Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 90 ust. 1 stanowi wprost, że zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do udzielenia wyjaśnień, jeżeli ten zaoferował w postępowaniu cenę, koszt lub ich istotne części składowe, które wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z określonymi przez niego wymaganiami lub wymaganiami wynikającymi z odrębnych przepisów.
Na wstępie należy podkreślić, że nieprzedstawienie kalkulacji ceny zgodnie z oczekiwaniami zamawiającego czy też złożenie bardzo oszczędnych oświadczeń o prawidłowości takiej kalkulacji może uniemożliwić pozytywną weryfikację złożonych wyjaśnień, dlatego też wykonawca powinien dążyć do jak najpełniejszego wyjaśnienia zaoferowanej ceny, w tym zwłaszcza np. przedstawiając szczegółowy sposób jej ustalenia (wyrok KIO z 11 stycznia 2017 r., KIO 2381/16, 2382/16).
Zamawiający każdorazowo wzywa do wyjaśnień rażąco niskiej ceny >>>
Tytułem przykładu, wykonawca nie może ograniczyć się w odpowiedzi do stwierdzenia, że „cena jego oferty stanowi bilans sprzyjających i dostępnych mu warunków cenotwórczych”. Każdorazowo bowiem niezbędne jest ich dokładne i szczegółowe przytoczenie i opisanie. Wykonawca, powołując się na okoliczności, które uzasadniają jego zdaniem możliwość zaoferowania korzystnej ceny, powinien podać konkretne informacje o ponoszonych przez siebie kosztach czy kwotach oszczędności, które uzyskał dzięki takim okolicznościom.
Co więcej, zgodnie z jednolitym stanowiskiem orzecznictwa, ograniczanie wyjaśnień do niepopartych dowodami zwrotów dotyczących np. wielkiego doświadczenia, znakomitej organizacji pracy, optymalizacji kosztów, wdrożenia niezwykle nowoczesnych technologii czy nawet korzystnego położenia siedziby zamawiającego niedaleko miejsca, w którym zamówienie ma zostać wykonane, uznawane jest za niezłożenie wyjaśnień w ogóle. Wykonawca w takim przypadku dopełnia czynności jedynie formalnie, tj. przedstawia pismo, z którego jednak nic konkretnego nie wynika (tzn. nie zawiera ono treści merytorycznej ani żadnych informacji przydatnych dla oceny kosztów lub ceny oferty, których zamawiający miał dokonać) (wyrok KIO z 6 czerwca 2016 r., KIO 800/16).
Rażąco niską cenę należy badać, gdy zajdzie choć jedna z ustawowych przesłanek >>>
Przykładowo niewystarczające okaże się ogólne sformułowanie, że „wykonawcy przysługują atrakcyjne rabaty na zakup materiałów oraz sprzętu”.
Wykonawca, chcąc uzasadnić korzystność ceny przysługującymi mu zniżkami, powinien zawrzeć w wyjaśnieniach dowody co do wysokości oraz zakresu rabatów przyjętych przez niego do kalkulacji ceny oferty. Taki podmiot powinien przedstawić w wyjaśnieniach okoliczności i dowody na sprzyjające i dostępne jedynie jemu warunki wykonania zamówienia, które nie są jednocześnie dostępne pozostałym wykonawcom działającym na tym samym rynku (wyrok KIO z 19 stycznia 2017 r., KIO 28/17; podobnie wyrok KIO z 23 grudnia 2014 r., KIO 2615/14).
Z kolei np. chcąc uzasadnić niższe koszty wykonania zamówienia wspomnianą korzystną lokalizacją biura czy miejscem zamieszkania pracowników, wykonawca powinien wskazać szczegółowe wyliczenie, w jakim stopniu oraz w zakresie jakich składników ceny czynniki te mogą wpłynąć na jej obniżenie. W dotychczasowym orzecznictwie KIO przychyliła się bowiem do stanowiska, że własne pomieszczenia biurowe w bliskiej odległości od terenu budowy i siedziby zamawiającego oraz lokalnie zamieszkali pracownicy rzeczywiście mogą mieć wpływ na obniżenie kosztów wykonawcy – chodzi np. o koszty czynszu najmu, zakupu lub transportu sprzętu biurowego czy też czas i koszty dojazdów i delegacji inżynierów lub inspektorów (wyrok KIO z 27 sierpnia 2014 r., KIO 1680/14). Ważne jest jednak, aby powołując się na jakiekolwiek korzystne czynniki, każdorazowo poprzeć je odpowiednimi dowodami, np. przedstawić tabelę zawierającą zestawienie takich czynników cenotwórczych jak właśnie koszt utrzymania biura, transportu pracowników, utrzymania pojazdów itp.
Powtórne wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny musi być uzasadnione >>>
Wykonawcy powinni przede wszystkim dążyć do tego, aby składane przez nich wyjaśnienia przedstawiały dokładną kalkulację wszystkich niezbędnych kwot, które muszą być poniesione, aby zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z wymaganiami przewidzianymi dla danego postępowania. Informacje te powinny być więc na tyle konkretne, aby zamawiający mógł je sprawdzić, zestawiając z danymi dostępnymi na rynku, i finalnie poddać ocenie ich wiarygodność. Powinny one wskazywać na w miarę obiektywne i poparte dowodami okoliczności, pozwalające na ustalenie, że cenę zaoferowano na odpowiednim poziomie.
Najlepszym rozwiązaniem w większości przypadków może się okazać złożenie wyjaśnień składających się z dwóch rzetelnie przedstawionych składników: rzeczowego i rachunkowo/kosztowego (wyrok KIO z 6 czerwca 2016 r., KIO 800/16). Jak już bowiem zaznaczono, wykonawca musi nie tylko wyjaśnić, jakie czynniki mają wpływ na wysokość zaoferowanej ceny, ale też w jaki sposób wpływają one na jej wysokość.
Autorem tekstu jest Przemysław Gruchała z praktyki infrastruktury, transportu, zamówień publicznych i PPP kancelarii Wardyński i Wspólnicy