Regulamin, bądź instrukcja kontroli zarządczej w JST jako całości (II poziom) i jej jednostkach organizacyjnych, w tym również w urzędzie JST (I poziom) oraz zarządzenie kierownika jednostki o jego wdrożeniu są dokumentami bez których nie można mówić, że system tej kontroli został wdrożony. Regulamin ten, to dokument integrujący system, z odwołaniami do innych, wcześniej opracowanych i obowiązujących instrukcji oraz dokumentów organizacyjnych. Można zatem stwierdzić, że posiadanie przez jednostkę regulaminu kontroli zarządczej jest formalnym, zewnętrznym przejawem jej wdrożenia, choćby nawet nie doskonałego. Fakt ten jest i będzie w przyszłości przedmiotem każdej kontroli i nadzoru uprawnionych organów, a czynności tych organów rozpoczynać się będą od analizy tego dokumentu.
 


Ponadto dokument ten i jego eksponowanie pełni niezmiernie ważną funkcje wewnętrzną wobec pracowników, a mianowicie świadomość istnienia systemu pozwala realizować jednocześnie funkcję pobudzającą, profilaktyczną i instruktażową.

Istotnym zatem jest, aby regulamin kontroli zarządczej miał logiczną i spójną konstrukcję, a przy tym był zrozumiały dla wszystkich pracowników. Celowym wydaje się zaproponować kaskadowy układ dokumentu, obejmujący rozdziały, paragrafy, punkty i podpunkty.

Tytuły rozdziałów, po pierwszym wprowadzającym, mogą być oparte o nazwy obszarów kontroli zarządczej określonych w „Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” – komunikat MF nr 23 z 16 grudnia 2009 r. (Dz.Urz.MF.09.15.84). Paragrafy, punkty i podpunkty, porządkujące treść regulaminu powinny być swoistą odpowiedzą na treść poszczególnych standardów kontroli.

Można zatem zaproponować następującą konstrukcję regulaminu kontroli zarządczej:

R.1. Istota kontroli zarządczej i jej cele;

  • § 1. Podstawa prawna opracowania regulaminu
  • § 2. Pojęcie i istota kontroli zarządczej;
  • § 3. Cele kontroli zarządczej;
  • R.2. Środowisko wewnętrzne;
  • § 4. Obowiązujące kodeksy etyczne;
  • § 5. Zasady rekrutacji i zatrudniania pracowników;
  • § 6. Kwalifikacje pracowników w poszczególnych grupach zawodowych;
  • § 7. Szczególne wymagania od pracowników (jeśli występują);
  • § 8. Szczególne zasady awansu zawodowego (jeśli są określone);
  • § 9. Zasady oceny okresowej pracowników;
  • § 10. Zasady powierzania obowiązków i odpowiedzialności;
  • § 11. Sposób wydawania upoważnień i delegowania uprawnień;
  • R.3. Cele i zarządzanie ryzykiem;
  • § 12. Treść misji jednostki
  • § 13. Etapy zarządzania ryzykiem;
  • § 14. Analiza istotności ryzyka;
  • § 15. Zasady reakcji na ryzyko;
  • § 16. Zasady dokumentowania analizy ryzyka;
  • R.4. Mechanizmy kontroli;
  • § 17. Zasady jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (odwołanie do innych wewnętrznych instrukcji dotyczących dokumentacji procesów i ochrony tej dokumentacji);
  • § 18. Zakres i zasady kontroli finansowej (odwołanie się do innych instrukcji);
  • § 19. Zasady polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych
  • R.5. Informacja i komunikacja;
  • § 20. Elementy systemu informacji i komunikacji wewnętrznej;
  • § 21. Zasady przepływu informacji w systemie wewnętrznym;
  • § 22. Elementy systemu informacji i komunikacji zewnętrznej;
  • § 23. Zasady przekazywania informacji dla interesariuszy zewnętrznych;
  • § 24. Zasady udzielania informacji publicznej;
  • § 25. Zasady monitorowania, analizy i przepływu informacji zewnętrznych;
  • § 26. Ogólne zasady komunikacji w e-administracji;
  • R.6. Monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej.
  • § 27. Opis kaskadowego bieżącego monitorowania skuteczności kontroli zarządczej;
  • § 28. Zasady samooceny systemu kontroli zarządczej;
  • § 29. Reakcja na wyniki audytu wewnętrznego i kontroli zewnętrznych;
  • § 30. Obowiązek składania oświadczenia cząstkowego.
  • § 31. Tryb wejścia w życie postanowień regulaminu.

Wskazane jest, aby do regulaminu opracowane były wzory standardowych dokumentów w postaci załączników, z odwołaniem się do nich w odpowiednich fragmentach regulaminu, np. wykaz obszarów działania jednostki, rejestr ryzyka i przypadków jego zmaterializowania się, arkusz samooceny, wzory oświadczeń.

Pisaliśmy o tym również:
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (I): zasady kontroli 
  Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (II): system wyznaczania celów i zadań
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (III): identyfikacja ryzyka
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (IV): analiza i reakcja na ryzyko
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (V): reakcja na patologie organizacyjne
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (VI): odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Kontrola zarządcza w samorządach terytorialnych (VII) – ocena istotności ryzyka
Kontrola zarządcza w samorządach terytorialnych (VIII) - dokumentacja systemu 
Kontrola zarządcza w JST (IX) - problemy organizacyjne