Czy pobieranie gotówki do kasy urzędu samorządowej jednostki budżetowej za pomocą karty bankomatowej jest dopuszczalne? Jak powinna przebiegać ewidencja księgowa takiego zdarzenia?

Odpowiedź

Przepisy prawa nie wykluczają takiej możliwości, jednak wprowadzenie takiego rozwiązania wiąże się z opracowaniem przez jednostkę szczegółowych procedur, mających na celu prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z zasadami ustawy o finansach publicznych.

Uzasadnienie

Podstawą prowadzenia gospodarki finansowej w każdej jednostce budżetowej jest plan finansowy. Każda jednostka budżetowa musi posiadać przynajmniej jeden rachunek bankowy (choć często wyodrębnia się dwa: osobno dla dochodów i wydatków), aby prowadzić właściwie swoją gospodarkę finansową (pobierać i odprowadzać dochody oraz dokonywać wydatków).

Ze względu na fakt, że nie wszystkie płatności mogą być zrealizowane bezgotówkowo (przelewem), w jednostkach prowadzi się kasy. Gotówka do kasy pobierana jest z rachunku bankowego jednostki, jednak ze względu na szczególny charakter finansów publicznych oraz właściwe zabezpieczenie środków, stosowane są tu pewne procedury.

Osobą pobierającą gotówkę z banku do kasy (np. w celu uzupełnienia pogotowia kasowego) jest zazwyczaj kasjer, który jest do tego upoważniony, jednak nie podejmuje tej decyzji samodzielnie.

W myśl przepisów ustawy o finansach publicznych osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej jest kierownik jednostki, natomiast osobą odpowiedzialną za prowadzenie rachunkowości jednostki oraz również wykonywania niektórych dyspozycji w zakresie środków finansowych - główny księgowy.

Tak więc niemożliwa jest sytuacja, aby środki pieniężne z rachunku bankowego jednostki zostały pobrane bez wiedzy i zgody kierownika jednostki i głównego księgowego. Dlatego też zazwyczaj kasjer upoważniony jest tylko do pobierania gotówki do kasy, natomiast główny księgowy i kierownik - do wydania takiej dyspozycji. Przy pobieraniu gotówki do kasy w sposób tradycyjny zasady te realizuje się poprzez właściwe określenie wzorów pieczęci i podpisów umieszczanych na czekach gotówkowych. Dzięki temu bank nie zrealizuje czeku (nie wyda gotówki kasjerowi) jeśli na czeku nie znajdą się odpowiednie podpisy (często wymaga się określonej ich kombinacji).

Karta bankomatowa mogłaby być wygodnym rozwiązaniem dla jednostek, które znajdują się w dużej odległości od banku (np. w innej miejscowości). Jednak pojawia się tu problem zabezpieczeń. Po pierwsze należałoby rozważyć kwestię przechowywania takiej karty. Większym jednak problemem jest problem podejmowania decyzji o pobraniu środków z rachunku. W przypadku czeku gwarancją niepobrania przez kasjera środków bez wiedzy i zgody właściwych osób (kierownika i głównego księgowego) jest karta wzorów podpisów wymaganych na czeku.

W przypadku karty bankomatowej jej zabezpieczeniem jest numer PIN.

W związku z powyższym, aby wprowadzić możliwość pobierania gotówki do kasy z bankomatu, należałoby opracować procedury uniemożliwiające kasjerowi pobranie gotówki z bankomatu bez upoważnienia. Ponadto problemem może być również fakt, że operacje pobrania gotówki z bankomatu mogą znaleźć swoje odzwierciedlenie na wyciągu bankowym z pewnym opóźnieniem.

Przykład

Ewidencja księgowa pobrania gotówki do kasy z bankomatu nie będzie się różnić od ewidencji przyjęcia do kasy gotówki w sposób tradycyjny:
1. Po pobraniu gotówki kasjer sporządzi dowód przychodu gotówki do kasy (KP), który należy zaksięgować
Wn konto 101 Kasa
Ma konto 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne.
Po otrzymaniu wyciągu rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego zostanie zaksięgowany:
Ma konto 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych (wydatki)
Wn konto 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)