Czy samorządowy zakład budżetowy, którego organizatorem jest starostwo powiatowe, może przekazać dokumenty kadrowo-płacowe do archiwum państwowego?

Zakład działa od 2004 r. i wszystkie dokumenty wytworzone przez zakład są przechowywane w zakładzie. Do tej pory w zakładzie nie powstało archiwum zakładowe ani składnica akt.


Czy jest obowiązek utworzenia archiwum lub składnicy akt w zakładzie?
Czy można podpisać umowę w sprawie archiwizacji dokumentów z firmą zewnętrzną, która zajmowałaby się odbieraniem z zakładu dokumentów i ich archiwizowaniem?

Co w wypadku jeżeli były pracownik zwróci się do pracodawcy np. o wydanie duplikatu świadectwa pracy, a dokumenty osobowe nie znajdowałyby się na terenie zakładu, to wtedy duplikat musiałoby wystawić archiwum czy zakład?

Co w wypadku gdyby pracownik żądał wydania kserokopii dokumentów kadrowych?

Czy musiałby się zwrócić do archiwum państwowego o ich wydanie?

Czy dopiero gdyby zakład został zlikwidowany, to byłaby możliwość oddania dokumentacji do archiwum państwowego?

Czy jeżeli zakład podlega pod starostwo powiatowe, to w przypadku nie zorganizowania na terenie zakładu archiwum lub składnicy akt należy te dokumenty przekazywać do archiwum starostwa powiatowego?

Odpowiedź
Zasady archiwizowania dokumentów obowiązujące samorządowe jednostki organizacyjne w sposób kategoryczny regulują przepisy dotyczące narodowego zasobu archiwalnego i archiwów.


Taka jednostka jest obowiązana przechowywać we własnym zakresie dokumentację powstającą i napływającą do niej przez okres 25 lat (z zastrzeżeniem wyjątków określonych w przepisach szczególnych), a po upływie tego okresu dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych. Samorządowa jednostka organizacyjna może być zobowiązana do utworzenia archiwum zakładowego decyzją dyrektora właściwego archiwum państwowego.

Uzasadnienie
Zasadą wynikającą z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) – dalej u.n.z.a.a. jest, że dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne przez okres ustalony na podstawie upoważnienia zawartego w ust. 2, po tym zaś okresie:
1) dokumentacja stanowiąca materiał archiwalny jest przekazywana do właściwych archiwów państwowych;
2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1 może ulec brakowaniu.


Na podstawie wspomnianej wyżej delegacji ustawowej wydane zostało rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) – dalej r.p.d., które w § 10 ust. 1 stanowi, że zasady jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2.

Powyższy termin określony w ust. 1 nie dotyczy:
1) ksiąg stanu cywilnego, skorowidzów do tych ksiąg, akt i innych dokumentów stanu cywilnego, akt sądowych oraz innych materiałów archiwalnych, których okres przechowywania w archiwach zakładowych określony jest odrębnymi przepisami;
2) materiałów archiwalnych, których gromadzenie i przechowywanie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powierzył właściwym jednostkom organizacyjnym;
3) materiałów archiwalnych, o których mowa w art. 32 u.n.z.a.a.


Jak wynika z § 11 ust. r.p.d., w przypadku ustania działalności organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1 u.n.z.a.a:
1) materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego, z tym że materiały archiwalne, dla których nie upłynął 25-letni okres od ich wytworzenia, a które są niezbędne do działalności organu lub jednostki organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, przekazuje się temu organowi lub jednostce;
2) dokumentację niearchiwalną przekazuje się organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała.

Dokumentację niearchiwalną, wytworzoną i zgromadzoną przez pozostałe jednostki organizacyjne, o których mowa w art. 5 ust. 1 u.n.z.a.a., przekazuje się odpłatnie na przechowywanie instytucjom zawodowo trudniącym się przechowywaniem dokumentacji lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. W takim przypadku likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji.

Dodać należy, że klasyfikacja archiwów prowadzących działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego określona została w art. 22 ust. 1u.n.z.a.a. i obejmuje ona:
1) archiwa państwowe;
2) archiwa wyodrębnione;
3) archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;
4) archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych.

Rozróżnić należy zatem archiwa państwowe (do których przekazania dokumentacji archiwalnej po upływie określonego okresu obowiązana jest samorządowa jednostka organizacyjna) oraz archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego.

Jeśli chodzi o zasady udostępniania materiałów archiwalnych po przekazaniu ich do archiwum państwowego, to kwestię tę reguluje art. 16 u.n.z.a.a., który stanowi, że materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.

Udostępnianie materiałów archiwalnych dla powyższych potrzeb jest bezpłatne. Na te potrzeby archiwa państwowe wykonują usługi archiwalne w zakresie wyszukiwania, prowadzenia kwerend, kopiowania, przetwarzania i przekazywania danych przy użyciu systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych oraz konserwacji materiałów archiwalnych. Archiwa te mogą również prowadzić działalność usługową, polegającą na przechowywaniu, kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.

O ile zatem zakres działalności archiwum państwowego obejmuje samo udostępnianie dokumentacji archiwalnej na zasadzie art. 16 u.n.z.a.a., to czynności takie jak wystawianie duplikatów dokumentów nie leżą już w gestii archiwum.

Zgodnie z art. 33 ust. 1 u.n.z.a.a. archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.

Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:
1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;
2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego (art. 33 ust. 3 u.n.z.a.a.).

Tworzenie archiwum zakładowego i ustalenie przez właściwy organ administracji jednostki, w której takie archiwum ma funkcjonować, uwarunkowane jest zatem wydaniem stosownego aktu administracyjnego. W razie wydania takiego aktu samorządowa jednostka organizacyjna jest zobowiązana do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego.
Jeśli chodzi natomiast o składnicę akt, to w myśl art. 36 ust. 1 u.n.z.a.a. gromadzi się w nich pewne kategorie dokumentacji w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych innych niż określone w art. 33 u.n.z.a.a.