Samo wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed zatwierdzeniem planu finansowego nie jest zabronione. Z punktu widzenia dyscypliny finansów publicznych konsekwencjami obarczone jest jednak zawarcie umowy przed zapewnieniem finansowania.

Wszczęcie postępowania przed zatwierdzeniem planu finansowego nie jest zabronione, z punktu widzenia Prawa zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579) dalej p.z.p.

Trzeba zauważyć także, że jest to częsta praktyka zamawiających, którzy chcą wcześniej przeprowadzić postępowanie o udzielenia zamówienia publicznego. Inną kwestią jest jednak możliwość zawarcia umowy bez zapewnienia finansowania i konsekwencje z tym związane.

W sprawie możliwości ogłoszenia postępowania bez zabezpieczonych w budżecie zamawiającego środków finansowych na realizację zamówienia, przydatna jest opinia Urzędu Zamówień Publicznych, który stwierdza: „Mając na uwadze wyłącznie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a także dotychczasową praktykę udzielania zamówień publicznych, skorzystanie z możliwości wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sytuacji, gdy zamawiający nie ma jeszcze zagwarantowanych środków na realizację zamówienia, nie jest sprzeczne z jej uregulowaniami. W aspekcie powyższego należy jednak zwrócić uwagę na dwa zagadnienia.

Po pierwsze, ustawa o finansach publicznych wymaga, aby zamawiający, będący jednostką sektora finansów publicznych zaciągał zobowiązania w zakresie przewidzianym w planie jednostki. Jeśli zatem zamawiający, będący jednostką sektora finansów publicznych zaciąga zobowiązanie, wykraczając poza zakres wydatków przewidzianych w planie finansowym, stanowi to naruszenie dyscypliny finansów publicznych nawet w przypadku, gdy plan zostanie w późniejszym terminie zmieniony, a także, gdy umowa o zamówienie publiczne zostanie później dostosowana do planu finansowego. Co do zasady zatem, zamawiający może wszcząć postępowanie o zamówienie publiczne, nie mając jeszcze zabezpieczonych środków na realizację zamówienia publicznego, obowiązek ten zachodzi w chwili zawarcia umowy z wykonawcą wybranym w postępowaniu. Po drugie, zamawiający decydując się na wszczęcie postępowania bez zabezpieczonych środków w sytuacji unieważnienia postępowania o zamówienie publiczne z powodu ostatecznego nie uzyskania odpowiednich środków na realizację zamówienia powinien liczyć się z koniecznością zwrotu wykonawcom kosztów udziału w postępowaniu”.

O ile więc nie ma zakazu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed zatwierdzeniem planu finansowego (a w tym celu przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, albo zamieszczenie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych) to zamawiający, decydujący się na takie działanie, musi mieć na uwadze przepisy ustawy o finansach publicznych oraz ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Umowa z wybranym wykonawcą musi więc zostać zawarta po zapewnieniu finansowania.