Wykonawcy mogą dokonać prezentacji systemów informatycznych

Czy w postępowaniu na dostawę systemu informatycznego zamawiający może wezwać wykonawcę do prezentacji laptopa i oprogramowania w celu weryfikacji funkcjonalności dodatkowych, które jednocześnie stanowią kryterium oceny ofert? - pyta użytkownik programu LEX Zamówienia Publiczne.

W zamówieniach publicznych dotyczących dostaw systemów informatycznych coraz częściej zdarza się, że praktyką jest wymaganie przez zamawiających, by wykonawcy przeprowadzali prezentacje oferowanych systemów. Głównym celem takiej prezentacji jest weryfikacja i ocena zadeklarowanych przez wykonawcę w ofercie, a wymaganych w SIWZ parametrów oraz funkcjonalności systemu.

Próbka gwarancją spełnienia oczekiwań zamawiającego >>>

Zgodnie z orzecznictwem KIO zamawiający może żądać jej przeprowadzenia tylko w przypadku systemów standardowych, ponieważ demonstracja działania systemu traktowana jest podobnie jak próbka w rozumieniu rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231) dalej rozporządzenie, a próbki można żądać tylko w zakresie systemów istniejących na chwilę składania ofert, a nie systemów, które mają być dopiero opracowane w ramach zamówienia  (tak w wyroku KIO z dnia 28 kwietnia 2009 r. (KIO/UZP 469/09), wyrok KIO z dnia 7 listopada 2008 r. (KIO/UZP 1173/08, KIO/UZP 70/08)).

Nie ma niestety jednolitego stanowiska jak traktować prezentacje systemu. W części orzeczeń KIO prezentację systemu informatycznego traktuję się jak próbkę albo coś do niej zbliżonego (wyrok KIO z dnia 7 listopada 2008 r. (KIO/UZP 1173/08), wyrok KIO z dnia 17 maja 2010 r. (KIO/UZP 758/10)). Demonstrację zalicza się do kategorii dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, a więc kategorii „dokumentów”, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia i art. 25 ust. 1 pkt 2 p.z.p. Z kolei w nowszym orzecznictwie jak i stanowisku UZP (Opinia „Niedopuszczalność zwrotu próbek załączonych do oferty wybranego wykonawcy”, LEX nr 95521) zauważyć należy pogląd, w którym odróżnia się próbkę od samej prezentacji systemu, co nie wyklucza możliwości żądania od Wykonawcy jednego i drugiego. 

Zamawiający nie powinien niszczyć próbek po zakończeniu przetargu >>>

W orzecznictwie i doktrynie wskazuje się też, że prezentacja ma miejsce wtedy, gdy badanie próbki wymaga udziału wykonawcy, w odróżnieniu od zasady, że badanie próbek złożonych w ofercie odbywa się samodzielnie przez zamawiającego. W wyroku z 22 listopada 2013 r. (KIO 2600/13, KIO 2609/13) KIO odniosła się do art. 25 ust. 1 p.z.p, wskazując, że zakres zażądanej próbki musi być niezbędny dla przeprowadzenia postępowania. Zwróciła także uwagę, że przy precyzowaniu żądania próbki należy uwzględnić uwarunkowania wynikające z art. 96 ust. 2 i art. 97 p.z.p, jako że stanie się ona załącznikiem do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, który zamawiający ma obowiązek przechowywać przez okres 4 lat od zakończenia danego postępowania, z wyjątkiem próbek zwróconych na wniosek wykonawców, których oferty nie zostały wybrane. Stąd próbka złożona przez wykonawcę, z którym została zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, nie podlega zwrotowi i przez 4 lata musi być przechowywana, jako załącznik protokołu postępowania.

Dlatego zdaniem UZP, biorąc pod uwagę konsekwencje ekonomiczne i finansowe, na jakie mogą zostać narażeni wykonawcy w związku z koniecznością złożenia próbek oferowanych towarów, w szczególności w przypadku dóbr charakteryzujących się znaczną wartością, zasadnym wydaje się rozważenie możliwości rezygnacji z żądania próbek na rzecz przeprowadzenia przez wykonawcę prezentacji oferowanych towarów.

Żądanie próbek nie może naruszać zasady równego traktowania wykonawców >>>

W takim przypadku wszelkie informacje dotyczące konieczności zademonstrowania przedmiotu oferty, zamawiający powinien zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przy czym przepisy p.z.p. ani aktów wykonawczych wydanych na jej postawie nie sprzeciwiają się, aby zamawiający określił, pod jakim kątem ma zostać przeprowadzona demonstracja oraz jakie cechy przedmiotu zamówienia mają zostać zaprezentowane. Jednocześnie, w celu zapewnienia transparentności procedury oraz realizacji zasady pisemności zasadnym wydaje się obowiązek sporządzenia protokołu dokumentującego przebieg powyższych czynności.

Z tego stanowiska wynika nie tylko rozróżnienie próbki od prezentacji, lecz także wytyczne odnoszące się do możliwości przeprowadzenia prezentacji systemu. Wymóg przeprowadzenia prezentacji systemu jest dopuszczalny jednak wynikać on powinien z SIWZ. Tym samym, jeśli Zamawiający nie wymagał SIWZ przeprowadzenia prezentacji, nie może następnie żądać jej przeprowadzenia. Pozostaje mu tylko możliwość wyjaśnienia treści oferty z zgodnie z art. 87 ust. 1 p.z.p.