Pracownik zakupił samochód marki Mitsubishi Pajero, który stosownie do informacji zawartej w dowodzie rejestracyjnym jest samochodem ciężarowym.
Czy dopuszczalne jest zawarcie z pracownikiem umowy na używanie samochodu do celów służbowych?


Odpowiedź

Z pracownikiem można zawrzeć umowę o używanie pojazdu do celów służbowych, umowa taka wywrze inne skutki niż w przypadku umowy związanej z używaniem przez pracownika samochodu osobowego.

W przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) pominięte zostały samochody ciężarowe. Nie oznacza to jednak, że w przypadku, gdy pracownik użytkuje samochód ciężarowy nie można zawrzeć z nim umowy o wykorzystaniu pojazdu do celów służbowych. Przepisy nie wykluczyły możliwości zawarcia takiej umowy w odniesieniu do samochodów ciężarowych, wobec czego należy uznać, iż jest to dopuszczalne.

W przypadku auta ciężarowego nieco inaczej będą wyglądały skutki używania go do celów służbowych. Brak stosownej regulacji powoduje, iż pracodawca nie jest związany stawkami za kilometr przewidzianymi w powyższym rozporządzeniu. Jednocześnie w myśl § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Moim zdaniem pracodawca nie musi dochowywać limitów stawek za kilometr, ale jeżeli to zrobi, to świadczenie będzie korzystało ze zwolnienia od ZUS - przepis ubezpieczeniowy nie uzależnia bowiem prawa do zwolnienia od rodzaju samochodu, tylko od zachowania składek i - przy rozliczeniu z kilometrów - od prowadzenia kilometrówki.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku podróży służbowych. Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) oraz § 8  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Przepisy także w tym wypadku nie zakazują wprost wyrażania zgody na odbycie podróży służbowej samochodem ciężarowym. Należy dopuścić taką możliwość. Brak limitu stawek za kilometr powoduje, iż formalnie rzecz biorąc nie trzeba ich stosować. Korzystanie jednak ze zwolnienia podatkowego w kwotach wynikających z przekroczenia tych stawek prawdopodobnie byłoby jednak podważone przez organy podatkowe - powoduje to, że warto zachować limit stawki za kilometr. Skoro żadne przepisy nie regulują kwestii związanej z podróżą służbową samochodem ciężarowym dopuszczalne jest rozliczanie na podstawie poniesionych wydatków. W przypadku takich wydatków nie zostały określone żadne limity, wobec czego nie sposób ich przekroczyć. Tym samym ich zwrot będzie korzystał ze zwolnienia podatkowego, ale należy przestrzec, że organy podatkowe mogą mieć własne zdanie w tym zakresie.

Przydatne materiały:
 Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)