W związku z epidemią zadania urzędów były dotąd ograniczone wyłącznie do wykonywania zadań niezbędnych dla obywateli. Jak już informowaliśmy, odmrażanie gospodarki rozszerza zadania administracji.
Najnowsze rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii dookreśla, że do zadań niezbędnych do zapewnienia pomocy obywatelom zalicza się m.in. sprawy związane z rejestracją stanu cywilnego; ewidencją ludności i dowodami osobistymi, pomocą społeczną, świadczeniem usług komunalnych, działaniem urzędów pracy, w tym w przedmiocie wsparcia przedsiębiorców w związku z epidemią. Wśród tych spraw jest też wydawanie praw jazdy, dowodów rejestracyjnych czy decyzje architektoniczno-budowlane i inne związane z inwestycjami, np. dotyczącymi ochrony środowiska.
Czytaj w LEX: Wpływ epidemii koronawirusa na samorządy >
Zapewnienie działania urzędów ważne dla gospodarki
Według Pawła Szefernakera, wiceministra spraw wewnętrznych i administracji, zmiana w rozporządzeniu powstała po wnioskach wpływających od obywateli i inwestorów.
Natomiast według Henryka Maruszewskiego, wójta gminy Białopole, która była poddana kwarantannie pod koniec marca z powodu stwierdzenia koronawirusa u jednego z urzędników, najważniejsze są obecnie działania związane ze zniesieniem ograniczeń gospodarczych, a na to ma też wpływ zapewnienie działania urzędów. – Nie można zatrzymywać gospodarki, oczywiście z zachowaniem środków ostrożności – mówi.
Czytaj w LEX: Zmiany w zasadach funkcjonowania gospodarki finansowej JST w związku z koronawirusem >
Wszyscy przychodzący do urzędu w Białopolu mieszkańcy są obsługiwani w niezbędnym zakresie. Jak podkreśla wójt, po zakończeniu kwarantanny urząd cały czas był do dyspozycji mieszkańców, ale ograniczono kontakt bezpośredni mieszkańców z pracownikami. – Wykorzystujemy nowoczesne rozwiązania, informatyzację, na budynku urzędu przy wejściu zainstalowano urny na dokumenty, do których można wrzucać korespondencję papierową z urzędem – mówi.
Czytaj też: Kiedy cały urząd gminy na kwarantannie, na rejestrację zgonu trzeba poczekać>>
Urzędy nie mogły się zamknąć
Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli podkreśla, że USC nie mogły się zamknąć całkowicie i zrezygnować z obsługi bezpośredniej klientów. Wynika to przede wszystkim z przepisów dotyczących procedury rejestracji aktów urodzenia i aktów zgonu, gdzie niezbędna jest obecność osoby zgłaszającej. - Widząc także potrzeby klientów, w całości popieram takie rozwiązanie, aby jak najszybciej cała administracja mogła zapewnić sprawne załatwianie spraw przez obywateli - mówi.
Sprawdź w LEX: Jak organ powinien prowadzić postępowanie ws. wydania decyzji lokalizacji celu publicznego w okresie epidemii? >
W praktyce rejestracji urodzeń widać, że prawie co drugie zgłoszenie urodzenia dotyczy dziecka z nieformalnego związku. – W takich przypadkach aby mężczyzna, który jest ojcem, mógł być wpisany do aktu urodzenia dziecka, niezbędne jest złożenie oświadczeń o uznaniu ojcostwa. Oświadczenie w tej sprawie musi złożyć osobiście ojciec i matka dziecka przed kierownikiem USC. Zatem kontakt bezpośredni jest niezbędny – wyjaśnia Sławomir Wojciechowski.
Zobacz procedurę w LEX: Wyłączenie z obowiązku stosowania p.z.p. dla zakupu towarów lub usług niezbędnych do przeciwdziałania COVID-19 >
Brakuje podstaw prawnych związanych ze środkami ochrony osobistej
Jednocześnie, rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, pozostawia decyzję o rodzaju i formie wprowadzanych ograniczeń w wykonywaniu zadań kierownikowi urzędu lub jednostki, uwzględniając konieczność zapewnienia bezpieczeństwa.
Jak się okazuje, brakuje jednak przepisów, na podstawie których można by zdefiniować i dookreślić środki ochrony osobistej. Nie bardzo wiadomo, co tak naprawdę mieści się pod pojęciem środków ochrony. Nie ma też procedur w tej sprawie dla urzędów. Według urzędników brakuje określenia procedur, czego i jak używać w urzędach, analogicznie np. do sklepów, gdzie określone jest, że klient, wchodząc, musi mieć rękawiczki lub dezynfekować dłonie, a sklep musi to zapewnić. Nie ma tego natomiast w administracji.
Urzędnicy w USC mają częsty kontakt z dokumentami ze szpitali, przychodni lekarskich itp., potencjalnie każda karta zgonu czy dokument urodzenia może być źródłem zakażenia. Wpływają też dokumenty z zagranicy lub od osób, które są objęte kwarantanną. Problem w braku wiedzy o tym, jakie rozwiązania wdrożyć, żeby zabezpieczyć przed nim pracowników. Wiąże się to też z kwestiami finansowymi. - Nie otrzymujemy wyjaśnień, jak postąpić w sytuacji w kwestii bezpieczeństwa, kiedy do urzędu zostanie dostarczona karta zgonu osoby, która zmarła na skutek zarażenia wirusem. Nie chcielibyśmy, aby powstała sytuacja, w której urząd stanu cywilnego będzie ogniskiem rozprzestrzeniania się wirusa. Dziennie odwiedza nas duża liczba osób z różnych stron – zwraca uwagę Sławomir Wojciechowski. - Jeśli w naszym urzędzie, który rejestruje dokumenty z dużego obszaru, byłoby podejrzenie zakażenia, to będziemy objęci kwarantanną i cała rejestracja urodzeń i zgonów będzie wstrzymana na dwa tygodnie – alarmuje.
Czytaj w LEX: Poradnik dla samorządów - wojewoda a jst w warunkach Covid-19 >
Środki ochrony kosztują, ale są niezbędne
Zdaniem wójta Maruszewskiego finansowanie środków ochrony osobistej to w stosunku do strat w gospodarce i związanymi z tym malejącymi wpływami gmin z podatków nie są duże koszty. - Urząd zapewnia pojemniki z płynami dezynfekującymi, dezynfekowane są klamki i inne powierzchnie w budynku. Gmina ma zapewnione środki na tzw. cele kryzysowe, mieliśmy na to przeznaczone ok. 30 tys. zł, z czego wykorzystaliśmy już ok. 10 tys. zł – mówi.
Kierownicy USC wprowadzili już w czasie pandemii wiele rozwiązań chroniących zdrowie klientów i pracowników. W USC w Nowej Soli są odrębne stanowiska, gdzie po dezynfekcji rąk, klient przedstawia dokument tożsamości, pracownik odbiera w maseczce i rękawiczkach niezbędne dane. Po każdej wizycie stanowisko jest dezynfekowane, popularne są również osłony z plexi.
Jednak kierownicy USC oczekują rozwiązań, na podstawie których będą w stanie udowodnić, jakie środki ochrony są im niezbędne, by nie musieć ograniczać działania urzędu. Wtedy działania podejmowane przez kierowników będą bardziej racjonalne.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
