Kto ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dyrektora szkoły?
Kto ma kompetencję do podpisywania wniosków urlopowych, delegacji, ryczałtu samochodowego?
Odpowiedź
Czynności z zakresu prawa pracy (w tym np. udzielanie urlopów, wystawianie delegacji) wobec dyrektora szkoły wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta).
Akta osobowe dyrektora szkoły obowiązana jest prowadzić ta szkoła której jest dyrektorem.
Zgodnie z art. 7 pkt 1 i 3 ustawy o pracownikach samorządowych – czynności w sprawach z zakresu prawa pracy za gminne jednostki samorządowe wykonuje wójt (burmistrz, prezydent miasta) wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz wobec kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych tworzonych przez gminę. Oznacza to, że wniosek urlopowy, delegację, ryczałt samochodowy itp. dyrektora szkoły powinien podpisywać wójt, burmistrz lub prezydent miasta.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a-9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., pracodawca obowiązany jest prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Do pracodawców samorządowych zalicza się (art. 2 ustawy o pracownikach samorządowych ):
- urzędy marszałkowskie, starostwa powiatowe, urzędy gmin,
- jednostki pomocnicze gmin,
- gminne jednostki i zakłady budżetowe oraz inne gminne jednostki organizacyjne,
- powiatowe i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne,
- biura (i ich odpowiedniki) związków jednostek samorządu terytorialnego oraz zakładów budżetowych utworzonych przez te związki,
- biura (i ich odpowiedniki) jednostek administracyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Pracodawcą dyrektora szkoły jest gminna jednostka budżetowa jaką jest szkoła. W związku z tym to na szkole ciąży obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych dyrektora szkoły, zgodnie z cyt. wyżej art. 94 pkt 9a-9b k.p.
Nie jest więc prawidłowym przechowywanie i prowadzenie akt osobowych przez komórkę kadrową urzędu gminy bez dodatkowych uregulowań prawnych – urząd ten nie jest bowiem pracodawcą dyrektora szkoły.
Wydaje się, że w wyjątkowych i szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. w sytuacji gdy szkoła nie jest w stanie zapewnić prawidłowego przechowywania lub prowadzenia akt osobowych lub dokumentacji pracowniczej), można wówczas przekazać prowadzenie tych akt innej jednostce samorządowej niż pracodawca-szkoła. Musi to jednak być szczególnie uzasadnione np. sytuacją pracowniczą i lokalową szkoły, a podstawą powinno być stosowne zarządzenie dyrektora szkoły w przedmiocie przekazania prowadzenia akt innej jednostce (np. urzędowi) oraz porozumienie zawarte pomiędzy dyrektorem szkoły i kierownikiem jednostki prowadzącej dokumentację.
Analogiczne zasady obowiązują także w stosunku do kierowników gminnych instytucji kultury, które stanową samorządowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, np. działające jako jednostki budżetowe.
Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)