Hanna Hendrysiak: Na czym polega samoocena kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego?

Robert Lipka, koordynator Śląskiego Koła Regionalnego IIA Polska i dyrektor  Departamentu Audytu i Kontroli w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego: Najprościej rzecz ujmując to proces, który pozwala dokonać oceny tego, jak funkcjonuje system kontroli zarządczej w danej jednostce. I tu w audycie lubimy używać takiego uproszczenia, aby wyeliminować słowo kontrola – że to jest po prostu system zarządzania. Czyli samoocena pozwala pozyskać wiedzę dla kierownictwa na temat tego, jak odbierany jest system zarządzania. Przy czym ważne jest, by ta ocena była przedstawiana zarówno przez pracowników danej jednostki samorządu terytorialnego, jak i przez kadrę kierowniczą.

Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej w jst  >

 

Czy informacje na temat wyników samooceny otrzymują również pracownicy, czy tylko zarządzający?

Wzorcowo powinno tak to wyglądać, że po przeprowadzeniu samooceny pracownicy powinni zostać zapoznani z jej wynikami. Mogę np. podać, że w naszym Urzędzie Marszałkowskim samoocenę przeprowadzamy w formie anonimowej ankiety papierowej i elektronicznej, a za każdym razem jej wyniki są publikowane na naszym intranecie. 

Bardzo ważna jest informacja zwrotna dotycząca wyników samooceny. Dobrą praktyką jest wskazywanie tendencji ocen, które na podstawie regularnie, rokrocznie przeprowadzanej samooceny pojawiają się w pewnych obszarach. Dlatego też dobrze jest zadawać co roku te same bądź podobne pytania czy pytać o te same zagadnienia tematyczne. To pozwala określić tendencje malejące lub rosnące w pewnych kwestiach. 

Czytaj w LEX: Możliwości adekwatnego adaptowania planu, sprawozdania i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przez jednostki samorządu terytorialnego  >

 

A jak tworzycie państwo ankietę do samooceny?

U nas w urzędzie ta ankieta jest budowana na podstawie zagadnień wynikających wprost ze standardów kontroli zarządczej, ale pytamy też pracowników np. o satysfakcję z pracy czy też o zagadnienia związane ze znajomością i przestrzeganiem zasad etycznego postępowania. W którymś momencie dołączyliśmy też pytania dotyczące bezpieczeństwa informacji w urzędzie. Na początku, gdy samoocena była czymś nowym, większość jednostek samorządu terytorialnego korzystała z gotowych pytań zawartych w wytycznych ministra finansów. Później już nauczyliśmy się korzystać z tego narzędzia i wprowadziliśmy pytania, które podpowiadało nam po prostu życie.

Dowiedz się, jak z LEX Kontrola Zarządcza szybko przygotować gotowy raport z wynikami samooceny kontroli zarządczej>>

Informacja o wynikach samooceny jest istotna dla zarządzających, bo może wskazywać pewne obszary wymagające poprawy czy doskonalenia. Na podstawie wyników ankiety możemy - oprócz ogólnej oceny zarządzania – identyfikować również pewne ryzyka, czyli mamy dodatkowy materiał wyjściowy dla systemu zarządzania ryzykiem, który również powinien być wdrożony w JST. Dla audytu wewnętrznego cenne będą natomiast informacje o obszarach wymagających doskonalenia lub poprawy – tu potrzebna jest ścisła współpraca osób z komórki przeprowadzającej samoocenę z audytorami. Te obszary stanowią bowiem bazę do formułowania przez audyt wewnętrzny zaleceń działań naprawczych.

Czytaj też: Samoocena w kontroli zarządczej, czyli sukces porażki i lekcja, by nie powtarzać błędów>>
 

Kto powinien dokonywać samooceny?

W jednostkach, w których powołano osoby bądź komórki organizacyjne, które zajmują się kontrolą zarządczą, ciężar przygotowania, przeprowadzenia i analizy wyników spoczywa na tych osobach bądź komórkach - przy większym lub mniejszym zaangażowaniu audytu wewnętrznego. W naszym urzędzie odbywa się to przy współpracy audytu wewnętrznego, który od lat uczestniczy w projektowaniu pytań i analizowaniu wyników. Są też istotnym merytorycznym wkładem do raportu, przedstawianego marszałkowi i zarządowi województwa, na podstawie którego audyt dokonuje następnie formalnej oceny systemu zarządzania w urzędzie. 

Czytaj w LEX: Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej >

I co dzieje się dalej, jeżeli z samooceny wynikają jakieś zagrożenia czy ryzyka? 

Na bazie wspomnianego raportu, po opracowaniu formalnej oceny o stanie kontroli zarządczej przygotowujemy rekomendacje o charakterze systemowym, które wymagają akceptacji przez marszałka województwa. Są one też prezentowane na zarządzie i przedstawiane poszczególnym departamentom do wdrożenia. Wynik samooceny to więc nie tylko kwestia czysto informacyjna, z którą pracownicy mogą się zapoznać w intranecie w dedykowanej zakładce, ale to również konkretne rekomendacje audytu. Zdarza się też, że na podstawie wyników samooceny przeprowadzane  są audyty. Może się to stać na dwa sposoby – niezwłoczne zlecenie audytu w wyniku niepokojącego sygnału z samooceny lub wpisanie jakiegoś słabszego obszaru do planu audytu wewnętrznego na kolejny rok.

