Odpowiedź

Prawo materialne, czyli ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) - dalej u.s.o. , nie zawiera takiej delegacji, ale trzeba pamiętać, że publiczna szkoła (przedszkole) jest jednostką organizacyjną gminy (powiatu, województwa), w związku z tym stosuje całe prawo powszechnie obowiązujące, także rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). W jednolitym rzeczowym wykazie akt dla gmin są tzw. klasy czwartego rzędu oznaczone m.in.: 1712 – Kontrole wewnętrzne w podmiocie oraz 1714 – Książka kontroli. Oznacza to, że tak uszeregowaną i opisaną dokumentację prowadzi się w gminach (innych j.s.t.), a ponieważ jednostki organizacyjne prowadzą m.in. korespondencję ze swoim organem prowadzącym, logicznym wydaje się wniosek, że też powinny korzystać z tego rozporządzenia, tj. także prowadzić książkę kontroli.

Uzasadnienie

Jednostki organizacyjne j.s.t. w zakresie zasad prowadzenia i oznaczania dokumentacji korzystają z instrukcji właściwej j.s.t. W tym przypadku pamiętać trzeba, że w samej Instrukcji kancelaryjnej są one wymieniane, a w rzeczowym wykazie akt także w innych kategoriach klas: 02, 07, 23 lub 0123.

Uwagi

W szkole (przedszkolu) dyrektor prowadzi wiele kontroli wewnętrznych: nadzór pedagogiczny, kontrola finansowa, bhp, kontrola zarządcza itd., stąd konieczność jej dokumentowania. Mówiąc w sporym uproszczeniu teczka oznaczona 1712 jest jedną z najczęściej używanych, pamiętać przy tym trzeba, że ma kategorię archiwalną A, co oznacza obowiązek przekazania jej w określonym trybie do Archiwum Państwowego. Sama książka kontroli 1714 ma kategorią archiwalną BE5, a to oznacza, że o jej przekazaniu do archiwum decyduje samo archiwum po dokonaniu ekspertyzy. Żaden akt prawny nie określa wzoru Książki kontroli, wynika więc z tego, że taki wzór powinien ustalić wójt (burmistrz, prezydent, starosta, marszałek) lub przy braku takich unormowań, dyrektor szkoły (przedszkola).

Przykład

Przy okazji niejako warto zwrócić uwagę, że nie tylko ze względów archiwalnych w pismach redagowanych w jednostkach organizacyjnych ważnym jest umieszczanie pod pieczątką nagłówkową szkoły (przedszkola) znaku sprawy. Zgodnie z nowym unormowaniem pisma z zakresu kontroli wewnętrznej będą miały przykładowe oznaczenie: DP-E.1712.21.2012; gdzie występują takie elementy jak: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej [w przykładzie DP-E – np. Dyrektor Przedszkola nr 5, litera E jest piątą literą alfabetu]; 2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt [1712]; 3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw [przykładowy numer 21] oraz 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła [np. 2012].

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.)