Potwierdzenie kopii za zgodność z oryginałem nie może budzić wątpliwości

Kopie dokumentów złożonych w przetargu zawierają tylko zapis: Za zgodność z oryginałem i nieczytelną parafkę, która nie jest zgodna z parafką na innych stronach złożonej oferty. Czy takie potwierdzenie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem jest dopuszczalne?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Ani przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych dalej p.z.p., ani przepisy aktów wykonawczych wydanych do p.z.p. nie regulują kwestii związanych ze sposobem, czy też metodami potwierdzania zgodności kopii dokumentów z oryginałami.

Przepisy p.z.p., czy też rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane dalej r.w.d., wskazują jedynie sytuacje, w których wykonawcy mogą posługiwać się oryginałami dokumentów bądź ich kopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem, ale nie precyzują zasad potwierdzania zgodności kopii dokumentów. Jeżeli zamawiający ma wątpliwość, czy kopia dokumentów została potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę prawidłowo umocowaną do reprezentacji wykonawcy, to powinien tę kwestię wyjaśnić korzystając z uprawnień określonych art. 26 p.z.p.

Metody potwierdzania za zgodność z oryginałem mogą znaleźć szczegółowe uregulowanie w treści SIWZ. Część zamawiających poświęca temu zagadnieniu fragment SIWZ wskazując przykładowo, iż w przypadku składania dokumentów w kopii, potwierdzenie za zgodność z oryginałem musi znajdować się na każdej stronie dokumentu. W innych SIWZ można znaleźć zapisy wskazujące na możliwość potwierdzania wielostronicowych kopii dokumentów w ten sposób, że zwrot "za zgodność z oryginałem" lub inne równoważne mu sformułowanie ma być umieszczony na pierwszej i ostatniej stronie kopii dokumentu i ma być podpisany bądź parafowany przez osobę upoważnioną do reprezentacji wykonawcy. Najczęściej jednak zamawiający nie poświęcają temu zagadnieniu szczególnej uwagi posługując się ogólnym sformułowaniem zaczerpniętym z § 7 ust. 1 r.w.d. zgodnie, z którym dokumenty dotyczące potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z procedury składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.

Z treści zapytania wynika, iż zasadniczy problem dotyczy tego, kto zaparafował dokumenty będące kopiami, ponieważ w opinii zamawiającego dokumenty parafowała inna osoba niż osoba podpisująca pozostałe dokumenty składające się na ofertę. Z tak opisanego stanu faktycznego można wysnuć wniosek, iż zamawiający uważa, że część dokumentów została zaparafowana przez osobę nieupoważnioną do reprezentacji wykonawcy.

W takiej sytuacji zamawiający winien skorzystać z uprawnień uregulowanych w art. 26 p.z.p. Jeżeli w opinii zamawiającego, kopie dokumentów potwierdzających spełnianie warunków bądź brak podstaw do wykluczenia uregulowanych w art. 24 ust. 1 p.z.p. zostały parafowane przez osobę nie dysponującą upoważnieniem do reprezentacji wykonawcy, to takie dokumenty winny być traktowane jako niezłożone. Usunięcie opisanej wady musi nastąpić poprzez wezwanie do uzupełnienia (art. 26 ust. 3 p.z.p.) bądź dokumentów parafowanych przez uprawnioną osobę, bądź poprzez złożenie pełnomocnictwa dla osoby, która pierwotnie parafowała dokumenty dołączone do oferty.