Udostępnienie informacji w oryginale jest niemożliwe

Osoba nie będąca stroną postępowania żąda dostępu do oryginałów akt sprawy w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Jak w takiej sytuacji powinien zachować się nadzór budowlany?

Odpowiedź

Organ nadzoru budowlanego powinien powiadomić pisemnie wnioskodawcę, że udostępnienie informacji w formie wskazanej we wniosku (oryginał) jest niemożliwe i wskazać, że informacja może zostać udostępniona w formie kopii.

Uzasadnienie

Dostęp do akt postępowania administracyjnego na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.) – dalej u.d.i.p. ograniczony jest do podmiotów niebędących stronami postępowania administracyjnego. Dostęp do akt postępowania administracyjnego dla stron tego postępowania reguluje natomiast przepis art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) – dalej k.p.a.

W orzecznictwie sądowoadministracyjnym jednolicie wskazuje się, że akta sprawy administracyjnej, jako odnoszące się do działania podmiotów publicznych, stanowią informację publiczną – zob. wyrok NSA z dnia 11 maja 2006 r., OSK 812/05, LEX 236465 oraz wyrok NSA z dnia 16 listopada 2007 r. II OSK 1523/06, LEX 414005.

Nie należy tego jednak rozumieć w ten sposób, że informacją publiczną są wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach. Charakter taki mają znajdujące się w aktach sprawy dokumenty urzędowe w rozumieniu art. 6 ust. 2 u.d.i.p. Tym samym informacji publicznej nie stanowią dokumenty prywatne (wnioski i inne pisma stron znajdujące się w aktach postępowania administracyjnego) – zob. wyrok NSA z dnia 20 marca 2008 r., II GSK 459/07, LEX 480219. Należy przy tym pamiętać, że prawo do informacji publicznej, a zatem jej udostępnienie w całości lub w części podlega ograniczeniom przewidzianym w art. 5 u.d.i.p. (ze względu na prawo do prywatności, tajemnicę przedsiębiorcy). W procesie udostępniania informacji publicznej istotne jest, aby wnioskodawca wskazał sposób i formę, w jakich nastąpić ma udzielenie żądanej informacji.

Wskazana przez wnioskodawcę forma, w jakiej domaga się udostępnienia informacji powinna odpowiadać formom przewidzianym w art. 12 ust. 2 u.d.i.p. Zgodnie z jego treścią, podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub przesłania informacji publicznej albo przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji. Zatem wnioskodawca nie może domagać się udostępnienia w drodze informacji publicznej oryginałów akt sprawy. Udostępniając informację publiczną organ administracji publicznej zobligowany jest do posłużenia się jedną z form wskazanych w art. 12 ust. 2 u.d.i.p.– zob. wyrok WSA z dnia 24 stycznia 2012 r., II SAB/Op 68/11, LEX 1107955.

Natomiast, w razie niemożliwości udostępnienia informacji publicznej zgodnie z wnioskiem tj. m.in. w formie wskazanej przez wnioskodawcę, należy powiadomić pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskazać, w jaki sposób lub w jakiej formie informacja może być udostępniona niezwłocznie. Jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji umarza się, co następuje w formie decyzji – zob. art. 14 ust. 2 u.d.i.p.