prawidłowo i wyczerpująco określił swoje zapotrzebowanie na wykonanie określonego zamówienia.

Ustalenie, czy określone zapotrzebowanie zamawiającego należy traktować jako jedno zamówienie, wymaga analizy okoliczności udzielenia tego zamówienia i przesądzenia, czy spełnione zostają łącznie następujące przesłanki:
- całe zapotrzebowanie zgłaszane przez zamawiającego winno być nakierowane na osiągnięcie tego samego celu,
- całe zapotrzebowanie, powiązane ze sobą funkcjonalnie, jest znane w danym momencie oraz planowane jest do zlecenia w określonej, dającej się przewidzieć perspektywie czasowej,

- cały zakres rzeczowy zapotrzebowania łączy przynależność do tej samej grupy asortymentowej, możliwej do uzyskania u tego samego wykonawcy. Przy tym, wykonawca ten może zamówienia realizować samodzielnie, wspólnie z innymi wykonawcami (wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie w rozumieniu art. 23 Prawa zamówień publicznych ), jak również z pomocą podwykonawców.

Łączne zaistnienie powyższych okoliczności skutkuje uznaniem całego znanego w danym momencie zapotrzebowania jako jednego zamówienia.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.)