W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jeden z wykonawców zwrócił się do zamawiającego z pytaniem, czy zaakceptuje fakturę wraz z potwierdzeniem otrzymania za nią płatności, jako potwierdzenie należytego wykonania dostawy. Ze względu na specyfikę prawodawstwa i praktyk biznesowych w Stanach Zjednoczonych instytucje rządowe oraz firmy prywatne nie wydają referencji ani żadnych innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie umowy. Ponadto, rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane z 19 lutego 2013 r., nie precyzuje formy potwierdzenia należytego wykonania zamówienia. Wykonawca wskazał też na orzecznictwo KIO i sądów okręgowych dotyczące faktur i poleceń przelewu. Zamawiający odpowiadając na pytanie podkreślił, że podtrzymuje zapisy SIWZ i żąda jedynie dokumentów określonych w powyższym rozporządzeniu, nie precyzując formy potwierdzenia należytego wykonania zamówienia.
Zdaniem Izby, składane dokumenty muszą niezbicie wskazywać na należyte wykonanie dostaw wynikających z wykazu. Wykonawcy mogą zachować dowolność formy, a także treści przedkładanych dokumentów, na którą w większości przypadków nie mają wypływu, ale z dokumentów musi jasno wynikać ostateczne zaakceptowanie wykonywanej dostawy. Nie negując orzecznictwa stanowiącego, że faktura może być dokumentem potwierdzającym należyte wykonanie zamówienia, trzeba zaznaczyć, że sam fakt wystawienia przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą faktury nie świadczy o należytym wykonaniu zamówienia. Ze stanu faktycznego musi niezbicie wynikać, że dokument ten został zaakceptowany bez zastrzeżeń.