Ustawa z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz. U. Nr 216, poz. 1676 – dalej przywoływana jako „ustawa”) wprowadziła kilka praktycznych zmian dotyczących poświadczania zgodności z oryginałem kopii (odpisów) dokumentów, przedkładanych do akt w postępowaniu administracyjnym (w tym podatkowym), postępowaniu cywilnym i postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Dla praktyki samorządu terytorialnego istotne są zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego i w ordynacji podatkowej, więc tylko tymi zajmuję się w tekście.

            Na początku muszę podnieść drobną kwestię terminologiczną. Ustawodawca jest niekonsekwentny w używanej terminologii, dość przypadkowo posługuje się pojęciami „poświadczenie” i „uwierzytelnienie”, nie dbając o precyzję języka prawnego. W samym tytule ustawy mowa jest o uwierzytelnianiu, a wszystkie nowe przepisy wprowadzane przez tę ustawę mówią o poświadczaniu. Uwierzytelnianie pozostało tylko w art. 33 § 3 zdanie 2 Kodeksu postępowania administracyjnego , ale to określenie jest w Kodeksie postępowania administracyjnego  od jego uchwalenia w 1964 r. (początkowo był to art. 30) i w jego odpowiedniku – art. 137 § 3 ordynacji podatkowej. Wydaje się, że ustawodawca uważa te dwa określenia za równoznaczne. Zdecydowanie należałoby używać jednego określenia. Moim zdaniem, bardziej zasadne jest używanie określenia „poświadczenie”, gdyż takiego pojęcia używa ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1158, z późn. zm.).
 

[O poświadczaniu odpisów dokumentów mowa jest m.in. w: art. 33 § 2 zdanie 1, art. 76a k.p.a., art. 137 § 3 zdanie 1 i art. 194a ordynacji podatkowej, art. 96 i następne prawa o notariacie, część II, ustęp 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej;

Uwierzytelnianie występuje w art. 33 § 2 zdanie 2 i art. 73 § 2 k.p.a., art. 137 § 2, art. 178 § 3 i art. 274 § 2 i 3 ordynacji podatkowej]

Ustawa poszerzyła, zawarte w art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego , uprawnienie pełnomocników procesowych do uwierzytelniania (tu właśnie występuje takie określenie) udzielonych im pełnomocnictw. Profesjonalny pełnomocnik procesowy (adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a teraz także doradca podatkowy), tak jak dotychczas może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa. Nowością jest upoważnienie pełnomocników do uwierzytelnienia również odpisów innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Do tej pory pełnomocnik nie mógł uwierzytelnić odpisów innych dokumentów poza samym udzielonym mu pełnomocnictwem. Zmieniony przepis upoważnia go do uwierzytelnienia odpisów wszystkich dokumentów wykazujących umocowanie, czyli przede wszystkim odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru. Pełnomocnik może teraz uwierzytelnić także pełnomocnictwa udzielone innym osobom, jeśli są one częścią ciągu pełnomocnictw, prowadzącego do pełnomocnika występującego w danej sprawie. Taka sytuacja występuje często w przypadku dużych osób prawnych, w których członkowie zarządu udzielają pełnomocnictw pracownikom jednostek terenowych, a ci z kolei udzielają dalszych pełnomocnictw właściwym pełnomocnikom procesowym.

Identyczną zmianę wprowadzono do art. 137 § 2 ordynacji podatkowej, przy czym nie trzeba było dodawać doradcy podatkowego, bo był on ujęty w tym przepisie od początku. Natomiast nie ma w tym przepisie rzecznika patentowego, gdyż w zakresie tego zawodu nie mieści się reprezentowanie klientów w postępowaniach podatkowych. Rzecznik patentowy może być pełnomocnikiem w postępowaniu podatkowym, jak każda osoba fizyczna, mająca pełną zdolność do czynności prawnych, lecz nie ma to związku z wykonywaniem jego zawodu.
 