Dowiedz się więcej, jak z LEX Kontrola Zarządcza przygotować raport samooceny kontroli zarządczej i minimalizować ryzyka>>

 

A jak wygląda wypełnianie ankiet samooceny w praktyce? Zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa?

System kwestionariuszy nie jest idealny. Z jednej strony jest obciążony dużą dozą subiektywizmu w ocenie pewnych spraw. Z drugiej zaś – trzeba brać pod uwagę obawy pracowników przed zgłaszaniem krytycznych uwag. Dlatego my działamy, a raczej do czasu pandemii działaliśmy, dwutorowo – zapewniamy anonimowość przez możliwość wrzucenia do urny papierowej wersji ankiety, ale równolegle dajemy możliwość elektronicznego wypełnienia tej ankiety. Ta druga możliwość bardzo usprawnia pracę, bo program automatycznie zlicza wyniki i przeprowadza statystykę.

W dobie pandemii zrezygnowaliśmy z formy papierowej i w styczniu tego roku przeprowadziliśmy samoocenę wyłącznie w formie elektronicznej. Aby pracownicy nie bali się szczerych odpowiedzi, ważne, by mieli zaufanie do osób rokrocznie pracujących przy ankiecie. My w każdym razie nie spotykamy się z wprost formułowanymi obawami.
Czytaj w LEX: Cele i zarządzanie ryzykiem w kontroli zarządczej >
 

Jak wygląda informacja zwrotna odpowiedzi na ankietę?

Tu dotykamy pewnego mankamentu tego systemu. Frekwencja jest sporym problemem w tego typu badaniach. Zastanawiamy się, jak zachęcić pracowników do wzięcia udziału w samoocenie. Anonimowość badania czy forma elektroniczna to zalety tego rozwiązania. Wzięcie udziału w samoocenie jest jednak dobrowolne i nie mamy możliwości zmuszenia pracowników do tego rodzaju aktywności. Jak skutecznie dotrzeć do pracowników i zachęcić ich do wzięcia udziału w samoocenie jest wyzwaniem dla wszystkich osób, które przygotowują te ankiety. Dobrze jest natomiast analizować trendy dotyczące frekwencji, bo jeśli ona np. spada, to można podjąć dodatkowe działania informacyjne bądź szkoleniowe, aby ją zwiększyć. 

Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem w urzędzie - czynniki ryzyka i mechanizmy kontroli  >

 

W państwa urzędzie funkcjonuje ciekawe rozwiązanie integrujące kontrolę zarządczą, w tym samoocenę z systemem ISO. Proszę o nim opowiedzieć.

W momencie pojawienia się w polskim ustawodawstwie pojęcia kontroli zarządczej, w naszym urzędzie marszałkowskim funkcjonował już od kilku lat (od 2005 roku) system zarządzania jakością według normy ISO 9001. Po wdrożeniu rozwiązań dotyczących kontroli zarządczej mieliśmy de facto dwa systemy zarządzania. Podjęto więc decyzję o ich integracji. Wypracowaliśmy model zintegrowanego systemu zarządzania, przyjęta została odpowiednia jego dokumentacja, w tym  Polityka i Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania, przyjmowana przez marszałka i zarząd województwa. Najprościej mówiąc, polega to na połączeniu standardów, wymogów, norm ISO i kontroli zarządczej. System ten obejmuje całokształt zagadnień zarządzania urzędem i – ostatnio również – kwestię zarządzania bezpieczeństwem informacji według normy ISO 27001. Dzięki wdrożeniu tych rozwiązań, a także ścisłej współpracy audytu wewnętrznego, pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania i komórki ds. zintegrowanego systemu zarządzania w Departamencie Organizacji Urzędu kierownictwo ma kompleksową informację o funkcjonowaniu Urzędu. Ta współpraca jest kluczowa, aby system zarządzania (w tym samoocena zarządcza) dobrze działał i przynosił organizacji realne pożytki. 

 

Co daje ten system pracownikom? 

Wartością z punktu widzenia pracownika jest choćby to, że nie działają dwa odrębne systemy wymagające podwójnej sprawozdawczości. Poza tym usprawniliśmy wewnętrzne procedury, uspójniliśmy zarządzanie ryzykiem w urzędzie, wprowadziliśmy jednolitą metodykę wyznaczania i monitorowania celów. Z punktu widzenia audytu ten system usprawnia komunikację między komórkami organizacyjnymi urzędu, a mówiąc prościej - dzięki informacjom pozyskiwanym z samooceny wiemy, gdzie trzeba poprawiać przepływ informacji, czy rozwiązywać konflikty. Mamy dzięki temu systemowi spójną i kompleksową informację zarządczą dla marszałka.

Czytaj w LEX: 10 zasad dla urzędu jst podczas kryzysu wywołanego pandemią >

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.