Tekst pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Przy ustalaniu algorytmu stosowanego przy wydatkowaniu środków należy bezwzględnie podkreślić, że głównym obowiązkiem wydziałów merytorycznie odpowiedzialnych za realizację zamówień publicznych jest m.in. określenie przedmiotu zamówienia, wymagań w stosunku do przedmiotu zamówienia, oszacowanie wartości zamówienia oraz przeprowadzenie analizy struktury podmiotowo - przedmiotowej rynku potencjalnych wykonawców. Sposób dokonania analizy struktury rynku pod względem potencjalnych wykonawców jest różnorodny i może polegać na analizie cenników, skierowaniu zapytań ofertowych do kilku wykonawców, analizie stron internetowych itp.

Pamiętać należy, że w przypadku udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane ich oszacowanie winno być zawsze dokonane w oparciu o sporządzony przez zamawiającego kosztorys inwestorski zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno- użytkowym, bądź w przypadku zlecania jednoczesnego usług projektowych i robót budowlanych na podstawie programu funkcjonalno- użytkowego.

Oczywiście dla prostych robót budowlanych o małej wartości zamawiający może jedynie opracować uproszczony kosztorys inwestorski, czyli zestawienie rodzaju i ilości robót do wykonania w pozycjach zbiorczych oraz krótki opis techniczny określający zakres robót.

Pamiętać należy, że do zamówień nieprzekraczających kwot określonych w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p., stosujemy przepisy k.c. O ile zatem w przypadku umów na dostawy i usługi rzecz tę można traktować dowolnie i w sposób dowolny uregulować w stosownym zarządzeniu wewnętrznym to w przypadku robót budowlanych, zgodnie z art. 648 § 1 k.c., umowa powinna być stwierdzona pismem. Oczywiście umowa zawarta ustnie też jest ważna, jednak forma pisemna wymagana jest dla celów dowodowych.

Ponadto warto zauważyć, że § 2 art. 648 k.c. stanowi ponadto, że wymagana przez właściwe przepisy dokumentacja stanowi część składową umowy. Dokumentacja ta stanowi o sposobie działania wykonawcy, a jej zmiana na etapie realizacji umowy jest tożsama ze zmianą umowy. Obowiązek stosowania innych przepisów k.c. w szczególności, w zakresie pisemności dla celów dowodowych dotyczy także umowy pożyczki, leasingu, umowy kredytu, umowy rachunku bankowego czy przeniesienia praw autorskich.

Odnosząc się do wydatków poniżej kwoty 30.000 euro należy pamiętać, że zakazowi podziału zamówienia na części (art. 32 ust. 2 p.z.p.) podlegają wyłącznie zamówienia planowane. Jak podkreśla A. Panasiuk błędny jest pogląd polegający na twierdzeniu, że zamówienia tego samego rodzaju udzielone w ciągu roku należy sumować i analizować czy zachodzą przesłanki dotyczące podziału zamówienia. Zatem, wydatki nieprzewidziane pojawiające się w trakcie roku, uzasadnione co do celowości, wydatkowane są zgodnie z ich jednostkową wartością. Wagę procesu planowania w zamówieniach publicznych należy z całą mocą wyartykułować.

Cały artykuł dostępny jest w programie LEX Zamówienia Publiczne