Od 2010 roku, wedle danych Urzędu Zamówień Publicznych, wykorzystanie tego trybu przez zamawiających nie przekracza 3,5 proc. ogółu udzielanych zamówień publicznych w naszym kraju. Oznacza to drastyczny spadek popularności tego trybu, jeżeli weźmiemy pod uwagę fakt, iż jeszcze w 2005 r. stanowił on ponad 12 proc. ogółu udzielanych zamówień.

Zapytanie o cenę to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Oznacza to, iż jedynym kryterium wyboru oferty może być cena. Co więcej za pomocą tego trybu można nabywać jedynie dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych. Dodatkowo wartość zamówienia musi być mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p.

Zapytanie o cenę to wygodny tryb udzielenia zamówienia >>

Problematyczna przy stosowaniu trybu zapytania o cenę była zawsze wykładnia pojęć „powszechnej dostępności” oraz „ustalonych standardów jakościowych” zamawianych dostaw lub usług. Takie zawężenie możliwych przedmiotów zamówienia zawsze eliminuje dostawy lub usługi wymagające indywidualnego podejścia do potrzeb zamawiającego (Wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 7 lipca 2010 r. XIII C 332/10/3). Należy w zasadzie przyjąć, iż dostawy i odpowiednio usługi zamawiane w trybie zapytania o cenę mogą dotyczyć wyłącznie rzeczy (usług) „które jako dobra popularne są wszędzie na rynku oferowane. Można je nabywać bez względu na miejsce i czas.” (Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z dnia 6 czerwca 2013 r. BDF1/4900/20/25/RN-8/13/RWPD-13571).

Typowymi przykładami przedmiotów zamówienia dostępnych dla trybu zapytania o cenę będą więc dostawy takie jak materiałów biurowych, papieru, środków czystości. W przypadku usług możemy wymienić proste usługi druku, fotokopiowanie, czy proste usługi sprzątania. Mówiąc o ustalonych standardach jakościowych łatwo to pojęcie odnieść do przykładowych dostaw i usług. Zlecając usługę fotokopiowania nie musimy dodatkowo określać jej standardu jakościowego, jest on zbliżony – jeżeli nie taki sam, w większości punktów kserograficznych.

Do wyboru wykonawcy obsługi prawnej nie stosuje się zapytania o cenę >>

Od wielu lat konsekwentnie negowane są możliwości zastosowania trybu zapytania o cenę do zamawiania bardziej złożonych dostaw lub usług. Nie można posłużyć się tym trybem dla zamówienia usługi pełnienia nadzoru budowlanego (SO w Poznaniu XIII C 332/10/3), dostawy pojazdu wraz z nietypowym wyposażeniem (Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z dnia 20 lutego 2012 r. BDF1/4900/6/5/RN-2/12/77; Informacja o wyniku kontroli doraźnej Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 23 lipca 2013 r. UZP/DKD/KND/13/13) czy świadczenia usługi inżyniera kontraktu (Orzeczenie Regionalnej Komisji Orzekającej z dnia 17 września 2007 r. 0965-DB/94/07).

Ciekawą i celną definicję powszechnej dostępności usługi sformułowała Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z dnia 26 marca 2014 r. o sygn. KIO/KD 21/14. Izba stwierdziła, iż aby dana usługa, a w konsekwencji także i dostawa, mogła zostać uznana za powszechnie dostępną „musi ona służyć każdemu do zaspokajania jego bieżących potrzeb”. Tym samym „o dostępności usługi nie świadczy to od ilu podmiotów na rynku można ją kupić, ale to czy usługa ta służy bieżącemu użytkowi przeciętnego odbiorcy”.@page_break@

Można mieć wątpliwości co do dopuszczalności zakupu samochodów z wykorzystaniem trybu zapytania o cenę, choć możliwość taka była omawiana w orzecznictwie (Orzeczenie z dnia 5 lutego 2001 r. Główna Komisja Orzekająca DF/GKO/Odw.-255/432/RN-146/00).

Jednak nie obostrzenia w zakresie możliwego przedmiotu zamówienia są powodem słabnącej popularności tego trybu. Zapytnie o cenę jest trybem dość trudnym proceduralnie do zrealizowania. Ustawodawca postawił bowiem przed zamawiającym specyficzne wymogi w zakresie otwarcia tego trybu na rzeczywistą konkurencję. Konieczne jest skierowanie zapytania o cenę do nie mniej niż pięciu wykonawców. Rażącym naruszeniem przepisów p.z.p. będzie skierowanie zapytania do wykonawcy, który nie świadczy usług lub dostaw będących przedmiotem zamówienia. Działanie takie będzie miało cechy pozorności.

Czy można udzielić zamówienia na usługę sprzątania obiektów w trybie zapytania o cenę? >>

Co więcej zamawiający jest zobligowany do unieważnienia postępowania, jeżeli nie złożono co najmniej dwóch ofert niepodlegających odrzuceniu (art. 93 ust. 1 pkt 2). Obligatoryjne unieważnienie postępowania w sytuacji braku dwóch ważnych ofert ma być swoistym wentylem bezpieczeństwa zapobiegającym faktycznemu zrównaniu trybu zapytania o cenę z trybem zamówienia z wolnej ręki. Niestety jednocześnie jest to jedna z głównych przeszkód zakończenia postępowania sukcesem. Często zdarza się bowiem, iż wykonawcy zdając sobie sprawę z braku szans na sukces w postępowaniu nie uzupełniają np. dokumentów co powoduje konieczność odrzucenia ich ofert a w konsekwencji pozostawia zamawiającego z jedną ofertą, tą najtańszą.

Czy tryb zapytania o cenę faktycznie zasługuje na usunięcie z ustawy? Bez wątpienia zważywszy na jego znikomą popularność nie byłaby to strata dotkliwa. Tryb ten jednak, przy wszystkich swoich wadach proceduralnych sprawdza się jednak przy zamówieniach prostych. Pozwala na stosunkowo szybkie zawarcie umowy, o ile zamawiający będzie dysponował co najmniej dwiema ważnymi ofertami.

Być może przy okazji prac nad nową ustawą warto zastanowić się nad jego modernizacją i przeniesieniem do świata wirtualnego. Może elektroniczne zapytania o cenę, pozwalające na dokonanie szybkich zakupów prostych dostaw lub usług lepiej przetrwałoby próbę czasu.