[Przykład: radca prawny reprezentujący dużą spółkę akcyjną ma pełnomocnictwo udzielone przez dyrektora oddziału, a dyrektor oddziału działa na podstawie pełnomocnictwa od dyrektora generalnego, dyrektor generalny ma pełnomocnictwo od zarządu, udzielone w obcym języku; dotychczas radca prawny mógł uwierzytelnić kopię swojego pełnomocnictwa, a pełnomocnictwo dla dyrektora oddziału i dla dyrektora generalnego, odpis KRS i tłumaczenie musiał dołączyć w oryginałach lub kopiach poświadczonych przez notariusza; obecnie może sam uwierzytelnić kopie wszystkich tych dokumentów.]

Zupełnie nowe regulacje zawiera art. 76a, dodany do Kodeksu postępowania administracyjnego w rozdziale dotyczącym dowodów (analogiczne zapisy zawiera dodany do ordynacji podatkowej art. 194a, więc nie będę ich odrębnie omawiał). Zgodnie z § 1 nowego artykułu 76a Kodeksu postępowania administracyjnego , jeżeli dokument (mający stanowić dowód w postępowaniu) znajduje się w aktach organu państwowego (w tym organu administracji publicznej lub sądu) lub podmiotu wykonującego zadania z zakresu administracji publicznej, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej ma obowiązek zażądania odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. Powyższa norma dotyczy każdego dokumentu znajdującego się w aktach innego organu państwowego lub podmiotu, nie tylko sporządzonego przez ten organ lub podmiot.

Strona postępowania administracyjnego ma możliwość domagania się wydania jej urzędowo uwierzytelnionych odpisów dokumentów z akt sprawy na podstawie art. 73 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego , gdy jest to uzasadnione jej ważnym interesem (w postępowaniu podatkowym na podstawie art. 178 § 3 ordynacji podatkowej). Konieczność przedłożenia dokumentu do innego postępowania administracyjnego powinna być uznana za ważny interes strony w uzyskaniu uwierzytelnionego odpisu dokumentu. Odpis dokumentu uwierzytelniony na podstawie art. 73 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego jest poświadczonym odpisem, o którym mowa w art. 76a § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego . Z tej możliwości może skorzystać osoba (podmiot), będąca stroną obu postępowań. Artykuł 76a Kodeksu postępowania administracyjnego nie daje prawa domagania się uwierzytelnionego (poświadczonego) odpisu dokumentu osobie niebędącej stroną w sprawie, w której aktach dokument się znajduje. Nie jest wykluczone posłużenie się uwierzytelnionym odpisem dokumentu wydanym stronie postępowania przez inną osobę – stronę innego postępowania, w którym chce ona skorzystać z tego dokumentu (jego odpisu), o ile weszła w jego posiadanie w sposób legalny.
 

[Przykład: W postępowaniu administracyjnym o przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości strona ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie o dochodach w celu uzyskania bonifikaty. Takie zaświadczenie zostało przedłożone w ośrodku pomocy społecznej w postępowaniu o przyznanie zasiłku rodzinnego. Strona na podstawie art. 73 § 2 k.p.a. zwraca się do ośrodka pomocy społecznej o wydanie jej uwierzytelnionego odpisu zaświadczania o dochodach i taki odpis przedkłada do postępowania o przekształcenie.]

Radosław Skwarło

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)

Pisaliśmy o tym również:
Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 2)
Poświadczanie dokumentów w postępowaniu administracyjnym

__________________________________________________________________________________

Zachęcamy do zapoznania się z książką autorstwa Magdaleny Tabernackiej pt. Negocjacje i mediacje w sferze publicznej. W książce przedstawiono prawne, społeczne i psychologiczne uwarunkowania podejmowania negocjacji i mediacji w sferze publicznej, czyli w obszarze działań władzy wykonawczej, jak również sądowniczej i ustawodawczej.
Książka dostępna jest w ofercie internetowej księgarni profinfo.pl