Sprawa, którą rozpatrywał Naczelny Sąd Administracyjny, dotyczyła odmowy sporządzenia i przesłania przez generalnego inspektora danych osobowych (GIODO) uwierzytelnionych kserokopii dokumentów z akt postępowania. GIODO stwierdził, że mężczyzna, który domagał się tych kserokopii, nie wykazał ,,ważnego interesu, jak wymaga tego art. 73 par. 2 kodeksu postępowania administracyjnego (kpa). GIODO uznał, że takim interesem nie jest ani duża odległość dzieląca miejsce zamieszkania mężczyzny od siedziby GIODO ani chęć zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie. Za nieistotną uznał również rozmowę z pracownikiem biura GIODO, na której ustalenia mężczyzna się powoływał.

Mężczyzna zaskarżył postanowienie GIODO do WSA w Warszawie. WSA uwzględnił jego skargę (sygn. II SA/Wa 754/10). Zdaniem sądu mężczyzna nie powołał się we wniosku do GIODO na ,,ważny interes , bo na podstawie rozmowy z pracownikiem GIODO uznał, że jego wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie. Poza tym - jak zauważył sąd - w zażaleniu na postanowienie GIODO mężczyzna wskazał na swój ważny interes, ponieważ argumentował, że musi dysponować tymi dokumentami z uwagi na postępowanie toczące się przed Sądem Okręgowym w Opolu oraz postępowania przygotowawcze prowadzone przez funkcjonariuszy dwóch powiatowych komend policji.

WSA podkreślił też, że zasadniczo organy administracji państwowej mają obowiązek sporządzić uwierzytelnione odpisy i przesłać je stronie lub jej pełnomocnikowi, gdy strona lub jej pełnomocnik nie mają możliwości sporządzenia odpisówdokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia. Tak było - zdaniem sądu - w tej sytuacji; skarżący jednoznacznie wskazał na utrudnienia komunikacyjne, a wręcz paraliż Polskich Kolei Państwowych. Jego wniosek o przesłanie uwierzytelnionych odpisów był więc - zdaniem sądu - zasadny.

Naczelny Sąd Administracyjny uwzględnił skargę kasacyjną GIODO od wyroku WSA. W wyroku z 6 grudnia 2011 r. (sygn. I OSK 182/11) NSA wskazał, że z art. 73 § 1 i § 2 kpa wynika, iż organ ma jedynie umożliwić stronie sporządzenie notatek i odpisów. Natomiast obowiązek wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów istnieje tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione ważnym interesem strony.

Zdaniem NSA, ważnego interesu strony nie należy wywodzić z trudności komunikacyjnych, skoro mężczyzna miał możliwość dokonania tych ustaleń przed innym organem państwa prowadzącym postępowanie. Jeżeli jednostka ma możliwość prawną pełnej informacji o swojej sytuacji prawnej przed organem prowadzącym postępowanie (Sądem Okręgowym w Opolu, przed organami prowadzącymi postępowania przygotowawcze), to nie uzasadnia wystąpienia ważnego interesu prawnego w wydaniu uwierzytelnionych odpisów z akt postępowania prowadzonego w odrębnej sprawie - stwierdził NSA.

To, w jakiej sytuacji prawnej jest jednostka w prowadzonym postępowaniu przed innymi organami państwa (...) nie może stanowić przesłanki będącej podstawą do wyprowadzenia ważnego interesu strony - dodał sąd.

NSA podkreślił, że gdy brak jest ważnego interesu strony, organ ma jedynie umożliwić stronie sporządzenie notatek i odpisów. Nie oznacza to jednak, że ma je sam kserować. NSA przypomniał tu inny wyrok tego sądu - z 12 października 2010 r. (sygn. II OSK 104/10), w którym NSA stwierdził: organ ma obowiązek umożliwić stronie sporządzanie odpisów dokumentów z akt sprawy w zależności od posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych. Jeżeli organ ma takie możliwości (odpowiednie urządzenia, pracownicy), powinien sporządzić kserokopie dokumentów znajdujących się w aktach sprawy lub umożliwić stronie sporządzenie odpisów z akt sprawy w formie kserokopii za zwrotem związanych z tym kosztów. Strona nie może się jednak domagać w sposób wiążący dla organu udostępnienia jej akt sprawy poprzez sporządzenie kserokopii dokumentów lub w innej wskazanej formie. To organ decyduje bowiem, w jakiej formie ma możliwość wywiązania się z obowiązku udostępnienia stronie akt sprawy.