Odpowiedź
Nie stanowi uchybienia, jeżeli organ administracji publicznej weryfikuje treść odpisu KRS za pomocą strony internetowej oraz nie stanowi uchybienia, jeżeli spółka zostanie wezwana o przedłożenie odpisu z KRS bez stosowania rygoru z art. 64 § 2 k.p.a. (lub organ samodzielnie to zweryfikuje), a dopiero po analizie tego dokumentu i w następstwie ustalenia nieprawidłowej reprezentacji podmiotu, organ w trybie art. 64 § 2   k.p.a.   wezwie do ewentualnego uzupełnienia braku formalnego (np. poprzez podpisanie pełnomocnictwa przez drugą osobę uprawnioną do reprezentacji spółki).

Uzasadnienie
Zgodnie z art. 30 § 3   k.p.a.   strony nie będące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. W świetle przepisów ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz. 1037 z późn. zm.) – dalej k.s.h. osoba prawna, w tym przypadku spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, działa przez organ uprawniony do jej reprezentowania - zarząd lub przez ustanowionych we właściwym trybie - pełnomocników. Z kolei każde pismo wnoszone do organu administracji publicznej musi spełniać wymogi określone przepisami prawa. Zgodnie z art. 63 § 2 i 3   k.p.a.  podania, w tym także zażalenia, powinny zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzą, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych, a także być podpisane przez wnoszącego. Przepis powyższy wyznacza minimum wymagań formalnych, od spełnienia których uzależnione jest uznanie skuteczności prawnej dokonywanej czynności prawnej. Bez wskazania osoby, od której pochodzi, jej adresu i podpisu, nie można dokonać indywidualizacji osoby, która złożyła żądanie. Podpis warunkuje, że żądanie pochodzi od osoby wnoszącej podanie, również w przypadku osób prawnych. W przypadku osoby prawnej niezbędnym jest ustalenie, czy osoba podpisująca jest osobą działającą w charakterze członka organu osoby prawnej uprawnionego do reprezentowania tego podmiotu.


W świetle art. 64 § 2   k.p.a.   - jeżeli podanie, jakim jest odwołanie, nie czyni zadość wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, innym niż w § 1, organ administracji publicznej winien wezwać wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Zatem tylko wtedy, gdy przepis powszechnie obowiązującego prawa ustanawia wprost określone wymogi co do składanego podania, organ może skutecznie żądać ich spełnienia (por. Wyrok NSA z dnia 12 maja 2006 r., I OSK 869/05, LEX nr 236563).


Nawiązując bezpośrednio do braku polegającego na nieprzedstawieniu odpisu z krajowego rejestru sądowego, problem ten prawidłowo odzwierciedla uzasadnienie wyroku WSA w Warszawie z dnia 26 października 2006 r., VII SA/Wa 42/07, w którym podniesiono, że wprawdzie obowiązek załączenia do podania dokumentów z KRS przewiduje szereg aktów normatywnych (w większości rozporządzeń), zawierających przepisy szczególne do k.p.a., jednak zawarty w nich obowiązek dotyczy ściśle określonych postępowań administracyjnych i wyłącznie w fazie ich rozpoczęcia organ prowadzący postępowanie będzie miał uprawnienie do wezwania jednostki organizacyjnej o nadesłanie odpisu, wyciągu czy zaświadczenia z KRS w trybie art. 64 § 2  k.p.a.   Przy czym unormowania te jako przepisy lex specialis nie uprawniają do tego, aby organy mogły formułować wspomniane wezwania w każdym prowadzonym postępowaniu. Odpisy, wyciągi i zaświadczenia z KRS nie w każdym postępowaniu administracyjnym i nie na każdym jego etapie będą podlegały wymaganiom o których mowa w art. 64 § 2   k.p.a.   Warto również wskazać na zasadę jawności Krajowego Rejestru Sądowego.
Od strony formalnej pogląd ten wydaje się najtrafniejszy, tym bardziej, że dane z KRS dostępne są również za pośrednictwem sieci internetowej z tym, ze uwzględniają stan aktualny który niekoniecznie musi odzwierciedlać umocowanie do działania w imieniu konkretnego podmiotu w dniu składania wniosku.


Generalnie – w świetle wskazanego wyżej wyroku, w przypadkach, w których przepis materialnego prawa administracyjnego normujący dany stosunek administracyjny nie nakłada na wnioskodawcę dołączenia do podania odpisu z krajowego rejestru sądowego brak przedłożenia tego dokumentu, nie powinien być traktowany w kategoriach braku formalnego, o którym mowa w art. 64 § 2   k.p.a.  , tak jak traktowany jest np. brak podpisu wnoszącego. Z drugiej jednak strony, jak zresztą nie bez racji zauważono w wyroku WSA w Opolu z dnia 18 sierpnia 2009 r., II SA/Op 196/09 - w orzecznictwie sądowoadministracyjnym przyjęto pogląd, że uzasadnienie znajduje praktyka określania już w wezwaniu o usunięcie braków formalnych rodzaju dokumentu potwierdzającego umocowanie osoby do reprezentowania osoby prawnej, którego autentyczność i zgodność z prawem nie powinna budzić wątpliwości, jakim jest w odniesieniu do spółek prawa handlowego, aktualny odpis z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Co do zasady zatem, nie stanowi uchybienia jeżeli organ weryfikuje treść odpisu KRS za pomocą strony internetowej oraz nie stanowi uchybienia jeżeli spółka zostanie wezwana o przedłożenie odpisu z KRS bez stosowania rygoru z art. 64 § 2  k.p.a.   (lub organ samodzielnie to zweryfikuje), a dopiero po analizie tego dokumentu i w następstwie ustalenia nieprawidłowej reprezentacji podmiotu, organ w trybie art. 64 § 2  k.p.a.   wezwie do ewentualnego uzupełnienia braku formalnego (np. poprzez podpisanie pełnomocnictwa przez drugą osobę uprawnioną do reprezentacji spółki).

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2013 r., poz. 267)