Komisję przetargową można powołać przed terminem otwarcia ofert

Zamawiający planuje przetarg o wartości powyżej 30.000 euro. W którym momencie postępowania powinna zostać powołana komisja przetargowa? Czy może to być tuż przed terminem otwarcia ofert? Czy też komisja przetargowa powinna być powołana przed terminem ogłoszenia o zamówieniu?

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Na podstawie art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907), kierownik zamawiającego powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, zwaną dalej „komisją przetargową”, jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p. Jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 p.z.p., kierownik zamawiającego może, ale nie musi powołać komisję przetargową

Jednak w p.z.p. nie ma wskazanego konkretnego terminu wskazującego kiedy tj. w jakim momencie kierownik zamawiającego winien powołać komisje przetargową. Z przepisów wynika tylko, iż obowiązkiem zamawiającego jest powołać komisję, gdy zamówienie przekracza progi unijne. Wobec powyższego w sytuacji, gdy zamawiający ogłasza postępowanie poniżej kwot z art. 11 ust. 8 p.z.p., to wówczas może ale nie musi powołać komisje przetargową.

Praktyka jednak wskazuje, iż zamawiający w postępowaniach powyżej kwoty 30.000 euro a nie przekraczające kwot z art. 11 ust. 8 p.z.p. powołują taką komisję. Z treści art. 20 p.z.p. wynika, iż komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego powołanym do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udział w postępowania o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert.

Z powyższego wynika zatem, iż co do zasady nie ma przeszkód prawnych by powołać komisję przed terminem otwarcia ofert tylko do oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert złożonych przez wykonawców. Niemniej jednak, jak to wynika pośrednio z treści art. 20 ust. 2 p.z.p. kierownik zamawiającego może także powierzyć komisji przetargowej dokonanie innych, niż określone w ust. 1, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia. Wówczas zasadnym wydaje się powołanie komisji przetargowej przed terminem ogłoszenia w celu powierzenia jej czynności związanych z przygotowaniem postępowania.

Podsumowując, komisja przetargowa jako zespół pomocniczy kierownika zamawiającego może być powołana przed terminem otwarcia ofert. W sytuacji jednak, gdy kierownik zamawiającego chce powierzyć komisji dodatkowe czynności nie tylko ocenę spełnienia przez Wykonawców warunków udział w postępowania o udzielenie zamówienia oraz do badanie i ocenę oferty np.: przygotowanie postępowania wówczas komisji przetargowa  winna być powołana przed terminem ogłoszenia zamówienia by móc konkretne zamówienie przygotować.

Pamiętać również należy, iż zakres czynności powierzonych komisji przetargowej winien wynikać z regulaminu pracy komisji. Wskazać dodatkowo należy, iż komisja przetargowa może być stała i można powoływać komisję każdorazowo do nowego postępowania.