Czy urząd miejski powinien wykazać umowę na ubezpieczenie zawartą na 5 lat? Gdzie należy ją wykazać?

Odpowiedź

Zawarcie umowy przez urząd gminy w imieniu kilku placówek organizacyjnych należy ująć w księgach rachunkowych urzędu wyłącznie w ewidencji pozabilansowej.

Uzasadnienie

Koszty związane z ubezpieczeniem składników majątku jednostki należą do tzw. kosztów pośrednich - tj. kosztów, których nie można w sposób bezpośredni przyporządkować do uzyskiwanych przez dany podmiot przychodów. Tego typu koszty zalicza się - co do zasady - do kosztów bilansowych w momencie ich poniesienia. Jeśli jednak koszty te dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, mogą być rozliczane za pomocą czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, o których mowa w art. 39 ustawy o rachunkowości - dalej u.o.r. Oznacza to, że określając zasady rozliczania kosztów w czasie w polityce rachunkowości jednostka powinna uwzględnić tzw. zasadę istotności, tj. fakt, czy rozliczane koszty istotnie wpływają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki. Jeśli jednostka uzna, że koszty te nie wywierają istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki, ma ona prawo zastosować uproszczenie - stosownie do art. 4 ust. 4 u.o.r. @page_break@

Uproszczenie to polega na tym, że wydatek dotyczący 2011 r. odnosi się w koszty jednorazowo w momencie ich poniesienia, natomiast część kosztów dotyczących 2012 r. odpisuje się jednorazowo w styczniu 2012 r. Jeśli jednostka uzna, że kwota poniesionych kosztów jest istotna, wówczas ww. koszty rozlicza miesięcznie, czyli dzieli wydatek na 12 i przez okres dwunastu miesięcy odnosi taką samą wartość w koszty.

Zawarcie umowy przez urząd gminy w imieniu kilku placówek organizacyjnych należy ująć w księgach rachunkowych wyłącznie w ewidencji pozabilansowej. Ujmuje się w niej bowiem te zdarzenia gospodarcze, które nie stanowią operacji gospodarczych i nie wpływają na zmianę aktywów, pasywów i wyników działalności, lecz z uwagi na określone skutki bądź potrzeby (np. sprawozdawcze, kontrolne czy rozliczeniowe) wymagają odnotowania.

Na koncie np. 291 Zobowiązania warunkowe ujmuje się wszelkiego rodzaju krajowe i zagraniczne zobowiązania warunkowe, dotyczące:
1) udzielonych gwarancji, poręczeń
2) zawartych, a niewykonanych umów,
3) nieuznanych przez jednostkę roszczeń skierowanych przez kontrahentów na drogę postępowania spornego (sądowego).
Po stronie Ma tego konta księguje się powstanie zobowiązania warunkowego - w momencie podpisania umowy, a po stronie Wn wygaśnięcie tego zobowiązania - w momencie np. otrzymania polisy ubezpieczeniowej przez poszczególne placówki.

Do konta 291 winno prowadzić się ewidencję analityczną, która powinna umożliwiać ustalenie zobowiązań warunkowych według tytułów oraz poszczególnych kontrahentów, z podziałem na krajowe i zagraniczne (wyrażone w walucie polskiej i w walutach obcych).@page_break@

Przykład
1. Zawarcie umowy przez urząd gminy:
Ma konto 291 Zobowiązanie warunkowe - wstępnie oszacowana wartość umowy dotycząca wszystkich placówek
Ma konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego - wielkość przypadająca na 2011 r.
Ma konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat - wielkość przypadająca na rok 2012
2. Otrzymanie polisy za 2011 r. dotyczące wyłącznie urzędu gminy (pozostałe jednostki organizacyjne otrzymane polisy ewidencjonują w swoich księgach rachunkowych):
Wn konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe
Ma konto 249 Pozostałe rozrachunki lub 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
a) w przypadku rozliczania polis w czasie zapisy:
Wn konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów
b) co miesięczne rozliczenie polisy:
Wn konto 490 Rozliczenie kosztów
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
3) wyksięgowanie wartości polis 2011 r. dotyczących innych placówek
Wn konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.
2. Rok 2012
1) otrzymanie polis ubezpieczeniowych dotyczących 2012 r.
Wn konto 291 Zobowiązania warunkowe
2) ujęcie polisy ubezpieczeniowej dotyczącej wyłącznie urzędu gminy (pozostałe jednostki organizacyjne otrzymane polisy ewidencjonują w swoich księgach rachunkowych):
Wn konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe
Ma konto 249 Pozostałe rozrachunki lub 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
a) w przypadku rozliczania polis w czasie zapisy:
Wn konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów
b) co miesięczne rozliczenie polisy:
Wn konto 490 Rozliczenie kosztów
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
3) wyksięgowanie wartości wszystkich polis z wydatków lat poprzednich:
Wn konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat - wielkość przypadająca na rok 2012
4) ujęcie na zaangażowaniu roku bieżącego wartości polisy dotyczącej wyłącznie urzędu gminy:
Ma konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
5) zapłata za polisę:
Wn konto 130 Rachunek bieżący jednostki
Ma konto 249 Pozostałe rozrachunki lub 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami
Ma konto 130 Rachunek bieżący jednostki
Wn konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223)