Od 1 maja 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. projekt był realizowany przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (wcześniej b. MSWiA) w partnerstwie z firmą F5 Konsulting Sp. z o.o. W przedsięwzięciu wzięły udział 303 jednostki samorządu terytorialnego z terenu całej Polski.

Konkurs na projekt roku organizowany jest cyklicznie przez PMI Poland Chapter – stowarzyszenie zawodowe non-profit z branży zarządzania projektami. W konkursie mogą brać udział jednostki z sektora publicznego i prywatnego.

Projekt systemowy CAF był finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz środków budżetu państwa w ramach Priorytetu V „Dobre rządzenie” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, ukierunkowanego na wzmocnienie potencjału polskiej administracji publicznej.

O przystąpieniu do realizacji projektu zadecydowały badania przeprowadzone na zlecenie MSWiA w 2009 r., które wykazały, że rozwiązania z dziedziny zarządzania jakością są wśród samorządów mało popularne - ich wdrażanie deklarowało jedynie 20,3 proc. badanych jednostek (z wyraźną przewagą jednostek dużych – województw i miast na prawach powiatu).

Drugim powodem wdrożenia tego działania było dążenie do tego, aby wszystkie projekty jednostek samorządu terytorialnego ubiegających się o dofinansowanie ze środków EFS były przygotowywane za pomocą jednakowej metodologii do oceny potencjału i wyników organizacji oraz planowania usprawnień zarządczych w urzędach administracji samorządowej.

Celem projektu jest upowszechnienie wśród polskich samorządów uznanego w Unii Europejskiej narzędzia zarządzania jakością w administracji publicznej, jakim jest metoda CAF (Common Assessment Framework – Wspólna Metoda Oceny) oraz przeprowadzenie samooceny CAF w wybranych samorządach.

Projekt składał się z dwóch faz. W części pilotażowej, trwającej do końca 2010 r., przeprowadzono samoocenę metodą CAF w 80 urzędach różnych szczebli samorządu terytorialnego. Upowszechniono również informacje na temat samej metody oraz jej użyteczności we wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego w całej Polsce.

W II fazie projektu (2011 r.) przeprowadzono samoocenę metodą CAF w kolejnych 223 urzędach. Projekt skierowany był do grupy docelowej, którą stanowiły samorządy o najniższym wskaźniku dochodów podatkowych na jednego mieszkańca, dodatkowo nigdy przedtem nie objęte wsparciem ze środków unijnych w ramach projektów organizowanych przez MSWiA.

Projekt zakończył się sukcesem ponieważ po raz pierwszy na tak szeroką skalę udało się wprowadzić w polskim samorządzie nowoczesne narzędzie zarządzania jakością przystosowane do potrzeb administracji publicznej. Dokonano tego w stosunkowo krótkim czasie i w ramach założonego budżetu, w małych i niezamożnych jednostkach samorządu terytorialnego. Samoocena CAF pozwoliła udoskonalić istniejące procedury funkcjonowania urzędów oraz pokazała, że innowacyjne rozwiązania można zastosować skutecznie także w niewielkich JST.

Projekt stanowi także udany przykład współpracy sektora publicznego, reprezentowanego przez MSWiA, z sektorem prywatnym, którego przedstawicielem jest firma F5 Konsulting. Dodatkową wartością projektu jest jego unikatowe w skali Polski powiązanie z konkursem dotacji dla samorządów. Dzięki temu działaniu urzędy określiły swoje słabe strony i wskazały gdzie należy wprowadzić zmiany. Samorządy opracowały własne projekty, z których większość otrzymała dofinansowanie od MSWiA.