Jedną z najważniejszych zmian usprawniających pracę urzędów stanu cywilnego jaką przewiduje nowelizacja jest możliwość upoważniania pracowników do przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego. Od początku marca ubiegłego roku wszystkie akty przenoszone z papierowej księgi stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego wymagają dodatkowego zaangażowania kierownika urzędu stanu cywilnego lub jego zastępcy, który uwierzytelnia konkretny dokument w systemie. Zaproponowana zmiana przyznaje kierownikowi urzędu stanu cywilnego prawo do upoważnienia pracownika urzędu stanu cywilnego. Kierownik sam dokonuje oceny czy dany pracownik jest osobą godną zaufania i można mu powierzyć to zadanie. Szacuje się, że każdego miesiąca około 360 tysięcy aktów stanu cywilnego jest przenoszonych do rejestru stanu cywilnego. Przyznanie wspomnianych uprawnień pracownikom przyspieszyłoby zarówno sam proces przenoszenia aktu stanu cywilnego jak i przebieg wydawania odpisów z takiego aktu.
Głównym celem tej zmiany jest usunięcie zaległości w największych urzędach stanu cywilnego w rozpatrywaniu wniosków o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego. Przykład wielu urzędów stanu cywilnego jasno wskazuje, że ilość wpływających miesięcznie wniosków prowadzi do dużych opóźnień w obsłudze obywateli oczekujących na wydanie odpisu aktu stanu cywilnego.
Skorzystanie z wspomnianego rozwiązania będzie wiązało się jednak z koniecznością przystosowania aplikacji wspierających. Ewentualne koszty będą zależne od rodzaju wykorzystywanej aplikacji i umowy zawartej przez dany urząd. Warto jednak zaznaczyć, że nowy przepis będzie dawał możliwość, a nie obligował urzędów do stosowania projektowanego rozwiązania. Decyzja o wykorzystaniu przepisu będzie więc indywidualną decyzją konkretnego urzędu i to on będzie ponosił koszty z tym związane.
Inną ważną zmianą jest rozszerzenie uprawnień do unieważniania w trybie administracyjnym aktów stanu cywilnego oraz wzmianek dodatkowych. Projekt przewiduje w tej kwestii dwa różne tryby administracyjnego unieważniania aktów stanu cywilnego. Pierwszy z nich jest rozszerzeniem istniejących dotychczas uprawnień wojewody związanych z unieważnianiem aktu stanu cywilnego w drodze decyzji administracyjnej. Może on skorzystać ze swojego prawa w sytuacjach gdy doszło do sporządzenia w księgach stanu cywilnego kilku aktów podlegających przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a stwierdzających to samo zdarzenie.
Drugi tryb uprawnia kierowników urzędu stanu cywilnego do unieważniania aktów, które to z powodów technicznych czy też niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru stanu cywilnego wadliwie zarejestrowano w rejestrze bądź błędnie przeniesiono z papierowej księgi ręcznie albo przy zastosowaniu aplikacji wspierającej. Uprawnienie kierownika urzędu stanu cywilnego do unieważniania aktów stanu cywilnego przenoszonych z papierowej księgi do rejestru stanu cywilnego rozszerzono o możliwość unieważnienia aktu, który został błędnie przeniesiony z powodu omyłki pisarskiej. W takiej sytuacji nie miałoby bowiem zastosowania postępowanie w sprawie sprostowania oczywistej omyłki, gdyż akt sporządzony w księdze stanu cywilnego był w sposób prawidłowy. Sposobność unieważniania przez kierowników USC błędnych aktów stanu cywilnego umożliwi sprawne usuwanie z obrotu prawnego aktów w formie czynności materialno-technicznej, a nie decyzji administracyjnej, czy orzeczenia sądu.
Jak pokazuje praktyka często dochodzi do sytuacji kiedy to na skutek błędnego sporządzenia wzmianki, która po dołączeniu do poprawnie sporządzonego aktu stanu cywilnego zmienia jego treść. Nie zachodzi wówczas konieczność unieważniania całości aktu stanu cywilnego.
Wystarczającym działaniem będzie w takich sytuacjach unieważnienie wzmianki przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Dlatego też przewidziano możliwość unieważnienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej, jeżeli dojdzie do błędnego sporządzenia wzmianki z przyczyn technicznych lub w wyniku niewłaściwego zastosowania funkcjonalności rejestru.
Nowelizacja wprowadza również regulacje dotyczące ilości wydawanych przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz liczbę, załączanych do tego zaświadczenia, formularzy zaświadczeń niezbędnych do wypełnienia przez duchownego udzielającego małżeństwa wyznaniowego wywołującego skutki cywilnoprawne. Zagwarantuje to uniknięcie potencjalnych wątpliwości dotyczących wymaganej liczby tych dokumentów oraz podmiotów, dla których przeznaczone są konkretne egzemplarze.
W celu uniknięcia potencjalnego nagromadzania zadań w urzędach stanu cywilnego i zredukowania utrudnienia w pracy urzędów w projekcie przewidziano również 5 letni okres na uzupełnienie rejestru stanu cywilnego. Art. 2 projektu zobowiązuje bowiem kierowników urzędu stanu cywilnego do przeniesienia do rejestru - w okresie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy - aktów stanu cywilnego niezarejestrowanych do dnia 31 grudnia 2015 r. Oprócz wymienionych rozwiązań projekt zakłada również zmiany doprecyzowujące przepis art. 32 ust. 4 oraz art. 47 ust. 1 ustawy .
Projekt ustawy jest skierowany został do I czytania w Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych. Ustawa wejdzie w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
Systemy Rejestrów Państwowych będą działały sprawniej?
Wprowadzenie funkcjonalności pozwalających na unieważnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego aktów i wzmianek dodatkowych w przypadkach określonych w ustawie oraz uwierzytelniania przez pracowników urzędu stanu cywilnego aktów stanu cywilnego przeniesionych do rejestru stanu cywilnego - to główne założenia projektu zmiany ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego.
